Osoby - záložka Seznam

Seznam již zadaných osob, na počátku prázdný. Jedná se o číselník, tudíž není k dispozici záložka Omezení pro výběr zobrazených záznamů, nicméně seznam si lze podle různých kritérií filtrovat pomocí funkce Filtrovat či dle omezovacího panelu, viz dále. Číselník rovněž podporuje skupinování záznamů, tj. záznamy si lze rozdělit do skupin a lze pracovat jen s vybranou skupinou záznamů. V horní části záložky je k dispozici informační panel, vedle něj omezovací/filtrační panel. Zde jsou mj. zobrazeny informace o aktuálně použitém filtru či skupině záznamů. Nad informačním panelem může být k dispozici panel pro fulltextové hledání.

V zobrazeném seznamu je možno zobrazit všechny záznamy nebo si omezit jejich zobrazení jen za některé:

  • Omezení za firmu případně za provozovnu firmy

V zobrazeném seznamu je možno zobrazit si osoby bez ohledu na jejich přiřazení k nějaké firmě, nebo si tyto omezit jen za osoby přiřazené k vybrané firmě případně i k vybrané provozovně firmy. K tomu slouží první část omezovacího panelu v číselnících v horní části záložky Seznam. Buď zatrhnete předvolbu Bez ohledu na firmu anebo zadáte hodnotu do číselníkové položky Firma - pak uvidíte seznam osob přiřazených k této firmě (bez ohledu na provozovnu) a v položce Provozovna se defaultně doplní hodnota Celá firma. Pokud budete chtít zobrazený seznam omezit pouze na osoby přiřazené ke konkrétní provozovně firmy, vyberete ji ze skrytého seznamu v položce Provozovna:

Příklad nastavení zobrazení seznamu osob jen ke zvolené firmě ABC a.s. s možností dalšího omezení za konkrétní provozovnu.

Stejný seznam osob přiřazených k dané firmě viz agenda Firmy - záložka Detail, subzáložka Osoby.

  • Omezení dle kategorie osob

V seznamu je dále možno zobrazit osoby dle kategorií:

  • Bez omezení - zobrazí všechny nadefinované osoby
  • Vizitky - zobrazí osoby, o kterých máme minimum informací, ale chceme si je uchovat pro pozdější kontakt nebo změnu osoby na "živý" obchodní kontakt
  • Aktivní - zobrazí osoby, o kterých vedeme maximum informací v systému, běžně s nimi obchodně komunikujeme, rozesíláme hromadnou korespondenci apod. Obchodní kontakt může vzniknout z vizitky přepnutím kategorie.
  • Interní - zobrazí osoby, kterými jsou obvykle zaměstnanci společnosti, jsou na ně vázány další agendy systému (personalistika, majetek...)

Pole Kategorie je dále popsáno v záložce Detail. K tomu slouží další část omezovacího panelu (lišty) v horní části záložky Seznam:

Seznam voleb pole Kategorie

Je nutné propojit osoby s kategorií "Interní" s uživateli systému, tedy že interní osoba je zároveň uživatelem systému a určuje, o kterého uživatele jde. Tato vazba je nutná z důvodu umožnění následných funkčností, které využívají kontaktní údaje z karty osoby pro svou další činnost. Vazba se vytváří z knihy Uživatelé na záložce detail v poli Osoba.

Následuje seznam záznamů vyhovujících omezení zadanému výše. Význam jednotlivých zde zobrazených položek vyplývá z jejich názvu nebo z jejich popisu v záložce Detail. V seznamu se zobrazují jenom hlavní údaje o osobě. Pro uživatele, který nemá právo Vidět osobní údaje zaměstnanců, jsou osobní údaje u osob označených Interní skryty (v seznamu nahrazeny xxx).

Kromě výrobcem dodávaných sloupců si můžete nadefinovat vlastní dle potřeby, viz definovatelné sloupce.

