Věcný obsah, základní pojmy - Servis

Obsah kapitoly:

Základní pojmy a proces servisu

Dále je uvedeno:

S-zakázka a blokové schéma

S-zakázka - V servisních firmách se běžně pracuje s pojmem (servisní) zakázka. Protože v systému IS FLORES je pojem zakázka použit již na něco jiného (ekvivalent obchodního případu a projektu, viz kap. Členění dat za zakázky, obch. případy a projekty), budeme pro rozlišení v dalším textu v modulu Servis používat pojem "s-zakázka" a bude jím myšlena servisní zakázka (v pojetí tohoto modulu ekvivalent záznamu v agendě servisních listů – viz dále).

Základ modulu je stavěn obecně tak, aby byl použitelný pro libovolný typ servisní organizace. Jednotlivé specifické varianty např. Autoservis / Servis elektroniky apod. budou řešeny jako instalační sady doplňující další specifické uživatelské položky a související funkčnost prostřednictvím skriptů a dalších definic.

Zjednodušené blokové schéma modulu Servis:

 

Zpět na obsah / začátek kapitoly

Předměty servisu a Typ servisního případu

Stěžejním číselníkem modulu je číselník Typů servisních případů. V něm se definují typy, které vymezují společné vlastnosti budoucích evidovaných servisních případů. Typ servisního případu určuje především způsob, jakým se bude u s-zakázky zadávat předmět servisu. Může to být:

Podle toho se serv. předmět může zadávat jen textově, nebo výběrem z číselníku servisovaných předmětů, nebo výběrem z číselníku sériových čísel, nebo jen z artiklů s identifikací kusu sér./výr. číslem zadaným z číselníku nebo textově. Z toho tedy plyne, že lze servisovat i předměty, které jste neprodali a které nemáte (a ani nechcete mít) ve sklad. evidenci, stejně tak, jako předměty, které ve sklad. evidenci máte:

  • Pokud chcete servisovat jen předměty, které jste neprodali a které nemáte (a ani nechcete mít) ve sklad. evidenci - zvolíte zadání jen textově nebo z číselníku servisovaných předmětů, kde budou tyto evidovány bez vazby na artikl.
  • Pokud chcete servisovat předměty, které máte ve sklad. evidenci - pak zvolíte zadání odkazem na artikl, příp. na konkrétní sér. čísla, pokud vám postačí údaje k nim evidované ve sklad. evidenci a číselník servisovaných předmětů nemusíte vůbec používat. Pokud si k nim chcete evidovat ještě další údaje, pak zvolíte číselník servisovaných předmětů, kde budou tyto evidovány s vazbou na artikl.

Typ servisního případu na sobě také určuje některé předdefinované údaje, jako jsou řady dokladů, pozice položek ve skladovém menu, výchozí sklady, zda se mají servisované předměty s vazbou na artikl přijímat na sklad atd. Číselník umožňuje především snadné přizpůsobení modulu pro různé implementace, jelikož k typu servisu se mohou vázat i různé vstupní variantní formuláře (které mohou být pro různé servisní případy odlišné a to mnohdy i zásadním způsobem) a podle potřeby může též odlišovat různé procesy dalšího zpracování (řešené např. individuálně skriptováním apod.).

Typů servisních případů může být definováno libovolné množství, ale každý typ má specifikován pouze jeden způsob zadání servisovaného předmětu (tj. v jednom typu servisního případu nelze kombinovat vícero způsobů zadávání servisovaných předmětů). V jedné firmě může být více typů (i když neservisuje vícero věcí) – např. typ Autoservis, pracující s číselníkem vozidel a zároveň typ Reklamace pracující s artiklem a sériovým číslem. Nicméně rovněž platí, že ve většině ostatních číselníkových agend modulu se pak eviduje, k jakému typu servisního případu daný číselníkový záznam patří, a většinou jej nelze použít k jinému. K tomu je třeba při implementaci přihlédnout (zda je výhodnější mít více servisních případů, a k nim vícero číselníkových záznamů, či naopak). Proto definujte typy servisních případů s rozmyslem.

