Dokumenty (DOK)

Tato agenda umožňuje zadávat dokumenty koncipované jako doklady, které vedle standardních hlavičkových údajů (jako je např. Řada dokladů, Období, číslo, Datum, Firma, Zakázka atd.) obsahují ve svém obsahu data odpovídající nějakému archivovanému souboru resp. více souborům najednou. Jak bylo objasněno v kap. Dokumenty - obecně, každý dokument je určité kategorie dokumentů, což je jeden z chráněných objektů mj. určující, které dokumenty bude moci uživatel zpracovat.

Pozor! Možnost zobrazovat resp. opravovat dokumenty dané kategorie (tj. které dokumenty uživatel uvidí resp. bude moci opravit) podléhá speciálně realizovaným přístupovým právům zavedeným pro práci s dokumenty. Dále viz Dokumenty versus přístupová práva.

Kategorie dokumentů dále specifikuje, jaký má dokument účel a definuje ovladač, který určuje mj. způsob jejich zobrazování a zpracování (např. elektronický podpis, odeslání přes VREP apod.), ale ovlivňuje např. i předvyplnění některých položek.

Agenda podporuje evidenci a zpracování dokumentů různých kategorií, přičemž tzv. OLE dokumenty jsou jednou z těchto kategorií. Obdobně různé druhy původních "Dokladů komunikace" generovaných typicky v rámci elektronických exportů z různých částí systému IS FLORES (např. export Intrastat) jsou dalšími z možných kategorií těchto dokumentů. Dokumenty jsou celé i se svými daty (obsah souboru) uloženy v databázi IS FLORES. OLE objekty (OLE dokumenty) je možné vkládat buď celé nebo lze také vkládat jen linky na existující dokumenty, které v databázi uloženy nejsou a jsou uloženy jinde.

Zde evidované dokumenty slouží k různým účelům: jednak archivním (např. uložená technická dokumentace), jednak pro evidenci a zpracování dokladů z firmy vydávaných (typicky právě výše zmíněné elektronické podepsání a odeslání adresátovi) a evidenci a zpracování elektronických dokladů do firmy přijatých. Zpracování dokumentů může probíhat s různým stupněm automatizace.

Nové dokumenty mohou vznikat mnoha různými způsoby, např. ručně v agendě jako nové, vkládat je lze metodou drag-and-drop, přes clipboard - schránku (je tedy možné např. v nějakém souborovém manageru na vybraném dokumentu stisknout Ctrl+C a pak v této agendě dokument vytvořit vložením ze schránky), mohou vznikat z jiných agend (typicky jako výsledky nějakého exportu, který chce uživatel archivovat a dále zpracovat (např. exportu odeslané faktury, který chce elektronicky podepsat a odeslat odběrateli)). Mohou vznikat i z doručených elektronických dokladů jejich zpracováním (což může probíhat i zcela automaticky). Podrobně viz Možnosti zadání nového dokumentu.

Jak plyne z textu výše a z popisu v kap. Dokumenty - obecně, agenda tedy podporuje následující funkčnost:

• archivace souborů
• registrované odesílání datových souborů ze systému FLORES (odesílání datových souborů je typicky vícestavový proces, který odešle soubor a asynchronně zjistí odpověď od přijímací strany). Např. elektronické podání dokumentů jako je:
  • RELDP přes VREP (viz exporty v agendě Doklady ELDP)
  • Přihlášek/odhlášek zaměstnanců k nemocenskému pojištění (viz exporty v agendě Pracovní poměry)
  • apod.
• automatické zpracování doručených elektronických dokladů, viz též elektronická fakturace

Dokumenty evidované v této agendě lze pak připojovat jako přílohy k různým jiným dokladům či obecně záznamům jiných agend vystaveným v IS FLORES, viz popis Záložky Přílohy - obecně.

K dokladům můžete přímo z této agendy prohlížet či vystavovat související aktivity, prohlížet křížové vazby dokladů na záložce X-vazby aj. Agenda podporuje vytváření revizí dokladů a zamykání dokumentů.

Před prvním použitím doporučujeme se seznámit minimálně s obsahem kapitol Věcný obsah - Dokumenty a Jak začít používat skupinu Dokumenty.

Typ agendy: Dokladová

Popis pravidel obecně platných pro dokladovou agendu viz Obecná pravidla - doklady (dokladové agendy/knihy), popis společných prvků, ovládání atd. pak Společné prvky v dokladových agendách (v knihách) příp. další kapitoly v sekci obecných pravidel.