Nad seznamem je Panel pro vyhledávání, třídění. Za jakých okolností je k dispozici a co pro něj dále platí, viz popis daného panelu. Dále viz Řazení, třídění, vyhledávání v seznamech. Třídění zde:

  • příjmení, resp. příjmení a jméno
  • město, resp. PSČ bydliště
  • osobní číslo

Pro rychlý výběr třídění lze rovněž použít kliknutí na hlavičku sloupce (jen u sloupců, které třídění podporují). Dále může být k dispozici třídění podle uživatelsky definovaných sloupců.

Ve spodní části záložky Seznam může být variantně zobrazen některý z Panelů definovatelných údajů seznamu pro tuto agendu. Zobrazení daného panelu závisí na aktuálním nastavení v menu Nastavení pro danou agendu a přihlášeného uživatele.

Funkce k této záložce:

Ze standardizovaných:

Název Kl. Je Doplňující popis
Help F1
Nový s průvodcem F2

Popis přidávaných položek viz záložka Detail.

Je-li nová osoba přidána v okamžiku, kdy je číselník osob je omezen za nějakou firmu (viz výše omezovací panel za firmu), dojde v rámci uložení nové osoby k jejímu propojení s vybranou firmou, tj. na subzáložce Firmy přibude odpovídající záznam dané firmy. Jedná se o jednu z možností, jak připojit osoby k firmě.

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností zadání nové osoby:


Nové záznamy této agendy lze navíc generovat ještě dalším způsobem:

  • Zadáním nové osoby k firmě rovnou v editaci dané firmy (funkcí Vložit novou v subzáložce Osoby)
  • Založením nové firmy způsobem Zadávat osobu jako firmu se založením osoby.
  • Pomocí funkce Nový kontakt z editace odeslaného e-mailu
  • Přímou tvorbou z jiné agendy k aktuálnímu záznamu dané agendy s automatickým návratem zpět (nějakou funkcí pro rychlé vystavení nového záznamu, s případným předvyplněním některých údajů podle aktuálního záznamu dané agendy). V tomto případě např.:

  • Automaticky při zadání nového zaměstnance funkcí Nový v personalistice
Detail / Seznam F3
Opravit F4

Popis opravitelných položek viz záložka Detail.

Pro opravy platí:

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností oprav dostupných v této agendě. Jednotlivé možnosti se liší tím, jaké všechny položky je možno skrz ně opravovat a dále, zda jde o opravu jednoho záznamu nebo o hromadnou opravu označených. K provádění hromadných oprav musí mít uživatel přidělené privilegium Použít hromadné opravy.

Jak bylo zmíněno výše, pomocí Rozšířené hromadné opravy zde lze opravit i hodnoty uživatelsky definovatelných položek i u osob-zaměstnanců z modulu Mzdy a personalistika. Je ale nutno v rámci takové opravy opravovat výhradně jen uživatelsky definovatelné položky, jinak akce selže s hlášením, že nelze opravovat osobu, která je pořízena z modulu personalistiky.


Záznamy této agendy lze navíc opravovat ještě dalším způsobem:

  • Opravou dané osoby, pokud je tato připojena k nějaké firmě, rovnou v editaci dané firmy a to přímou editací údajů dané osoby v subzáložce Osoby
  • Opravou e-mailu pomocí funkce Nový kontakt z odeslaného e-mailu
Tisk, export

F5 nebo shift+F5

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit funkci podle požadovaného typu výstupu:

Skrýt (resp. vymazat) F8

Tento číselník podporuje skrývání. Tzn., že vybraný záznam/záznamy lze buď pouze skrýt, nebo vymazat trvale, a to podle stavu zatržení Vymazat bez možnosti obnovení:

  • Pouze skrýt - není-li zatrženo Vymazat bez možnosti obnovení

    Vybraný záznam/záznamy nevymaže z databáze, ale pouze označí příznakem "skryto". Skrytí je v podstatě znepřístupnění záznamu pro další použití (skryté se nezobrazují v záložkách Seznam a nenabízí se pro výběr v číselníkových položkách). Skryté záznamy si lze zobrazit ve funkci Skryté, odkud si je lze i zpětně obnovit.