Zpět na obsah / začátek kapitoly

Servisní listy (SL)

Dále je uvedeno:

Servisní listy (SL), závady a servisní operace, odhad ceny servisu

Základním dokumentem evidujícím s-zakázku je Servisní list (SL) evidovaný v agendě Servisní listy. Servisní list zaznamenává předmět servisu, identifikaci klienta, stav předmětu, závady popsané klientem, Identifikace záruční/pozáruční opravy, odhad ceny, žádané servisní operace, které se mají provést, obrázky (např. fotky poškození vozu) a později informace o předání předmětu zpět. Nový SL lze zadat z agendy Servisní listy, ovšem optimální pro příjem servisu je agenda Servisní dispečink.

Způsob zadání předmětu servisu závisí na definici příslušného typu servisního případu, viz Předměty servisu a Typ servisního případu výše. Tedy při příjmu položky do opravy je v agendě dispečinku možné:

  • nalezení existující karty předmětu servisu nebo zadání nové
  • variantně - dohledání skladové položky/sér.čísla (pro nový předmět)
  • variantně – dohledání prodejního dokladu, kterým bylo dodáno - jen pokud se jedná o servisovaný předmět s vazbou na artikl (viz výše Předměty servisu a Typ servisního případu) - viz subzáložky Prodejní doklad, Nákupní doklad
  • rychlé zobrazení předchozích oprav (předchozích SL)
  • kontrola, že pro daný předmět servisu neexistuje už jiný dosud neuzavřený servisní list

Identifikace závady: Závady a servisní operace je možno popisovat jak textově, tak variantně výběrem předem připravených položek z odpovídajících číselníků (číselník Servisní závady, číselník Servisní operace, přičemž číselník operací podporuje evidenci odlišných variant pro různé modely servisovaných předmětů). Závady a serv. operace mezi sebou mohou být provázány, takže zadání závady z číselníku do servisního listu může automaticky implikovat seznam servisních operací vedoucích k opravě závady.

Každá servisní operace definovaná v číselníku, resp. zadaná na montážním listu obsahuje kolekci řádků - položek servisní operace, které mohou být typu:

  1. Práce - zadávaná jen textově nebo odkazem na artikl
  2. Materiál - zadávaný odkazem na artikl
  3. Zařízení - zadávané odkazem na roli (nepersonální)
  4. Text s částkou - k dispozici jen pro ruční zadání v montážním listu

Obsahuje tedy seznam všeho potřebného k vykonání servisní operace (nutné servisní operace a potřebné díly). Obsahuje i předběžné ceny, zadané ručně nebo dohledané v hlavním ceníku (pokud se jedná o položku s odkazem na artikl) a sazby DPH. Tyto údaje se pak použijí pro sestavení předběžné ceny na servisním listu (jedná-li se o případ, kdy se na SL závada zadává výběrem z číselníku závad) a pro předvyplnění cen na montážní list.

Odhad ceny a určení termínu vyřízení na SL: odhad ceny servisu buď vyplyne ze zadaných požadovaných servisních operací (jsou-li závady a operace zadávány výběrem z číselníku, viz výše) nebo ji stanoví přijímací technik a zadá z ruky.

Při příjmu předmětu do servisu vyplní přijímací technik s klientem servisní list, vytiskne ho (např. ve formě smlouvy/příjemky do opravy) a po jeho potvrzení příjem končí. Variantně vystaví zálohový list / účtenku jako doklad o zaplacení zálohy na stanovenou část z celkové částky.

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Možnosti vytvoření servisního listu (SL)/příjmu předmětu do servisu

  • pomocí funkce Nový v agendě Servisní listy
  • ručně pomocí funkce Zahájit nový SL v liště navigátoru servisních listů v agendě Servisní dispečink pro jednotlivé servisované typy

Servisní listy jsou koncipovány jako doklady. Tedy každý zadaný servisní list je identifikován řadou dokladů, číslem, obdobím, do něhož byl vystaven.

