Povolení ke zpracování dat

Agenda obsahuje záznamy povolení (nebo jednoduše povolenek) od subjektů ochrany dat podle GDPR ke zpracování dat podle legislativy GDPR. Povolenky jsou běžnou dokladovou agendou, kde záznam povolení je zařazený v řadě dokladů a v jejím rámci je číslovaný, eviduje své datum vzniku apod. Povolení lze zadávat ručně nebo je lze generovat automaticky.

Jednotlivá povolení obsahují odkaz na subjekt ochrany dat (osoby nebo firmy), k jehož osobním údajům se povolení vztahuje, a dále odkaz na definici ochrany dat - tím je dáno, které položky z údajů daného subjektu se daným povolením zpřístupňují a kterým uživatelům, jaký ovladač bude řídit přístup k položkám, důvod, na jehož základě se dané údaje zpracovávají aj. Dále obsahuje informaci o zdroji povolení, na základě kterého povolení vzniklo (písemný souhlas, webový formulář, automatické generování z dokladů apod.).

Aby systém ochrany dat dle GDPR fungoval, je zapotřebí k pořizovaným datům potřebná povolení doplňovat průběžně a existující povolení aktualizovat (např. upravit platnost na základě nově vzniklého dokladu, změny data ukončení smlouvy apod.). Aby nebylo nutné každé jednotlivé povolení vytvářet resp. aktualizovat ručně (ručním zadáním resp. opravou povolení), což by ani v praxi v tom množství dat nebylo možné, je k dispozici agenda Pravidla ochrany dat, kde si lze definovat pravidla pro automatické vytváření resp. aktualizaci povolení (ať už na základě existujících dokladů či jiných skutečností). Podle těchto pravidel si pak aktualizace seznamu povolení provádí (na základě určité akce, což může být např. zadání nové osoby, vyvolání funkce na generování povolení dle pravidel, využitím naplánovaných úloh apod.). Detailní popis k tomu, jak lze vytvářet povolení podle pravidel, popis jednotlivých typů pravidel, popis procesu a podmínek aktualizace povolení, mazání povolení a řadu dalších vč. mnoha příkladů, viz kap. Řešení ochrany dat a GDPR v IS FLORES, především pak Vytváření povolení podle pravidel.

Typ agendy: Dokladová

Popis pravidel obecně platných pro dokladovou agendu viz Obecná pravidla - doklady (dokladové agendy/knihy), popis společných prvků, ovládání atd. pak Společné prvky v dokladových agendách (v knihách) příp. další kapitoly v sekci obecných pravidel.