Oceňování a zaúčtování skladových dokladů v IS FLORES

V této kap. naleznete:

Systém IS FLORES napočítává skladové ceny dávkově. K výpočtu skladové ceny nedochází ke každému pohybu vytvářeného skladového dokladu ihned po vytvoření dokladu, ale je nezbytné vyčíslit skladové ceny příslušnou akcí ať už volanou dávkově nebo jiným způsobem.

Skladové doklady není možné účtovat okamžitě po jejich vytvoření. Nejdříve je nutné vyčíslit skladové ceny a doklady uzavřít. Zaúčtovat je možné jen kompletně oceněné a uzavřené skladové doklady. To lze provést i pro více dokladů najednou. Viz funkce Zaúčtovat.

Tento způsob výpočtu skladových cen až později dávkově umožňuje jednu věc, v praxi velmi potřebnou: Dovoluje kusově vyskladňovat skladové karty, i když zatím není známa jejich přesná skladová cena (např. proto, že zatím nedorazila faktura na nákup). Můžete tedy například provést toto: Zadat doklad Příjemka na příjem nakoupeného zboží pouze kusově (tj. zadat jen počty kusů, nezadávat ceny). Poté můžete přijaté zboží ihned vyskladňovat bez ohledu na to, že faktura na nákup daného zboží přijde až později. Až teprve, když faktura dorazí, se na doklad Příjemka doplní pořizovací cena. Je-li cena již kompletní (tj. jsou již zadány i případné vedlejší náklady, např. za dopravu, clo apod.), označí se jako kompletní. Poté je daný doklad Příjemka zahrnut do uzávěrky skladu a promítne se do vypočtených skladových cen pro ocenění výdajových dokladů ze skladu. Ne vždy je ale praktické spouštět uzávěrku skladu proto, aby byly známy skladové ceny (může se totiž jednat o časově náročnou akci) a postačí znát ceny jen přibližně. Proto je k dispozici i možnost provádět pouze Předběžná uzávěrka. Dále v praxi platí, že při větším počtu skladových pohybů je praktičtější je vysílat do účetnictví automaticky rovnou po vystavení (a nečekat až na jejich uzavření a následné dávkové účtování). Proto jsou k dispozici mechanismy, jak volat Předběžná uzávěrka automaticky ihned po uložení dokladu a jak povolit zaúčtování i zatím neuzavřených skladových dokladů oceněných jen předběžně s tím, že pokud náhodou následně dojde ke změně této předběžné ceny, zajistí se adekvátní přeúčtování. Cílem je, aby proces zaúčtování skladových dokladů byl rychlý i v případě velkého objemu dokladů a kladl co nejmenší nárok na uživatele. Postup lze různě kombinovat s ohledem na workflow uživatele, množsví dokladů apod. Viz též Zaúčtování skladových dokladů - doporučené postupy !.

Výpočet skladových cen je tedy proveden až výběrem příslušné akce. Kterou zvolit, závisí na tom, co potřebujete provést:

Systém IS FLORES umožňuje v rámci výpočtu skladové ceny závěrkou komfortně zpracovávat a odpovídat na následující situace:

  • Evidovat v systém každý jednotlivý příjem tak, aby bylo možné uživatelsky sledovat, v jakých cenách byl artikl na sklad přijímán a kdy, následně pak mít možnost sledovat, jak byl artikl vyskladňován z pohledu skladové ceny.
  • Podpora rozpouštění vedlejších nákladů pořízení včetně jejich přesné evidence ve vazbě na položku nákupního případu.
  • Průběžné sledování skladových cen v systému s možností průběžného vyhodnocování skutečné obchodní marže.
  • Podpora situací, kdy jeden artikl je v některých případech nakupován a v jiných vyráběn a je žádoucí, aby veškeré evidence probíhaly na jedné kartě artiklu, nikoliv na více kartách artiklů, což přináší komplikace ve vyhodnocování a operativní evidenci skladu.
  • Podpora situací, kdy jeden skladový artikl může vstoupit do skladové evidence jako cizí (konsignační), ale i jako vlastní včetně podpory následného procesu, který se startuje při prodeji cizí skladové dispozice.

Nutnými podmínkami, které musí být splněny, aby systém mohl poskytovat informace a řešit výše uvedené situace jsou:

  • Existence propojovacího objektu (ReceivedRowsConnection), který realizuje přímou vazbu řádků dokladů objednávka vydaná, faktura přijatá a příjemka. Pakliže je dodržen princip řádkové vazby mezi příjemkou a fakturou přijatou u skladových artiklů, probíhá oceňování skladového příjmu plně automaticky. Pokud by řádková vazba neexistovala, byl by uživatel nucen udržovat skladové ceny nákupních dokladů ručně.
  • Existence objektu oceňovacích dávek (PriceTickets). Oceňovací dávka je nositelem skladové ceny konkrétního příjmu na sklad. Konkrétní oceňovací dávka je přímo spojena s patřičným příjmem a následně pak s konkrétním výdejem ze skladu. Uživatel může vidět, jaké skladové ceny resp. oceňovací dávky konkrétní skladový řádek realizovaly a z čeho vychází zaúčtování skladového dokladu.
  • Možnost účtování skladových dokladů, které prošly teprve uzávěrkou k datu, a to tak, že vstupními daty pro účtování nejsou řádky skladových dokladů, ale oceňovací dávky, které se k řádku skladového dokladu váží. Pak je možné i před provedením hlavní uzávěrky vidět odraz hodnoty skladu v účetní sféře.
  • Uzávěrka za období (hlavní) svým průběhem kopíruje funkci předběžné uzávěrky k datu (vychází z objektu oceňovací dávky) s tím rozdílem, že zpracovaná data z datového objektu oceňovacích dávek označuje identifikátorem a pořadím uzávěrky.

  • Typ artiklu- Na kartě artiklu na subzáložce Detail/Přehled lze nastavit následující typy, které definují, jak se bude o artiklu účtovat (nikoliv jak se bude oceňovat):

    • Typ nákup
    • Typ prodej
    • Typ výroba

    Jeden skladový artikl se může různě účtovat a to dle nastavení jednotlivých typů, ale metoda ocenění resp. výpočtu skladové ceny je zásadně pro jeden artikl jediná (uvedeno níže)!!!.

  • Typ výpočtu skladové uzávěrky - Na kartě artiklu na subzáložce Detail/Přehled musí být na artiklech, které má uzávěrka zpracovat, nastaven typ výpočtu skladové uzávěrky v poli "Typ uzávěrky". Hodnota je vybírána z číselníku Typů skladových uzávěrek, kde jsou nastavena pravidla výpočtu skladové ceny a především metody výpočtu skladové ceny.

Volby:

  • Provést uzávěrku k datu. Umožní provést novou uzávěrku skladu a skladových dokladů do zadaného data, tj. za část fiskálního období. Tedy umožňuje provádět uzávěrky průběžně kdykoliv v rámci posledního otevřeného období pro daný sklad. Tato uzávěrka může být provedena, i když v uzavíraném časovém intervalu existují nějaké dosud neoceněné doklady (např. příjemky s dosud nezadanými či nekompletními cenami). Neoceněné doklady a všechny na ně navazující se zpracují některou příští uzávěrkou (ke stejnému nebo vyššímu datu).

    Uzávěrka skladu projde dosud neuzavřené skladové doklady v uzavíraném časovém intervalu (do data aktuálně prováděné uzávěrky) a na nich veškeré pohyby se skladovými kartami z uzavíraného skladu (viz řádky typu 3 (Skladový řádek)). Tyto pohyby se pokusí ocenit, tj. vypočítat skladové ceny podle zvoleného způsobu oceňování pro daný sklad (průměrování nebo FIFO). Doklady, u nichž se podařilo ocenit všechny řádky, uzavře. Rovněž uzavře daný sklad za uzavírané období (tj. do daného data). Do skladu nebude možné v uzavřeném období vystavovat nové doklady, existující doklady opravovat nebo mazat. (Vypočítané ceny tak zůstanou platné a nemohou být zneplatněny zpětnými manipulacemi do již oceněného období. Viz též Opravy a mazání skladových dokladů versus skladová uzávěrka.) Po provedení uzávěrky/ocenění se vypočtené skladové ceny také zapíší na odpovídající skladové karty. (Viz agenda Dílčí artikly→položka Průměrná skladová cena.) Viz též kap. výpočet skladových cen s uzavřením (skladové uzávěrky k datu/za období).

    Pokud se průměrné skladové ceny na dílčí skladové karty neukládají, je třeba zkontrolovat, zda není parametr SaveAverageStorePrices v souboru Nexus.cfg nastaven na hodnotu 0.

    Uzávěrku k datu nelze provést, pokud pro daný sklad zatím nebyla provedena hlavní uzávěrka za předcházející období (volba Provést hlavní uzávěrku za období). Datum lze zadat libovolně, ale v dalším kroku se budou nabízet jen ty sklady, pro něž lze uzávěrku k danému datu provést.

    Uzávěrka k datu zahrnuje tyto základní činnosti:

    • Uzávěrka prochází skladové příjmy, dohledává k nim v propojovacím objektu řádků patřičné řádky (jeden řádek dokladu může mít více řádků v propojovacím objektu řádků např. když k jednomu řádku příjemky existují 2 faktury přijaté resp. 2 řádky faktury přijaté) a příslušné oceňovací dávky. Porovná cenu z položky oceňovacího dokladu proti ceně z položky příjemky, pokud se tyto dvě ceny nerovnají a oceňovací dávka neprošla již uzávěrkou, pak přepíše cenu položky příjemky cenou položky oceňovacího dokladu, zároveň připočte případné vedlejší náklady pořízení a uloží celkovou skladovou cenu.
    • Dále uzávěrka prochází všechny realizované výdeje (výdejky, převodky výdej, inventární manko, vratka příjmu), které dosud neprošly uzávěrkou a dosazuje k nim oceňovací dávky dle pořadí FIFO tzn. ke každému řádku skladového výdeje postupně existují přiřazené oceňovací dávky, které jej realizují a patřičné skladové ceny. Mechanismus přiřazování oceňovacíhc dávek je zachován i pro průměrnou skladovou cenu, je však respektována patřičná průměrná skladová cena, která je do dokladů dosazována. Tedy k výdeji jsou přiřazeny oceňovací dávky, avšak jejich skladová cena na výdeji odpovídá aktuální průměrné skladové ceně.

    Příklad: Pokud nastane situace, že k jednomu řádku příjemky existuje více řádků faktur přijatých, vznikne k jednomu řádku příjemky více oceňovacích dávek:

    Varianta 1: přijato 10 ks artiklu, faktura přijatá je na 7 ks
    Po napárování řádků faktury přijaté na příjemku a spuštění uzávěrky k datu vzniknou dvě oceňovací dávky. Do oceňovací dávky, která se váže k příjmu bez faktury (3 ks), bude dosazena předběžná cena příjmu. Do oceňovací dávky, která se váže k příjmu s fakturou přijatou (7 ks), bude dosazena cena z řádku faktury přijaté.

    Varianta 2: přijato 10 ks artiklu, faktura přijatá na 11 ks
    Po napárování řádků faktury přijaté na příjemku a spuštění uzávěrky k datu vznikne jedna oceňovací dávka. Půjde o oceňovací dávku, která se váže k příjmu s fakturou přijatou (10 ks), bude dosazena cena z řádků faktury přijaté.

    Varianta 3: přijato 10 ks artiklu, došly dvě faktury přijaté na 7 ks a 3 ks za různé pořizovací ceny
    Po napárování řádků faktury přijaté na příjemku a spuštění uzávěrky k datu vzniknou dvě oceňovací dávky. Do oceňovací dávky, která se váže k řádkům příjemky odkazujícím se na fakturu č.1 (7 ks), bude dosazena cena z řádku faktury přijaté č.1. Do oceňovací dávky, která se váže k řádkům příjemky odkazujícím se na fakturu přijatou č.2 (3 ks), bude dosazena cena z řádků faktury přijaté č.2.

    Pokud k jednomu řádku příjemky vznikne více oceňovacích dávek, pak je hodnota případných vedlejších nákladů rozdělena mezi tyto oceňovací dávky poměrově.

  • Provést hlavní uzávěrku za období. Umožní provést novou uzávěrku skladu za zadané fiskální období. Uzavře celé období. To je nezbytný krok pro uzávěrku účetnictví za dané období. Rovněž je to nezbytné, aby bylo možné provádět průběžné uzávěrky skladů k datu v následujícím fiskálním období.

    Funguje obdobně jako volba Provést mezitímní uzávěrku k datu, pouze uzavře daný sklad za celé uzavírané období. Sklad za období nebude možné uzavřít, dokud jsou nějaké doklady kompletně neoceněny a tudíž neuzavřeny. Viz též kap. výpočet skladových cen s uzavřením (skladové uzávěrky k datu/za období). Podrobněji viz výpočet skladových cen bez uzavření (předběžná skladová uzávěrka)

    Nelze zadat poslední existující období. Nelze totiž uzavřít období, pokud není nadefinované následné období, které se má otevřít.

    Pokud tuto uzávěrku na konci období neprovedete, neotevře se pro daný sklad následující období, což má za následek, že nebude možné pro něj provádět dílčí uzávěrky, tedy oceňovat v něm vystavené doklady a účtovat je. Tato uzávěrka vyžaduje:

    • aby všechny skladové pohyby byly oceněny. Neumožňuje tedy "přetahovat" nějaké neúplné doklady do následujícího období, nelze ji tedy provést, pokud všechny příjmové doklady do skladu v daném období nemají řádky s příznakem "ceny kompletní"
    • a aby na žádné z karet nebyl minusový stav (taková situace může nastat, máte-li u položky Vyskladnění do minusu u daného skladu resp. u daného skladového artiklu, povoleno vyskladňování do minusu).

Volba:

  • Smyslem funkce předběžná uzávěrka je napočítat množstevní a finanční stavy a obraty skladů k aktuálnímu datu a času!

    Z výše uvedených informací vyplývá shrnutí: uzávěrka k datu a hlavní uzávěrka za období jsou spouštěny zpětně (k datu v minulosti a minulému období), kdežto předběžná uzávěrka napočítá vždy stavy a obraty k datu a času spuštění uzávěrky!

    Ocenění skladových pohybů lze navíc vyvolávat automaticky i mimo výše zmíněné uzávěrkové akce hned po uložení dokladu. Jedná se o tzv. selektivní oceňování. Provede se jen pro sklady a skladové položky z daného dokladu (proto selektivní), je-li tak nastaveno na dané řadě dokladů. (Viz agenda Řady dokladů→parametr Spouštět automaticky selektivní oceňování.) Selektivní ocenění může být provedeno s využitím automatizačního serveru při nejbližší příležitosti nebo aplikačním serverem ihned po uložení daného dokladu. Pozor, poslední zmíněné může zpomalovat odezvu systému.

Uzávěrku nelze spustit za vybrané sklady, tj. nelze uzavírat každý sklad zvlášť, automaticky se zpracují všechny sklady najednou (tedy např. i sklady, které jsou jinak určeny pro použití ve vašich vzdálených pobočkách).

Algoritmus hlavní uzávěrky funguje stejně jako algoritmus uzávěrky k datu s tím rozdílem, že zpracované oceňovací dávka skladové pohyby označuje příznakem provedené uzávěrky. Pokud by tedy nad stejnými oceňovacími dávkami byla spuštěna uzávěrka k datu, nebyly by tyto znovu zpracovány.