V rámci vytvoření servisního listu (SL) a příjmu předmětu do servisu může automaticky vzniknout odpovídající doklad na příjem předmětu. Jaký doklad to bude, závisí na typu servisního případu a jeho nastavení (viz položky Přijímat servisovaný předmět na sklad a Příjem předmětu realizovat dokladem):

  • skladová příjemka (PR) do agendy Příjemky
  • převodka výdej (PRV) do agendy Převodky výdej a k ní odpovídající převodka příjem (PRP) do agendy Převodky příjem  (na převod předmětu na servisní (reklamační sklad), kde má být tento servis evidován)
  • vratka (VR) do agendy Vratky

A to, je-li zadána vazba na konkrétní artikl. (Lze ji zadat v závislosti na typu servisního případu buď přímo na SL (viz položka Artikl (StoreCard_ID)) nebo v údajích servisovaného předmětu (viz položka Artikl (StoreCard_ID)).

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Příjem zálohy na s-zakázku (SL)

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Stavy SL

Stavy servisního listu si lze definovat v číselníku Uživatelské stavy a přechody mezi uživatelskými stavy v číselníku Přechody mezi stavy.

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Montážní listy (ML)

Dále je uvedeno:

Montážní listy (ML), zpřesnění operací a rozdělení na pracoviště/techniky, kooperační ML, zadání reálného stavu

K provedení požadovaných servisních operací vytváří dílenský mistr (nebo v jednodušších provozech přímo přijímací technik) přidělení s-zakázky nebo její části jednotlivým mechanikům. Zvláštní variantou je kooperace, tedy zadání zakázky externímu dodavateli. Za tímto účelem vznikají k již uloženému servisnímu listu montážní listy (jeden nebo více), přičemž každý montážní list je určen jednomu pracovišti/dílně (potažmo vybraným konkrétním technikům z daného pracoviště) nebo jednomu kooperačnímu subdodavateli - pak se jedná o tzv. kooperační ML (na takovém ML je zatržen příznak Kooperace a místo výdeje materiálu se na něm provádí výdej/příjem do/z kooperací, viz dále). Montážní listy jsou evidovány v agendě montážních listů, ale lze je k jednotlivým servisním listům sledovat rovněž v agendě servisních listů.

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Možnosti vytvoření ML

ML lze vytvořit:

  • pomocí funkce Změna stavu v agendě Servisní listy
  • pomocí funkce Nový ML v záložce Montážní listy v agendě Servisní listy

Montážní listy jsou koncipovány jako doklady. Tedy každý zadaný montážní list je identifikován řadou dokladů, číslem, obdobím, do něhož byl vystaven, ale s tím, že nejsou vystavovány v samostatné řadě dokladů (i když typ dokladů Montážní list (MON) je a musí být zaveden), ale jsou identifikovány řadou dokladů "svého" servisního listu a pořadovým číslem.

S montážními listy se pracuje podobně jako s doklady, ale s tím, že nejsou vystavovány v samostatné řadě dokladů (i když typ dokladů Montážní list (MON) je a musí být zaveden), ale jsou identifikovány řadou dokladů "svého" servisního listu a pořadovým číslem.

Na montážní list se do jeho řádek přenesou položky servisních operací ze servisního listu (pokud zde byly zadány), případně je možno je zadat a doplnit další ručně (tj. provést zpřesnění / doplnění servisních operací na ML podle zjištěného stavu).

Řádky ML obsahují opět položky typu práce, materiál, zařízení nebo text s částkou. Vytištěný ML je pro mechanika zadáním, co má s daným předmětem dělat, jaký materiál a zařízení bude potřebovat. S montážním listem přichází mechanik za skladníkem a fasuje potřebný materiál, vzniká standardní skladový doklad výdejky ze skladu (výdejka evidovaný v agendě výdejek (VY)).

