Přechody mezi stavy

Podobně jako nelze uživatelským vstupem (pouze funkčním tlačítkem viz výše) měnit hodnotu v poli Stav, tak nelze měnit ani Zodpovědnou roli a Zodpovědnou osobu! Výjimkou je zadávání nového záznamu a editace záznamu, který je v uživatelském stavu prvním v pořadí po uložení (obvykle V přípravě), v těchto případech lze Zodpovědnou osobu a Roli měnit uživatelsky.

Při změně stavu dokladu nebo záznamu v číselnících lze měnit také nabízenou roli a zodpovědnou osobu. Jaké hodnoty se při změně stavu nabízí, se definuje v pravidlech přechodů mezi stavy. Při výběru osoby (uživatele) ve formuláři změny stavu se dle nastavení firemního parametru Omezit výběr osoby podle vybrané role v dialogu změny stavu nabídnou buď všechny osoby (uživatelé) nebo jenom ty osoby (uživatelé), které jsou zařazeny do role, do které se přechází.

Pravidla přechodů mezi stavy mohou mít vazby na Řady dokladů, čímž je umožněno procesní řízení po jednotlivých dokladových řadách odlišně. Zda se daný přechod stavů vůbec pro dokladovou řadu dá nastavit, ovlivňuje volba "Procesní řízení dle řady" na konkrétním typu dokladu. Funkce na změnu stavu dokladu pak dle řady dokladu nabídne pouze odpovídající sadu přechodů stavů, která je pro danou řadu dokladu povolena. Řada/řady se se definují na záložce "Řady" u jednotlivých pravidel přechodu mezi stavy. Pokud pravidlo nemá definovanou žádnou řadu, je toto pravidlo viditelné a nabízí se ve všech řadách.

Funkci na změnu stavu lze použít jak v prohlížení, tak v editaci dokladu, což je důležité především u skladových dokladů, kde existuje pole Stav i na řádcích. Pokud funkci na změnu stavu použijeme v prohlížení, mění se vždy stav na hlavičce dokladu, pokud v editaci, mění se stav na aktuálním nebo označených řádcích dokladu! Pokud měníme stav v editaci opakovaně, nabízí dialogové okno stále aktuální uložený stav, protože při změně stavu nedochází na řádku automaticky k uložení nového stavu, tak následná změna stavu prakticky mění stav z původního uloženého a ne aktuálně zobrazeného stavu!

Při změně stavu dokladu v prohlížení na stav "Storno" dojde k výmazu všech položek dokladu! Uživatel bude na tuto skutečnost upozorněn varovnou hláškou. Pokud se použije funkce na změnu stavu v editaci dokladu, pak se vztahuje pouze na aktuální nebo označené řádky, zobrazí se upozornění a dojde k výmazu pouze aktuálního nebo označených řádků dokladu! Toto platí pouze pro následující typy dokladů: faktura vydaná, faktura přijatá a skladové doklady (příjemka, vratka příjemky, výdejka, vratka výdejky, převodka výdej, převodka příjem...). Pokud se doklad nachází ve stavu Storno (storno je na hlavičce dokladu, protože přechodem do stavu Storno se mažou řádky), nelze mu přidávat nové řádky!

Pokud je nějakému dokladu nebo záznamu v číselníku nastavena funkcí Změna stavu zodpovědná role taková, do které nespadá uživatel, který chce provádět změnu, není mu toto umožněno. Tedy změnu záznamu s nastavenou zodpovědnou rolí může provádět jenom uživatel, který je do tytéž role také zařazen. Výjimkou je situace, že na záznamu je nastavena zodpovědná role, do které uživatel nespadá, ale uživatel je zároveň na záznamu nastaven jako zodpovědná osoba v poli Zodpovědná osoba, pak je změna umožněna.

V pravidlech přechodů mezi stavy se nabízí pouze ty role, které mají v detailu nastaven příznak "Procesní role"!

Pokud je na přechodovém pravidle zapnuto "Přenášet zodpovědnou osobu mezi stavy", jde o změnu stavu na více dokladech zároveň a v dialogovém okně změny stavu není žádná osoba vybrána, použije se původní zodpovědná osobu na každém dokladu!

Změny stavů na dokladech jsou systémem zaevidovávány a lze zobrazit formou uživatelsky definovatelných sloupců a to jak pro hlavičky dokladů tedy na subzáložce seznam dokladů, tak na pro položky skladových dokladů, tedy na subzáložce Detail/Obsah. Jako sloupec lze zobrazit datum a čas aktuálně nastaveného stavu hlavičky a položek!

Při změně stavu na skladových dokladech může dojít ke změně data dokladu, uvádíme přehled reálných pravidel přechodu mezi systémovými stavy a odpovídající změny v datu dokladu:

Díky výše popsané automatické změně data skladového dokladu při změně stavu z Plánováno může dojít k situaci, kdy nebude odpovídat datum dokladu období dokladu, čehož běžně docílit nelze: