Sledování změn - obecně

Pro řešení sledování o provedených změnách v datech se používá systém logů - tzn. že při každé transakci se záznamem dané třídy objektů, pro kterou je nastaveno sledování změn daného typu, se zaznamenává log. Zaznamenané logy si lze poté prohlížet, mazat atd. ve speciální agendě.

Sledování provedených změn může řešit i problém neoprávněných manipulací ze strany obsluhy, kterým však nelze zabránit přístupovými právy, jelikož s danou funkčností apod. musí dotyčná obsluha mít možnost pracovat.

Sledování provedených změn rovněž řeší požadavky zákona o účetnictví, kterým je dáno, že opravy v účetních záznamech se musí provádět tak, aby bylo možno určit osobu odpovědnou za provedení každé opravy, okamžik jejího provedení a zjistit jak obsah opravovaného účetního záznamu před opravou, tak jeho obsah po opravě. K nastavení sledování těch změn, které mají být zaznamenávány podle zákona o účetnictví, lze s výhodou využít funkci Generovat nebo Průvodce nastavením firmy.

Nezbytnou podmínkou pro provoz sledování změn je, aby byla tato část systému nainstalována a licencována.

• Sledování změn je součástí jádra systému, tudíž je instalováno v rámci instalace jádra
• Sledování změn je licencováno v rámci instalace jádra

Pak platí:

• jsou dostupné agendy Nastavení sledování změn a Provedené změny
• k jednotlivým třídám Business objektů lze nastavit, zda se mají změny sledovat a jaké, poté se o každé takové změně zaznamenávají logy (po dalším znovuspuštění systému se příslušné změny začnou sledovat)

• ve většině agend je k dispozici funkce Sledování změn pro zobrazení a práci se záznamy změn, viz sledování změn v agendách

  Funkce dostupná v záložkách Seznam takových agend se pak váže k zobrazení změn business objektu, k němuž patří záložka Seznam. V agendě se mohou ale vyskytovat i jiné objekty, které nemají vlastní agendu a k nimž lze samostatně sledovat změny. Ty si pak můžete prohlížet přímo v agendě Provedené změny. Příkladem jsou např. Svěřené pomůcky, které se evidují v agendě Zaměstnanců.

U sledovaného Business objektu v záznamech změn nejsou podchyceny změny všech položek, které se na záznamu změní při zásahu uživatelem, jelikož by takových záznamů mohlo být mnoho a vedlo by to jen k nepřehlednosti, což není žádoucí. Které položky jsou podchycovány, je dáno programem. Sledují se především jen ty položky, které uživatel přímo ovlivňuje. U položek, které uživatel přímo neovlivňuje, ale které se mění automaticky v závislosti na změnách v jiných položkách ovlivňovaných uživatelem, se historie většinou nesleduje. Objasníme na příkladu:

Které Business objekty se mají sledovat, je uživatelsky nastavitelné v agendě Nastavení sledování změn. Spolu s položkami sledovaného Business objektu se zaznamenávají i změny v příslušných položkách případných svázaných Business objektů a kolekcí (např. při sledování změn Business objektu faktury se sleduje jednak objekt hlavičky dokladu a jednak objekty řádků, při sledování objektu ceník se sledují i objekty položek ceníku apod.).

Někdy, pokud u sledovaného Business objektu nastane změna, nemusí to znamenat pouze jeden záznam v historii, ale může jich vzniknout i více, závisí na tom, jakým způsobem vznikají a ukládají se jednotlivé Business objekty dané agendy.

Sledování změn nevyužijete jen v případě, kdy víte, že v systému došlo k nějaké události (např. ke změně dokladu) a vy chcete zjistit, kdo a co změnil, ale i v případech, kdy došlo k nějakému nejasnému stavu, který by neměl dle všeho nastat a potřebujete hledat možné příčiny. Objasníme na příkladě objasnění mínusového stavu na artiklu.