Kooperační ML umožňuje evidovat, zda byl vydán do kooperace či zda je z ní již vrácen. Pokud se jedná o servisovaný předmět s vazbou na artikl, pak při výdeji a vrácení do kooperace mohou vznikat skladové doklady charakteru převodek (převodka výdej (PRV) a převodka příjem (PRP)). Adekvátně je tomu při příjmu zpět z kooperace. Tudíž na skladu, který je vyčleněn jako "kooperační sklad" (pokud si takový vyčleníte), lze pak sledovat, jaké skladové položky jsou aktuálně v kooperaci u subdodavatelů. Pomocí definic vlastních tiskových sestav (nad převodkami, příp. přímo nad montážními listy) si lze pak vytisknout např. výstup typu předávací protokol do kooperace apod.

Jednotliví mechanici jsou přidělováni na montážní listy z číselníku rolí, který může být vhodně filtrován přiřazením rolí k servisní odbornosti a k servisnímu pracovišti/dílně. Servisní operace může vymezovat, jaká odbornost je k danému úkonu potřeba. Pracovištěm lze vymezit množinu osob pro něj dostupných.

Modul neřeší problematiku kapacitního plánování, t.j. optimalizaci přidělování techniků/zařízení k jednotlivým serv. zakázkám. Přidělení provádí obsluha ručně.

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Stavy ML, výdej materiálu a kooperací, vrácení materiálu a příjem z kooperací, stavy kooperací, skutečně odpracovaný čas

Stavy montážního listu si lze definovat v číselníku Uživatelské stavy a přechody mezi uživatelskými stavy v číselníku Přechody mezi stavy.

Výdej materiálu a zaznamenání reálného stavu na ML:

Pokud je pro opravu/montáž podle daného ML potřeba nějaký materiál, pak je třeba si zajistit výdej materiálu ze skladu.

Možnosti provedení výdeje materiálu:

K vlastnímu výdeji slouží agenda Výdej materiálu a kooperací, kterou lze vyvolat rovnou z agendy daného ML funkcí Vydat materiál. V agendě Výdej materiálu a kooperací se vlastní výdej provádí funkcí Vydat ze skladu. Lze zde vydat materiál i hromadně na více označených ML najednou. Tj. lze vystavit jednu VY na více ML a to jak na více ML patřících k jednomu servisnímu listu (SL), tak na více ML patřících k více různým SL.

Na vyskladněný materiál vznikne v závislosti na režimu fakturace zvoleném ve firemním parametru Režim fakturace servisních listů:

  • buď výdejka ze skladu ve formě standardních výdejek (VY)

    Pro případ, že se má při výdeji vystavovat VY a daná VY již existuje (byla vytvořen jiným způsobem dříve), je v agendě ML v rámci funkce Vydat materiál k dispozici podfunkce Importovat existující výdejku. Pak se nová VY netvoří, ale jen se provede svázání existující VY s příslušným ML.

  • nebo převodka výdej (PRV) a převodka příjem (PRP) s tím, že je materiál jen převeden ze skladu materiálu (nastavuje se na Typu servisního případu, viz Sklad materiálu (MaterialStore_ID)) do příslušného skladu určeného pro takto vydaný materiál (nastavuje se v údajích pracoviště a to buď pro pracoviště jako celek, viz Sklad pro výdej (Store_ID) nebo pro jednotlivé role techniků pracujících na daném pracovišti), odkud je vyskladněn až později při fakturaci servisního listu (SL).

Doklady vznikají v řadách nastavených v definici příslušného typu servisního případu.

Doklady nevznikají na řádky v režimu přefakturace.

Z agenda Výdej materiálu a kooperací můžete dle potřeby na materiál požadovaný na ML rovnou odtud vystavit objednávku vydanou (OV) (funkcí Objednat), provádět rezervace (jedna z možností, jak vytvářet a rušit rezervace skladových položek) nebo rovnou odtud zadat skladovou příjemku (PR) (funkcí Přijmout na sklad).