Jak bylo řečeno výše, existuje více scénářů, jak při oceňování/uzavírání/účtování skladových dokladů postupovat - dle konkrétní situace je možné volit různou posloupnost kroků a různou míru jejich automatizace. Cílem je, aby proces zaúčtování skladových dokladů byl rychlý i v případě velkého objemu dokladů a kladl co nejmenší nárok na uživatele.

Zde stručně popíšeme dva možné scénáře (procesy): jednoduchý proces, vhodný pro menší počty skladových dokladů a plně automatizovaný proces, vhodný pro firmy s větším počtem skladů anebo skladových dokladů. V praxi pak můžete kombinovat jednotlivé kroky s ohledem na workflow uživatele, množsví dokladů apod.

Vhodné pro menší sklady a menší počet dokladů. Všechny dílčí kroky postačí vyvolávat jen ručně z příslušných agend. Není nutné zapojovat Naplánované úlohy a automatizační server. V případě menších skladů často nebude ani zapotřebí používat Předběžnou uzávěrku skladu, postačí provádět uzávěrku k datu nebo za období.

Nicméně pokud z nějakého důvodu nechcete sklad uzavírat a chcete znát přesnější předběžné ceny, viz též výše, můžete jej též provést. Viz volba Předběžná uzávěrka.

Vlastní zaúčtování skladových dokladů lze provést buď ručně a to i pro více dokladů najednou (viz funkce Zaúčtovat v agendách skladových dokladů) nebo automaticky, je-li v rámci akce Uzávěrka skladu příp. Předběžná uzávěrka zatrženo Zaúčtovat skladové doklady. U akce Předběžná uzávěrka je tato možnost dostupná pouze, pokud parametr Povoleno zaúčtování oceněných (neuzavřených) skladových dokladů má hodnotu Ano. V opačném případě zaúčtování dokladů provedete až po provedení uzávěrky skladu.

Tato varianta je vhodná pro účtování menšího množství dokladů, případně k zaúčtování/odúčtování konkrétních dokladů.

Při vyšším počtu dokladů k zaúčtování zde popsaný jednoduchý proces není optimální. Je třeba počítat s tím, že zejména v případě, že by se doklady účtovaly ručně až pomocí funkce Zaúčtovat, bude uživatel muset spustit funkci postupně ve všech agendách, ve kterých se skladové doklady určené k zaúčtování nacházejí a v každé z nich bude čekat, než se akce dokončí (u většího počtu dokladů nezanedbatelnou dobu).

Funkce Zaúčtovat v agendě Výdejky.

Vhodné pro větší sklady a větší počet dokladů. V tomto případě doporučujeme:

Postup, který procesy oceňování a zaúčtování maximálně optimalizuje:

Do číselníku Období byla přidána volba „Povoleno účtování automatem“, zda mají být skladové doklady a kumulované odvody (viz dále) spadající do tohoto období přeúčtovávány automaticky. Při založení nového období se volba přebírá do nového záznamu. Po dokončení prací na uzavírání skladů za předchozí období je žádoucí volbu vypnout a nechat jí zapnutou pouze pro aktuální období. Příklad: automatické účtování je zapnuté na období 2020 a 2021, v březnu 2021 dokončím všechny práce kolem skladu v období 2020, zruším volbu automatického účtování pro období 2020. Pokud bude příznak zaškrtnut, ale období bude uzavřeno (tj. je provedena účetní závěrka), doklady se v tomto období přeúčtovávat nebudou. Příznak platí jen pro naplánovanou úlohu, ne pro ruční přeúčtování!

Pozor, zároveň s běžnými typy skladových dokladů se v závislosti na nastavení firemního parametru v sekci Sklad „Nedokončená výroba“ účtují i doklady typu Kumulovaný odvod operací. Pokud je hodnota parametru „Účtovat“, kumulované odvody se zaúčtují, pokud je hodnota parametru „Neúčtovat“, budou kumulované odvody ignorovány. Dalším specifikem kumulovaného odvodu je to, že nemá příznak o uzavření, tedy pokud se mají kumulované odvody účtovat, budou se účtovat všechny i ve variantě, že není povoleno zaúčtování neuzavřených dokladů.

Nastavení v agendě Specifické účtování skladových dokladů nemá vliv na funkci Zaúčtovat v agendách skladových dokladů ani na zaúčtování dokladů v rámci naplánované úlohy typu Uzávěrka skladu (pokud je v jejích vlastnostech zatržena volba Zaúčtovat skladové doklady). Naplánovaná úloha typu Uzávěrka skladu vždy zaúčtuje všechny dosud nezaúčtované doklady, u nichž je nastavený způsob účtování Souhrnně nebo Nesouhrnně.

Zaúčtované neuzavřené skladové doklady jsou v agendách Účetní deník,Saldokonto - účetní deník souvztažně, resp. Saldokonto - účetní deník souvztažně podle párovacích znaků graficky zvýrazněny kurzívou a nelze je auditovat. Jedná se o záznamy vzniklé zaúčtováním skladových dokladů, které byly zatím pouze předběžně oceněny (nebyly uzavřeny v rámci skladové uzávěrky k datu ani za období). Neauditovatelné účetní záznamy si lze dohledat. Viz též agenda Účetní deník→záložka Omezení→položka Auditovatelné.

V případě, že byl zaúčtován neuzavřený skladový doklad a následně na něm dojde ke změně nějakého údaje důležitého pro zaúčtování (což by v případě již uzavřeného dokladu nebylo možné), bude zaúčtování neplatné (zastaralé). Systém označí takový doklad interním příznakem Neaktuální zaúčtování InvalidAccounting, který slouží pro následný výběr takových dokladů a přeúčtování. Viz agendy skladových dokladů→záložky Omezení→položka Zaúčtování.

Po spuštění funkce uzávěrky skladu (k datu i hlavní) se procházejí skladové doklady, které odpovídají podmínce zadané při spuštění funkce (datum resp. období zpracování) a nejsou již zpracovány závěrkou. Běh je realizován nad všemi sklady, nelze omezit pouze na některé.

Do zpracování nevstupují doklady, které jsou v systémovém stavu STORNO, naopak vstupují doklady, které jsou v systémovém stavu VYŘÍZENO!!!

Dochází k následujícím procesům:

  • Ocenění příjmu
    • Funkce prochází odpovídající řádky skladových dokladů a dohledává k nim patřičné řádky ve vazebním objektu řádků
    • Na množině záznamů ve vazebním objektu řádků se zjišťuje existence oceňovací dávky. Pokud oceňovací dávka pro daný záznam nebyla doposud vytvořena, je vygenerována. Následně se dohledává ve vazebním objektu řádků řádek oceňovacího dokladu (faktury přijaté) a cenu z řádku oceňovacího dokladu plní do oceňovací dávky. K této ceně přičte hodnotu vedlejších nákladů pořízení a sumu uloží do oceňovací dávky. Dále plní resp. aktualizuje další informace např. do oceňovací dávky se musí promítnout změna DUZP faktury přijaté nebo změna data příjmu.
    • Zpracovaná oceňovací dávka se označí příznakem zpracování.

    Uzávěrka k datu tedy mimo jiné řeší situaci, kdy již byly oceněny příjmy a následné výdeje ze skladu, ale následně došlo ke změně vstupní pořizovací ceny zásahem do oceňovacího dokladu. V takovém případě dojde na pohybech, které nejsou označeny uzávěrkou, k přecenění příjmu a následných odpovídajících výdajů.

  • Ocenění převodu mezi sklady - převodka výdej
    Funkce prochází odpovídající řádky ve skladových dokladech převodka výdej a dohledává k nim patřičné řádky v objektu oceňovacích dávek. Způsob, jakým jsou řádky dohledány, závisí na datech příjmů jednotlivých oceňovacích dávek resp. jsou dány algoritmem FIFO. Toto přesně určuje pořadí, v jakém mají být dávky ze skladu vyskladňovány. Odkazy na oceňovací dávky včetně skladové ceny se ukládají k řádkům převodky výdej.
  • Ocenění převodu mezi sklady - převodka příjem
    Funkce prochází odpovídající řádky ve skladových dokladech převodka příjem a dohledává k nim patřičné řádky výdeje a odpovídající oceňovací dávky. Dle těchto následně generuje nové oceňovací dávky pro příjem. Pro jeden výdajový řádek s více oceňovacími dávkami lze generovat jen jednu oceňovací dávku příjmu s tím, že skladová cena na nové oceňovací dávce je součtem všech skladových cen z vyskladňovaných oceňovacích dávek. Je byla zachována vazba těchto oceňovacích dávek na řádek skladového dokladu.

    V případě zvolené metody oceňování "Dle šarží" vznikne na převodce příjem tolik oceňovacích dávek, kolik je šarží na převodce výdej, ke které se převodka příjem váže. Cena jednotlivých oceňovacích dávek na převodce příjem je dána součtem cen oceňovacích dávek dané šarže na převodce výdej.

    Pokud je na převodce povolen převod mezi šaržemi, viz parametr Povolit rozdílné šarže na převodkách, tak se cena na převodce příjem určuje podle následujích pravidel:

    • pokud je vyskladněna jedna šarže a jiná naskladněna, přebírá tato naskladněná šarže cenu vyskladňované šarže
    • pokud jsou vyskladněny dvě šarže a naskladněna jedna šarže, přebírá tato naskladněná šarže cenu obou vyskladněných šarží
    • pokud je naskladněno několik šarží, mají všechny šarže stejnou cenu

  • Ocenění výstupu z účetní jednotky - výdejka
    Funkce prochází odpovídající řádky ve skladových dokladech výdejka a dosazuje do nich skladovou cenu.

    Platí následující pravidla výpočtu skladové ceny dle zvolené metody oceňování skladu nastavené v poli Typ uzávěrky na artiklu:

