Číselníky firem/osob - obecně (vazby firmy - osoby, klíčování aj.)

V této kapitole naleznete:

Tato skupina agend umožňuje mj. evidovat adresy firem a osob. Ke každé firmě lze přiřadit žádnou nebo více osob, které k ní patří, a naopak každá osoba může být přiřazena do žádné nebo do více firem. Jak bylo řečeno v kap. Provozovny firem v číselníku firem, každá firma může mít jednu nebo více provozoven. Tedy osoby patřící k firmě lze pak přiřazovat buď k firmě jako takové (čili jakoby najednou ke všem jejím provozovnám, tj. k celé firmě bez určení konkrétní provozovny) nebo konkrétně přímo k některé z jejích provozoven.

Možnosti, jak připojit osoby k firmě:

  • S možností připojit i na provozovnu - zde lze zadat konkrétní provozovnu, k níž má být osoba připojena:
    • Z číselníku firem přímo z editace firmy (v rámci funkce Oprava) na její subzáložce Osoby. Zde lze připojit existující osobu či rovnou zde zadat osobu novou (uloží se spolu s uložením firmy).
    • Z Odeslané poštyfunkcí Nový kontakt, pokud je v daný moment v hlavičce odeslaného e-mailu zadaná firma příp. provozovna.
  • Bez možnosti připojit i na provozovnu - Zde nelze zadat konkrétní provozovnu, k níž má být osoba připojena, čili pokud je osoba připojena k firmě touto cestou, bude připojena k celé firmě (tj. ke všem jejím provozovnám):
    • Z číselníku firem pomocí funkce Hromadná oprava.
    • Z číselníku osob na její záložce Firmy funkcí Připojit (připojení vybrané firmy zde probíhá mimo editační režim dané osoby).
    • Z číselníku osob pomocí funkce Hromadná oprava.
    • Z číselníku osob zadáním nové osoby, pokud je v daný moment zobrazený seznam firem omezen za danou firmu, viz funkce Nový
    • Z Call Centra ze záložky Hledání funkcí Nová firma, pokud je v daný moment kurzor na záznamu osoby resp. funkcí Nová osoba, pokud je v daný moment kurzor na záznamu firmy

Pak lze jednoduše zjistit, které evidované osoby jsou bez vazeb na firmy, které osoby patří k určité firmě resp. ke které její provozovně a naopak, jaké kontaktní údaje platí na danou osobu v různých firmách atd. Viz dále Evidence kontaktních údajů na firmy/osoby (adresy, telefony, e-maily,...).

Při tvorbě dokladu na konkrétní provozovnu firmy se seznam osob, na které se má doklad odkazovat, nabízí omezený na osoby připojené k dané provozovně, což může být v praxi výhodné.

Jak je tomu s mazáním vazeb firma-osoba resp. se vzájemným mazáním při mazání firem resp. osob a jak je tomu s kopírováním vazeb firma-osoba při kopírování firem resp. osob, viz popis funkcí Vymazat a Zkopírovat v číselníku firem resp. Vymazat a Zkopírovat v číselníku osob. Jak je tomu s vazbami firma-osoba při dodatečném slučování resp. osamostatňování firem, viz popis funkcí Sloučit a Osamostatnit.

Jak bylo zmíněno výše, každá firma může mít kromě sídla libovolné množství provozoven. Proto lze v číselníku firem evidovat kontaktní údaje jednak pro sídlo a jednak zvlášť pro každou provozovnu (pokud se tyto liší od sídla).

Dále jedna osoba může být připojena k více firmám. Přitom logicky u každé takové firmy budou na danou osobu v praxi jiné kontaktní údaje, osoba může v různých firmách zastávat různé pracovní pozice apod. Proto se evidují jednak kontaktní údaje na osobu jako takovou (budeme jim říkat privátní údaje (osobní kontaktní údaje) a evidují se primárně v detailu dané osoby v číselníku osob) a jednak kontaktní údaje na danou osobu v dané firmě (budeme jim říkat služební údaje (kontaktní údaje na osobu v dané firmě) a evidují se primárně v detailu dané firmy v číselníku firem v subzáložce Osoby v seznamu připojených osob).