Vrácení materiálu

Po ukončení prací může být potřeba vrátit nespotřebovaný materiál.

Možnosti provedení vrácení materiálu:

Na vrácený materiál vznikne v závislosti na nastavení firemního parametru Režim fakturace servisních listů:

  • vratka do skladu ve formě standardních vratek výdejek (VR)
  • převodka výdej (PRV) a převodka příjem (PRP) s tím, že je materiál jen převeden z příslušného skladu určeného pro takto vydaný materiál (nastavuje se pro roli daného technika nebo pro servisní pracoviště) zpět do ze skladu materiálu (nastavuje se na Typu servisního případu, viz Sklad materiálu (MaterialStore_ID)).

Výdej kooperací a příjem zpět z kooperací

Pokud se jedná o kooperační ML, pak odpovědný pracovník (typicky "odpovědná osoba" za daný ML) provede výdej do kooperací.

Možnosti provedení výdeje do kooperací a příjmu zpět z kooperací:

K tomu rovněž slouží agenda Výdej materiálu a kooperací, kterou lze pro kooperační ML vyvolat rovnou z agendy daného ML funkcí Kooperace. Kooperační ML se nachází ve stavu kooperace K výdeji. V agendě Výdej materiálu a kooperací se vlastní výdej do kooperací provede funkcí Výdej. Na ML se zaznamená datum vydání a změní se stav kooperace na hodnotu Vydáno. Po navrácení z kooperace se provede vrácení funkcí Příjem zpět. Na ML se zaznamená datum návratu a změní se stav kooperace na hodnotu Vráceno zpět.

Pokud se jedná o servisovaný předmět s vazbou na artikl (viz výše Předměty servisu a Typ servisního případu), pak se při výdeji do kooperace a vrácení zpět vytváří doklady skladových převodek: převodka výdej (PRV) a převodka příjem (PRP) pro převod servisovaného předmětu ze skladu, na který byl přijat při příjmu do servisu, do kooperačního skladu (nastaveného v definici typu serv. případu) a naopak při příjmu zpět z kooperace.

Ve skladu vyhrazeném jako kooperační pak lze mj. sledovat, které servisované předměty jsou aktuálně v kooperaci.

Stavy kooperací:

Zadání odpracovaného času a dalších údajů na ML

Po ukončení prací pracovník na ML dále doplní:

  • skutečně odpracovaný čas
  • poznámky o průběhu opravy
  • doporučení pro příští servis (daný text se bude zobrazovat při zadání příští nové s-zakázky)

    Tip: Skutečně odpracovaný čas si lze na ML zadávat i průběžně. Dokud není nastavena položka Hotovo (IsDone), bere se skutečně oprac. čas jako zatím nezadaný (neúplný) bez ohledu na to, kolik času již bylo zadáno coby odpracovaného oproti času plánovanému.

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly
 

Uzavření s-zakázky

Dále je uvedeno:

Uzavření SL, vyúčtování s-zakázky (SL)

Pokud jsou montážní listy k danému SL ukončeny, je možno SL uzavřít, resp. převést ho do stavu Vyřízeno. To se děje buď funkcí Změna stavu na SL nebo funkcí Vyřídit na subzáložce Platby a faktury daného SL. Takový SL je možné následně vyfakturovat (čímž dojde ke změně stavu SL na stav Fakturováno.

Budeme mluvit o vyúčtování resp. o "vyfakturování" s-zakázky resp. SL, ačkoli příslušné vyúčtování nemusí nutně vést k vystavení faktury.  "Fakturačním" dokladem zde může být i samotná účtenka. Viz dále Možnosti vyúčtování SL (fakturace jednotlivě/souhrnně, vznikající fakturační a skladové doklady, přefakturace).