    • FIFO - do řádku výdejky vloží skladová uzávěrka cenu z nejstaršího příjmu na daný sklad (každý sklad se z tohoto pohledu vyhodnocuje samostatně)
    • Průměrování - do řádku výdejky vloží skladová uzávěrka průměrnou cenu vážící se na daný sklad (každý sklad se z tohoto pohledu vyhodnocuje samostatně), průměrná cena je vypočítávána po každém příjmu z ceny příjmu a počátečního stavu před příjmem, vypočtená průměrná cena je dosazována do výdajových skladových pohybů daného skladu stejná až do dalšího příjmu. Po dalším příjmu dojde k výpočtu nové průměrné ceny.
    • Dle šarží - do řádku výdejky vloží skladová uzávěrka cenu, za kterou byla šarže uvedená na výdejce přijata. Pozor, jedna šarže může mít i více příjmů, pak je každý z příjmů zaevidován v samostatné tzv. oceňovací dávce, a pokud je takováto šarže s více příjmy ze skladu vydávána, dosazuje se cena z nejstarší oceňovací dávky!
    • Pevná cena - skladová cena se plní plánovanou hodnotou zadanou na subzáložce Plánované hodnoty na dílčím nebo hlavním skladovém artiklu (pokud není vyplněna na dílčím artiklu, čte se z hlavního artiklu) a to z jednoho z polí Čistá skladová cena, Skladová cena s vedlejšími náklady nebo Skladová cena s výrobními režiemi. Která z hodnot se využije, závisí na nastavení v typu uzávěrky.
  • Ocenění inventárního manka
    Princip je stejný jako u výdejky.
  • Ocenění inventurního přebytku
    Funkce reaguje na nastavení parametru firmy Výběr ceny při zpracování uzávěrky skladu pro inventurní přebytek.
  • Ocenění vratky příjemky
    Princip je stejný jako u výdejky.
  • Ocenění vratky výdejky
    Funkce reaguje na nastavení parametru firmy Výběr ceny při zpracování uzávěrky skladu pro vratku výdejky.
  • Ocenění vratky materiálu z výroby
    Funkce reaguje na nastavení parametru firmy Výběr ceny při zpracování uzávěrky skladu pro vratku materiálu z výroby.

Pokud se provádí výpočet skladových cen s uzavřením, pak na závěr probíhá kontrola zpracovávaných dokladů, zda byly uzavřeny všechny jejich řádky a zda bude možno doklady uzavřít. Tj.:

  • Všechny zpracované řádky jsou označeny jako uzavřené (u uzavřených řádků jsou omezeny opravy, takové řádky nelze mazat atd., viz dále).
  • Všechny doklady, u nichž se podařilo uzavřít všechny řádky, jsou rovněž označeny jako uzavřené. Je-li u nějakého dokladu nezpracovaný byť jen jeden pohyb (řádek) (u této položky např. nebylo možné vyčíslit skladovou cenu, jelikož dosud nebyla známa cena nákupní), nelze takový doklad zaúčtovat a zůstane označen jako neuzavřený. Uzavřené doklady je pak možné zaúčtovat funkcí hromadné zaúčtování.

    Na takto uzavřených dokladech lze provádět opravy pouze údajů, které nijak neovlivňují již vypočtené skladové ceny.

Dále budou sklady za uzavřená období uzavřeny proti vystavování jakýchkoli nových dokladů.

Jak bylo řečeno výše, pohyby, které dosud nebyly zpracovány a uzavřeny uzávěrkou (k datu nebo za období, viz též akce pro výpočet skladových cen s uzavřením), jsou oceněny tzv. předběžnou skladovou cenou. Existují určitá pravidla, viz dále, podle kterých se systém snaží vystavený doklad alespoň nějak přibližně ocenit. Jak moc přesná či nepřesná tato cena bude, závisí na tom, za jakých okolností doklad vznikl (např. jak přesná byla hodnota v daný moment uvedená v položce Poslední pořizovací cena na dílčí kartě apod.). Tyto přibližné předběžné ceny lze upřesňovat, prováděním ocenění skladových zásob, aniž by bylo třeba doklady a sklad uzavírat (viz též výpočet skladových cen bez uzavřením (předběžná sklad. uzávěrka)). Čím častěji se toto oceňování bude provádět, tím přesnější "předběžné" ceny budou.

Pro vyčíslení přibližné předběžné ceny na vystavovaný doklad platí následující pravidla:

  • U příjemek (PR) a inventárních přebytků (INP) je předběžná skladová cena rovna nákupní ceně dosud zadané v položkách Jedn. cena (u příjemek včetně případných vedlejších pořizovacích nákladů). Může být na doklad doplněna (předvyplněna) i automaticky při vystavování dokladu (podle toho, jak doklad vznikl).
  • Pro doklady Převodky příjem (PRP) se předběžná cena přebírá ze zdrojových Převodek výdej (PRV).
  • Pro doklady Záměny příjem (ZAP) se předběžná cena přebírá ze zdrojových Záměn výdej. Pokud existuje k jednomu výdeji několik příjmů, cena se rozděluje dle množství.
  • Pro ostatní doklady, tj. výdajové expediční doklady a vratky se dohledá pro daný skladový artikl obsah položek Poslední pořizovací cena na dílčí kartě a Dopl. cena pro daný sklad a jejich součet se použije pro předběžné ocenění výdajových skladových dokladů. Přitom se nijak nezohledňuje datum vystavení dokladu a datum zápisu poslední nákupní ceny na dílčí kartě.
  • Je-li poslední nákupní cena resp. doplňková poslední nákupní cena pamatovaná na dané dílčí kartě nulová (dosud neexistuje žádná příjemka na daný sklad se zadanou nákupní cenou, a cena ani nebyla zadána ručně), pak je i předběžná cena daného skladového pohybu nulová.
  • Dále platí: Pokud se poslední nákupní cena resp. doplňková poslední nákupní cena na dílčí kartě změní (zaktualizuje se zadáním nové příjemky nebo doplněním nákupní ceny k některé již existující příjemce), tak toto nemá vliv na předběžné ceny již stanovené na dokladech, tj. tyto se již nijak automaticky neaktualizují (bylo by to v podstatě nadbytečné, jelikož se stejně jedná pouze o cenu přibližnou. Pokud bychom potřebovali znát ocenění přesně, stačí je ocenit skladovou uzávěrkou).