  • Vymazat trvale - je-li zatrženo Vymazat bez možnosti obnovení

    Vybraný záznam/záznamy vymaže z databáze, tudíž takové vymazání je nevratné! Tato funkčnost je k dispozici pouze uživateli s privelegiem Supervisora. Záznam je možno vymazat trvale bez možnosti obnovení jen tehdy, nebyl-li dosud v systému použit, tj. odnikud se na něj neodkazuje! V opačném případě jej trvale vymazat nelze a lze jej pouze skrýt.

Je-li v seznamu povoleno označování a je-li alespoň jeden záznam označen, pak funkce zpracuje všechny označené záznamy, v opačném případě zpracuje aktuální záznam. Více viz obecný popis funkce Vymazat.

Zde dále platí:

"Použití osoby" je i její připojení k nějaké firmě.

Mazat lze jen osoby, které nejsou současně zaměstnanci evidovaní v personalistice. Takové osoby lze opravovat pouze přímo v agendě zaměstnanců.

Při skrytí zaměstnance se také automaticky skryje příslušná osoba. Vymazání zaměstnance bez možnosti obnovy (tedy nikoliv jen skrytí) nezpůsobí mazání příslušné osoby, pouze v jejích údajích vymaže osobní číslo, aby mohlo být případně použito pro jiného zaměstnance.

Pokud vymažete s možností obnovení (tj. skryjete) osobu, která je přiřazena k nějakým firmám (viz záložka Firmy v agendě Osoby nebo subzáložka Osoby v agendě Firmy), systém na tuto skutečnost před smazáním upozorní. Pokud přesto osobu vymažete, vazby firmy a osoby se nezruší. Tj. k dané firmě zůstane daná osoba stále připojena, viditelná ovšem bude pouze z agendy Firmy. Pokud tuto vazbu budete chtít zrušit, učiňte tak funkcí Odpojit v subzáložce Osoby v adresáři firem. Vymazat bez možnosti obnovení osobu, která je přiřazena k nějakým firmám, nelze, jak plyne z textu výše.

Je-li mazána (bez možnosti obnovení) osoba, která je subjektem ochrany dat a na kterou existují nějaká automaticky vytvořená povolení, pak se spolu s ní vymažou i tato povolení (i případně již neplatná). Viz Mazání povolení vytvořených podle pravidel. Pokud by existovalo ručně zadané povolení, pak jej musí uživatel nejdříve vymazat sám, jinak by nebylo možné osobu vymazat.


Záznamy této agendy lze navíc vymazat ještě dalším způsobem:

  • V rámci smazání firmy, ke které je osoba připojena. V takovém případě systém při mazání firmy nabídne možnost vymazat i osoby, které k ní byly připojené.
Zkopírovat F9

Funkce Zkopírovat je uživateli k dispozici (a to i v průvodci zadáním nového záznamu) v případě, že alespoň jedna z rolí, do kterých je uživatel zařazen, má povoleno "Právo k funkcím" Kopírovat. Dále musí být nastaveno právo ke kopírování ve skupině rolí, kam spadá role nastavená uživateli, případně musí mít uživatel na své roli nebo skupině rolí nastaveno privilegium "Supervisor".

Nekopírují se přiřazení osob k firmám.

Aktualizovat F11  
Přepnout číselník F12
Skryté F6

Tento číselník podporuje skrývání.

Skrytí osoby nijak neovlivňuje případný související návazný záznam v číselnících, kde jsou záznamy vybírány z číselníku osob, jako jsou Odpovědné osoby majetku (a ani tomu tak nelze, jelikož tento číselník skrývání nepodporuje) apod., jelikož by automatické skrytí nemuselo být žádoucí. V případě potřeby takové záznamy skrýt, tak učiňte ručně v příslušných číselnících.