Záznamy o fakturaci navazují na servisní listy. Co už bylo fakturováno (resp. zaplaceno hotově), se pamatuje na každém SL, tyto údaje se nijak průběžně nevysčítávají z existujících dokladů. Z toho plyne, že fakturovat SL lze pouze přímo z modulu Servis. Pokud se provede fakturace odjinud, např. přímým vystavením faktury v agendě faktur, servisní list o tom "nebude vědět". To platí i naopak, tj. pokud by se provedla oprava či vymazání již vystaveného dokladu na vyúčtování servisu, např. opravou či přímým vymazáním faktury v agendě faktur, servisní list o tom "nebude vědět". Proto je mazání takových dokladů možné pouze z modulu Servis (v agendě faktur/pokladních účtenek možné není) a opravy takových dokladů v jejich agendách jsou povoleny jen v omezené míře.

Je-li tedy servisní oprava hotova, následuje:

  • vystavení koncových dokladů klientovi
    • rekapitulace a příp. doplnění servisního listu (např. doplnění poznámky s doporučením příštího servisu, pokud tak nebylo učiněno již dříve přímo opravujícím technikem na ML, viz výše),
    • uzavření SL (převod do stavu Vyřízeno)
    • vyúčtování SL - vystavení faktury/účtenky, se zohledněním případných předem přijatých záloh na s-zakázku (viz dále Způsoby fakturace položek ML a Možnosti vyúčtování SL)
  • vrácení (vydání) opraveného předmětu klientovi (viz dále Možnosti vydání předmětu zpět klientovi)
  • variantně finanční bilance celé s-zakázky, tj. pro vlastní potřebu vyhodnocení nákladovosti (viz funkce Bilance)
  • v případě, že se sleduje u předmětu záruka, aktualizuje se datum prodloužené záruky o dobu, kdy byl předmět v opravě

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Způsoby fakturace položek ML a info, jak byla s-zakázka vyřízena

U jednotlivých položek lze volit různé způsoby, jak danou položku s-zakázky vyfakturovat (např. s ohledem na záruční/pozáruční opravy se položka klientovi nefakturuje). Proto je jedním z údajů řádků ML položka Způsob fakturace (ToInvoiceType) zadávaná v zadávacím formuláři položek pro jednotlivé typy položek (řádků) ML.

Příklad voleb nabízených k výběru v položce Způsob fakturace

  • K fakturaci - položka se přenese do fakturačního dokladu v ceně uvedené na ML
  • Zdarma-nefakturovat (bonus) - položka se přenese do fakturačního dokladu, ale v nulové ceně. Určeno pro položky typu "dárky zdarma", různé bonusy klientovi za věrnost, v rámci různých akcí apod. Do fakturačního dokladu se přenáší z reklamních důvodů, aby klient byl informován, že takový bonus dostal.
  • Zdarma-v rámci záruky (spotřeba) - položka se přenese do fakturačního dokladu, ale v nulové ceně. Volba se nabízí pouze tehdy, jedná-li se o záruční opravu (viz položka Záruční oprava na SL).
  • Výměna vadného dílu v rámci záruky - položka se přenese do fakturačního dokladu, ale v nulové ceně. Na položku se vytvoří v rámci fakturace převodka na reklamační sklad. Volba se nabízí pouze tehdy, jedná-li se o záruční opravu (viz položka Záruční oprava na SL).

Způsob fakturace nastavený u jednotlivých položek na ML lze následně ještě pozměnit při fakturaci v rámci samotného průvodce fakturací servisního listu pomocí funkce Změna fakturace. Jak bylo řečeno v popisu průvodce, případná změna fakturace se promítne zpět na ML.

Na zvoleném způsobu fakturace závisí, jak byla s-zakázka vyřízena:

  • Zatím neřešeno - pro řádek ML dosud nefakturovaný
  • pro již vyfakturovaný řádek ML
    • K fakturaci => Vyfakturováno (fakturou nebo účtenkou)
    • Zdarma-nefakturovat (bonus) => Vyskladněno (nefakturuje se)
    • Zdarma-v rámci záruky (spotřeba) => Vyskladněno (nefakturuje se)
    • Výměna vadného dílu v rámci záruky => Převedeno na reklamační sklad (PRV)
  • Byl-li řádek ML již vyfakturován, pak se informace o způsobu vyřízení zobrazuje v řádcích ML v položce Jak fakturovat.

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Možnosti vyúčtování SL (fakturace jednotlivě/souhrnně, vznikající fakturační a skladové doklady, přefakturace)

Fakturace jednotlivě/souhrnně

Jednotlivé s-zakázky (SL) lze fakturovat:

  • buď jednotlivě - tj. po jednotlivých SL. Tento způsob umožňuje volit, jaký fakturační doklad má vzniknout (vyúčtování SL na fakturu nebo za hotové, viz dále Vznikající fakturační doklady).
  • nebo souhrnně - tj. lze provádět fakturaci souhrnně plátci SL v domluveném intervalu (např. 1x za měsíc). Lze realizovat i vyúčtování pro úhrady pojišťovnou, tj. vystavení fakturačního dokladu na pojišťovnu. (Při tomto způsobu vzniká vždy faktura, viz dále Vznikající fakturační doklady.)

Způsob platby (jednotlivě/souhrnně) se nastavuje v hlavičce SL v položce Způsob platby (PaymentType). Způsob platby nastavený na SL lze následně ještě pozměnit při uzavírání SL v rámci funkce Uzavřít v záložce Platby a faktury daného SL. Jak bylo řečeno v popisu funkce, případná změna způsobu platby se promítne zpět na SL.

Vyúčtování lze vyvolat:

Vznikající fakturační doklady:

Jaké doklady mohou vzniknout, závisí na tom, zda se fakturuje jednotlivě nebo souhrnně:

  • Při fakturaci jednotlivě - Zde je možností více podle toho, jaký způsob úhrady se zvolí v rámci samotného průvodce fakturací servisního listu takto fakturovaných SL:
    • Na fakturu (úhrada na bank. účet s odpočtem příp. zálohy) - Pak bude vystavena nová Faktura vydaná (FV). Jedná se o jednu z možností vystavení nové FV. Pokud existují k danému SL přijaté zálohy (viz výše příjem zálohy na danou s-zakázku (SL)), pak se automaticky provede i zúčtování těchto zálohových listů vydaných (ZLV) do vystavené FV a to až do výše FV, ale samozřejmě max. do výše částky zálohy předepsané na ZL. Jedná se o jednu z možností, jak provést zúčtování ZLV do FV. Úhrada zbývající části FV se provede později (typicky bankovním převodem (BV)), přičemž tato úhrada se zadá běžným způsobem mimo modul Servis jako jakákoliv jiná úhrada běžných faktur.
       
    • Na fakturu s úhradou hotově (s odpočtem příp. zálohy) - Obdobně jako v předchozím případě vznikne nová Faktura vydaná (FV) se zúčtováním případných přijatých záloh, ale zde s tím rozdílem, že se vytvoří navíc doklad na úhradu zbývající části FV hotově. Přičemž pomocí firemního parametru K platbě v hotovosti využívat modul POS lze zvolit, zda se na platbu FV v hotovosti má vystavit Pokladní příjemka (PP) modulu Pokladna nebo zda se úhrada faktury má provést na pokladního kase či dotykové kase modulu Maloobchodní prodej, kdy vznikne doklad Příjem do pokladního místa (PPP), který bude platbou FV (více viz popis Prodeje s využitím záloh/faktur). Vzniklý doklad PP resp. PPP bude standardně uveden v subzáložce Platby dané FV. Jedná se o jeden z možných způsobů zadání nové platby dokladu.
       
    • Hotově účtenkou do pokladny - Pak bude vystavena samotná Pokladní příjemka (PP), tj. bez faktury a bez zúčtování případných záloh. Jedná se o jednu z možností vystavení nové PP. PP v tomto případě nebude platbou nějakého jiného dokladu, ale bude plnohodnotným daňovým dokladem nahrazujícím fakturu.