    Objasníme na příkladu:

    Založíme novou skladovou kartu K. Pro tuto kartu zadáme novou příjemku PR1 s datem 1.4.2001 na sklad S1. Příjemka bude na 1ks a bude mít zadánu nákupní cenu 90,-Kč/ks. Pokud dosud neexistuje dílčí skladová karta pro daný sklad, automaticky se založí a v položce poslední nákupní cena bude 90Kč. Poté vystavíme dodací list DL1 s datem 2.4.2001 na 1ks karty K ze skladu S1. Po uložení bude dodací list oceněn předběžnou skladovou cenou 90,-Kč. (Pokud by předchozí PR nebyla zadána, mel by DL předběžnou skladovou cenu nulovou.)

    Poté zadáme novou příjemku PR2 s datem 2.4.2001 na 1ks karty K do skladu S1, ale nákupní cena bude nezadána (zatím třeba není známa). Vystavíme dodací list DL2 na kartu K s datem 3.4.2001, po uložení bude oceněn předběžnou cenou 90,-Kč. Poté opravíme příjemku PR2 a doplníme na ni nákupní cenu 100,-Kč/ks. Tato se zapíše do položky poslední nákupní cena k datu 2.4.2001 na dílčí kartě, ale dodací list DL2 bude stále mít předběžnou cenu 90,-Kč.

Zda se jednotková cena na řádky dokladů předvyplní (a tudíž bude i nenulová předběžná skladová cena), může v konkrétním místě programu záviset též na nastavení různých parametrů ve Firemním nastavení příp. na tom, za jakých okolností a odkud daný doklad vzniká. Jak tomu je konkrétně u jednotlivých dokladů, viz popis položek jedn. cena u daných dokladů.

Ve vybraných agendách platí, že pokud některé tiskové sestavy obsahují skladové ceny a pohyby použité k jejich výpočtu nejsou zpracovány uzávěrkou skladu, tj. nejsou oceněny, uplatňuje se u nich vyčíslení předběžné ceny. Takové částky jsou v tiskových sestavách označeny hvězdičkou (není-li u nich přímo uvedeno, že patří k neuzavřeným pohybům). Viz např. tisk knihy DL v agendě dodacích listů apod.

Předběžná skladová cena a cizí měny

Předběžná skladová cena je stejně jako skladová cena uváděna v lokální měně. Pokud poslední nákupní cena na kartě je v jiné měně, dojde k přepočtu dle aktuálního kurzu z kurzovního lístku. Způsoby přepočtu z jedné měny na druhou, použitý kurzovní lístek vzhledem ke vztažné měně atd. závisí na nastavení denominací pro jednotlivé měny v kurzovním lístku, dále viz kap. Věcný obsah-Cizí měny - denominace, EUR.

Skladová cena na jednotlivých pohybech je uváděna v lokální měně. Pokud tedy příjmové pohyby mají uvedenu nákupní cenu v cizí měně, přepočítá se podle kurzů zadaných v hlavičkách daných příjmových dokladů. Způsoby přepočtu z jedné měny na druhou, použitý kurzovní lístek vzhledem ke vztažné měně atd. závisí na nastavení denominací pro jednotlivé měny v kurzovním lístku, dále viz kap. Věcný obsah-Cizí měny - denominace, EUR.

Uzavření skladových pohybů provedené v rámci výpočtu skladových cen s uzavřením lze také "stornovat". Agenda Uzávěrka skladu umožňuje kromě provedení dílčí uzávěrky k datu a hlavní uzávěrky za období také provést zrušení uzávěrek. Pokud provedete zrušení uzávěrky, systém se z hlediska ocenění řádků skladových pohybů dostane do stavu, ve kterém byl před spuštěním uzávěrky, tj. provede se označení skladových pohybů a dokladů, které byly zpracovány rušenou uzávěrkou jako neuzavřené. Napočtené skladové ceny zůstanou na dokladech tak, jak byly napočteny uzávěrkou, ale budou sloužit pouze jako ceny přibližné, tj. pokud je proveden nějaký zásah do uzavíraného časového intervalu (oprava/mazání dokladů apod.), nebudou tyto sklad. ceny pochopitelně platné.

Na závěr jsou při rušení uzávěrky smazány ty doklady z účetnictví, které byly zaúčtovány díky rušené uzávěrce skladu (tj. takové, na kterých rušená uzávěrka dopočítala všechny chybějící skladové ceny, všechny řádky takových dokladů uzavřela, tedy bylo možno je zaúčtovat a uživatel je zaúčtoval). Pokud je mezi mazanými doklady v účetnictví některý označen jako auditovaný, nelze jej smazat a tudíž ani nebude možné uzávěrku zrušit, což systém oznámí. Pokud přesto potřebujete uzávěrku zrušit, musíte nejprve příslušné doklady v účetnictví odauditovat.