Privátní údaje dané osoby lze prohlížet a editovat jak z číselníku osob, tak z číselníku firem. Služební údaje osoby ve firmě lze prohlížet a editovat v číselníku firem u dané firmy.

Osobu je možné připojit pouze k jedné z provozoven dané firmy.

Ve skupině Číselníky firem/osob můžete definovat tzv. klíče a jejich hodnoty. Klíčem se rozumí vlastnost, kterou dané firmě přiřadíte např. dodavatel, odběratel, častý dlužník, lokalita, kde firma sídlí (město, země apod.). Každá taková vlastnost může nabývat jedné nebo několika hodnot. Např. sídlo firmy Evropa, Afrika, Severní Amerika atd. Pomocí klíčů lze pak jednotlivé firmy odlišovat. Pak u každé firmy je možno vybrat některé či všechny hodnoty daného klíče. Pak lze hromadně označovat dle klíčů a pořizovat výpisy firem právě podle těchto klíčů.

Můžete si například nadefinovat klíč Druh činnosti s hodnotami autodoprava, realitní kancelář, kancelářská a výpočetní technika. Potom lze označit a vypsat všechny firmy zabývající se autodopravou nebo všechny zabývající se realitami či výpočetní technikou.

Pro označování firem pro často opakované kombinace hodnot klíčů lze pak uložit jako definice hromadného označení a poté vybírat jen použít některou z definic namísto zadávání kombinace klíčů pro označení.

Agendy Číselníky firem/osob podporují práci s dealery. Jednotlivé firmy lze přiřazovat do tzv. dealerských tříd ručně anebo automaticky (zatím není implementováno) na základě definovaných tabulek obratů pro dealery. Na tyto dealerské třídy lze vázat systém dealerských slev a při prodeji zboží ze skladu přiřadit dealerskou slevu, která mu pro dané zboží a danou dealerskou třídu náleží. Kromě slevy může být dealerská třída využita i pro určení výchozí prodejní ceny.

Dále se zmíníme o číslování firem zadávaných do Číselníku firem.

Každá firma, kterou v systému použijete, musí být uložena v Číselníku firem. Každé firmě je možné přidělit kód firmy - (můžeme jej chápat jako zákaznické číslo nebo externí číslo firmy apod.). Je to jedna ze základních vyhledávacích možností dané firmy, používá se při výběrech firmy na doklady apod. Kódy firem zadávaných do Číselníku firem je možné si nechat automaticky generovat podle předem nadefinované struktury kódu nastavené v Parametrech firmy.

Agendy adresářů jsou stěžejními agendami, v nichž se nejvíce promítá ochrana dat, je-li zapnuta, zejména ochrana dat dle GDPR, jelikož jich se nejvíce týká evidence chráněných osobních údajů.

Máte-li v systému zapnutou ochranu dat, ať už se jedná o ochranu dle nařízení GDPR či o obecnou ochranu dat, tj. máte v systému IS FLORES nějaké aktivní definice ochrany dat chránící určité položky, s nimiž chcete pracovat, ale nemáte k nim přístup (buď nejste mezi oprávněnými uživateli k příslušné definici ochrany dat, nebo nemáte od daného subjektu platné povolení), pak nebudete mít obsah daných položek přístupný (vizuálně v nich uvidíte *****, nebudete je moci editovat atd.). Netýká se to pouze adresářů, ochrana dat se může projevit kdekoliv v systému.

Vše je důkladně objasněno ( a to vč. různých dopadů zapnuté ochrany na systém a vč. řady příkladů) v kap. Řešení ochrany dat a GDPR v IS FLORES.