Skrytí osoby se navíc v číselníku osob může provést ještě dalším způsobem:

Změna stavu ctrl+F10 Umožňuje přesuny mezi stavy v rámci předdefinované definice návaznosti stavů dokladů a záznamů v číselnících. Detailní informace o principu stavů najdete zde o pravidlech přechodu uživatelských stavů se mluví zde.
Rozvětvit - Nepodporuje stromové zobrazení.
Filtrovat

alt+F11 nebo shift+alt+F11

Funkce umožňující si zobrazené záznamy v číselníku filtrovat a to několika způsoby. Podrobný popis funkce viz samostatná kap. - Filtrování v číselnících.

Kromě běžných omezovacích (filtračních) prvků, které jsou obdobné jako v záložkách Omezení jednotlivých dokladových agend a popsané v kap. Obecně platná pravidla pro záložky Omezení, a jejichž význam je zřejmý, zde objasníme následující:

  • Jen s platným povolením ke zpracování dat k definici - Slouží k praktickému výběru osob v souladu s GDPR - tj. osob, k jejichž údajům chráněným na základě definic ochrany dat, vybraných v této položce, má uživatel přístup (je uveden mezi oprávněnými uživateli a existuje platné povolení od dané firmy navázané na vybranou definici).

    Platnost povolení se vyhodnocuje standardně podle data aplikačního serveru v okamžiku filtrace za takové záznamy, viz platnost povolení. To je třeba si uvědomit v případě, že si uživatel např. připravuje marketingovou kampaň několik dní (některá povolení mezitím mohla vypršet, mohla na nich být pozastavena platnost apod.)

    Příklad využití viz např. Výběr firem/osob podle povolení - např. pro marketingovou kampaň.

    Toto omezení v současné podobě pracuje s povolenkami, tj. je určeno pro omezení dle definic s GDPR ovladačem. Není určeno (alespoň v současné podobě) pro obecnou ochranu dat.

    Tato omezující podmínka omezuje za chráněný číselník, ale patří k podmínkám s parametrem NoDynSQLSecurity, tj. pokud není použita, nijak se výsledný seznam neomezí (neuplatní se omezení záznamů na základě omezených přístupových práv uživatele k chráněným objektům).

Třídění ctrl+číslo Jedna z možností volby aktuálního třídění.
Autom. vzkazy ctrl+F12 Funkce pro práci s definicemi automatických vzkazů. Je k dispozici pouze tehdy, pokud existuje nějaký kontrolní bod pro danou agendu, dále viz obecný popis funkce Autom. vzkazy.
Nastavení tisku po uložení - Funkce slouží pro nastavení akce, která se má vykonat po uložení záznamu v dané agendě. Detailní popis funkce a jejích podvoleb viz samostatná kap. - Nastavení tisku po uložení záznamu.
Vytvořit vzkaz ctrl+M  
Sledování změn

ctrl+S nebo shift+ctrl+S

Funkce pro zobrazování a práci se záznamy provedených změn.

Je k dispozici pouze tehdy, pokud je provozováno sledování změn, viz co je třeba k provozu sledování změn. Detailní popis funkce a jejích podvoleb viz samostatná kap. - Sledování změn v agendách.

Další funkce:

Název Kl. Doplňující popis
E-mail ctrl+E

Funkce pro odeslání e-mailu na e-mailovou adresu uvedenou v adrese osoby. Více viz popis položek a funkčních tlačítek ve formuláři pro zadání adresy.

Jsou-li v seznamu (needitovatelném seznamu) osob nějaké záznamy označeny, pak funkce zpracuje označené záznamy, v opačném případě zpracuje aktuální záznam.

Po vyvolání funkce se prostřednictvím protokolu mailto: otevře aplikace e-mailového klienta asociovaná s tímto protokolem s novou e-mailovou zprávou a předvyplněnými e-mailovými adresami. Viz též využití mailto:.

Odesílání e-mailů hromadně pro označené záznamy funguje korektně, pokud poštovní klient podporuje oddělování více adresátů středníkem.

Ověření insolvence -

Slouží pro ověření insolvence. Více viz Ověřování insolvence v insolvenčním rejstříku IRIS - obecně. Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností:

Není k dispozici, pokud není k dispozici licence k části Insolvence firem a osob nebo pokud je parametr Ověřování insolvence osob nastaven na hodnotu Nepoužívat.

Ověřit insolvenci

Funkce v závislosti na parametru Při kontrole insolvence umožnit nastavení proxy nejprve zobrazí dialogové okno Nastavení HTTP serveru proxy a poté provede dotaz na insolvenci do systému ISIR (vždy volá webovou službu). Ověření se provede podle zobrazené volby pro aktuální osobu/pro označené osoby/pro všechny osoby v daném omezení. Záznam o provedeném ověření se ukládá do databáze.

Zobrazit záznamy o ověření insolvence osoby

Zobrazí protokoly o kontrole insolvence aktuálního nebo označených záznamů, tj. vyvolá agendu Záznamy o insolvenci osob s tzv. červeným omezením, a to zde za danou osobu či osoby.

Naplánovat

Funkce v závislosti na parametru Při kontrole insolvence umožnit nastavení proxy nejprve zobrazí dialogové okno Nastavení HTTP serveru proxy a poté spustí Průvodce naplánováním automatického spuštění. Umožní podle aktuálně zadaných hodnot naplánovat kontrolu insolvence, tj. založit Naplánovanou úlohu typu Ověřování insolvence v Insolvenčním rejstříku. Pokud byly nastaveny údaje HTTP serveru proxy, jsou tyto do nové zakládané úlohy předvyplněny, ale lze je samozřejmě ještě upravit.

Aktivity

ctrl+K nebo shift+ctrl+K

Funkce pro práci s aktivitami připojenými k aktuálnímu dokladu (tj. aktivity, které mají aktuální doklad v seznamu připojených dokladů ve své záložce Připojené doklady). Umožní připojené aktivity zobrazovat, příp. vystavovat rovnou odtud nové s jejich automatickým připojením. Jedná se o funkční tlačítko s volbou:

  • Otevřít zde - otevře agendu aktivit "přes" agendu zdrojového dokladu
  • Otevřít samostatně
  • Založit novou aktivitu a připojit

Podrobněji viz popis standardní funkce Aktivity - menu. Je k dispozici pouze tehdy, pokud je provozováno CRM, viz co je třeba k provozu CRM.

Generovat povolení -

Funkce umožňuje jednorázově vygenerovat povolení ke zpracování dat na základě zvolených definic ochrany dat, pro jednu nebo více osob ze seznamu. Jedná se o jednu z možností, jak vyvolat generování/aktualizaci povolení podle pravidel. Jde se o obdobu funkce Generovat v agendě Pravidla ochrany dat, nicméně na tomto místě se negenerují povolení pro všechny subjekty.

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z níže uvedených možností:

Další speciální funkce:

Název Kl. Doplňující popis:
Hromadně označit záznamy shift+F10

Jedna z možností vyvolání hromadného označování záznamů. Podrobný popis označování viz kapitola Označování v needitovatelných seznamech. Je vyvolatelná jen tehdy, je-li na daném seznamu fokus. Tato funkce se nenabízí v menu ani na panelu funkčních tlačítek a jak ji lze vyvolat, viz popis funkce.

V předchozích verzích bylo možné funkci vyvolat také pomocí multifunkčního tlačítka z panelu funkčních tlačítek nebo volbou z menu Funkce.

Hledat hodnotu v seznamu ctrl+F

Funkce pro hledání hodnoty v seznamu. Je vyvolatelná jen tehdy, je-li na daném seznamu fokus. Tato funkce se nenabízí v menu ani na panelu funkčních tlačítek a jak ji lze vyvolat, viz popis funkce.