Pokud k rušené uzávěrce existují skladové doklady, které již byly zaúčtovány a jsou označeny příznakem Audit (tudíž je nelze mazat), program takovou uzávěrku nezruší, jelikož takové doklady nebude možno odúčtovat a nastavit na nich příznak Neuzavřeno.

Pokud parametr Povoleno zaúčtování oceněných (neuzavřených) skladových dokladů má hodnotu Ano, rušení skladových uzávěrek (poslední nebo vybraných) nezpůsobí zrušení zaúčtování všech skladových dokladů, které do rušené uzávěrky spadají - již zaúčtované doklady i po zrušení uzávěrky zaúčtované zůstanou.

Pokud byla provedena skladová uzávěrka, existují jistá omezení na opravy a mazání skladových dokladů.

Opravy:

  • Doklady, které jsou uzavřeny - Tyto doklady již byly zahrnuty do výpočtu skladových cen, a tudíž na nich nelze opravovat nic, co by mohlo tento výpočet nějak ovlivnit. Povoleny jsou opravy pouze některých vybraných položek jako je např. středisko, zakázka, obchodní případ a projekt na řádcích či jiných, které s uzávěrkou nesouvisí a lze u nich předpokládat, že je bude uživatel potřebovat opravovat i na uzavřených dokladech. Skladové řádky nelze přidávat, ani mazat.
    Dále lze doplňovat šarže/sér. čísla, pokud se jedná o skladovou kartu se šaržemi/sér.čísly.
    Pokud byste potřebovali opravit jiné údaje, museli byste skladovou uzávěrku zrušit a po opravě ji provést znovu.
  • Doklady, které nejsou uzavřeny, ale obsahují alespoň jeden uzavřený řádek - na uzavřených řádcích lze opravovat pouze některé položky (jako např. středisko, zakázka apod.) a k těmto řádkům lze doplňovat šarže, sériová čísla. Jiné opravy nejsou pro ně povoleny. Uzavřené řádky nelze mazat.
  • Doklady, které nejsou uzavřeny a neobsahují žádný uzavřený řádek - z hlediska uzávěrky pro ně neexistuje žádné omezení při provádění oprav, pouze má-li opravovaný doklad datum vystavení nižší než je datum poslední skladové uzávěrky, program na tuto skutečnost upozorní (nicméně povolí takový doklad uložit).

    Pokud doklad nemá ani jeden řádek uzavřen, a přesto jsou na jeho řádcích některé opravy zcela nebo částečně zakázány, je to z jiného důvodu! Důvodem mohou být např. vazby mezi doklady, tj. čerpání (import) jednoho dokladu do jiného, existence inverzních dokladů apod., nebo třída použité skladové karty (např. pro řádky s kartami se šaržemi /sér. čísly existují značná omezení apod.)

    Pokud byl skladový doklad uzavřen, tedy prošel skladovou uzávěrkou, nelze na něm měnit stav.

    Pokud na dokladu opravujete datum vystavení tak, že po opravě by doklad spadal do uzavřeného období některého z použitých skladů na dokladu, pak takovou opravu nepovolí systém uložit. Ovšem pozor na přidávání skladových řádků při opravě, viz dále.

Mazat nelze:

  • Doklady, které jsou uzavřeny
  • Doklady, které nejsou uzavřeny, ale obsahují alespoň jeden uzavřený řádek

Dále platí:

  • Uzavírají se pouze řádky typu "skladové". Skladový doklad bez skladového řádku není samozřejmě možné uzavřít.
  • Uzavřený skladový doklad, který má alespoň jeden neskladový řádek, má při opravě tyto zvláštnosti: ze skladového řádku není možné udělat neskladový a opačně, z neskladového skladový.

    Na přidávání skladových řádků při opravě!!! Pokud opravujete doklad a při opravě přidáte skladový řádek ze skladu, který je již k datu vystavení dokladu uzavřen, pak program na tuto skutečnost pouze upozorní, nicméně vám takový doklad povolí uložit. Proto takovéto druhy oprav provádějte VELMI uvážlivě, jelikož by se vám pak pohyb dostal již do uzavřeného období!!! K této situaci typicky dochází v případě, kdy si vytvoříte doklad bez skladových řádků (doklad obsahující jen neskladové řádky, jak z výše uvedeného plyne, je možné uložit s libovolným datem) a při opravě do něj přidáte skladové řádky ze skladu již uzavřeného k datu vystavení dokladu.

Typicky ve výrobních firmách nastává situace, kdy kdy jeden artikl je vyráběn, ale v některých případech např. při nedostatečné výrobní kapacitě dojde k tomu, že jej firma nakoupí. Jde pak o různou povahu artiklu z pohledu účetního. Ve skladových dispozicích se pak objevují dispozice jak nakoupeného, tak vyrobeného artiklu. Povaha artiklu nakoupeného nebo vyrobeného je uložena automaticky do oceňovací dávky při příjmu na sklad. Pokud se takovýto artikl přijímá na sklad příjemkou, tak na základě vyplněného pole Typ nákup na kartě artiklu systém uloží do oceňovací dávky informaci, že artikl byl nakoupen a jak se o něm bude účtovat (Typ nákup). Podobně pak v případě, že se artikl dostane do skladových dispozic z výroby, je toto do oceňovací dávky zapsáno a účtuje se dle Typu výroba z artiklu.