      Tuto volbu nepoužívejte, pokud jste na SL přijali zálohu a chcete ji odpočítat, protože pokladní příjemka z principu nepodporuje zúčtování záloh (k tomu je určena faktura). Tato možnost není ani určena pro platby prováděné přes kasy Maloobchodního prodeje.

     

  • Při fakturaci souhrnně - Zde dokladem vystaveným na vyúčtování SL je pouze faktura vydaná (FV). Předpokládá se, že její úhradu klient provede později (typicky právě bankovním převodem), přičemž úhrada této faktury se v systému IS FLORES zadá běžným způsobem mimo modul Servis jako jakákoliv jiná úhrada běžných faktur.

Vznikající skladové doklady:

Zda budou při fakturaci vznikat také doklady na expedici ze skladu (výdejky), závisí na tom, jak je nastaven firemní parametr Režim fakturace servisních listů.

Viz též Možnosti provedení výdeje materiálu.

Doklady na expedici ze skladu nevznikají na řádky v režimu přefakturace.

 

Přefakturace:

Rovněž lze realizovat tzv. přefakturaci. Podstata spočívá v tom, že se při přefakturaci neprovádí vyskladnění materiálu z vlastních skladů a ani práce (pokud používáte na práci artikly) ze skladu. Proto režim přefakturace využijete tehdy, pokud potřebujete fakturovat servis, ale nemá se přitom expedovat materiál či práce z vašeho skladu.

Typicky se jedná o případ zprostředkování servisní zakázky , kdy fakturuje jedna organizace, ale vlastní servisní zakázku provádí někdo jiný (který koncovému odběrateli nefakturuje), přičemž fakturující organizace ani nemusí se servisovaným předmětem přijít do styku (tj. nepřijímá ho na sklad v rámci servisní zakázky, nevydává ho následně do "kooperace", jenom např. na základě nějaké smlouvy jej servisuje, přičemž vlastní servis (např. vč. dodání materiálu) provede někdo jiný.

Režim přefakturace musí být povolen ve firemním parametru Režim fakturace servisních listůUmožnit režim zprostředkování servisní zakázky (přefakturace). Pak jsou na ML k dispozici položky, pomocí nichž lze nastavit, že daný ML resp. jeho vybrané řádky jsou "přefakturační" a příp. i ceny, za jaké se bude přefakturovávat:

  • položka Přefakturace (zadávat na řádcích) (AllowIntermediation) na hlavičce ML, která ovlivňuje zpřístupnění dalších položek
  • položka Přefakt. marže (CooperationSurcharge) na hlavičce ML
  • položky Přefakturace (nevyskladňovat)(Intermediation) v řádcích ML typu materiál, práce nebo zařízení (u ostatních nemá přefakturace význam)

    Tato může být dostupná samostatně i případě, že položka Přefakturace (zadávat na řádcích) (AllowIntermediation) v hlavičce ML není zatržena, má-li uživatel přístupové právo Vždy editovat příznak přefakturace v řádcích. Pak umožní speciální využití režimu přefakturace, kdy se se nezadávají ceny/marže pro přefakturaci, ale pouze se zatržením položky na řádku způsobí, že se daný řádek ML nevyskladňuje ze skladů.

  • položky Jedn. cena subdodavatele v řádcích ML typu materiál, práce nebo zařízení

Přefakturaci lze tedy nastavit i po jednotlivých položkách (řádcích) ML. Tzn., že na jednom ML lze kombinovat řádky, které se vyskladňovat mají, s řádky, které se ze skladu vydávat nebudou. Dále pak lze na ML zadat procento přefakturační "marže" v procentech a jedn. cenu subdodavatele. Vlastní cena, za kterou se bude fakturovat, se vypočte a vyplní z této ceny připočtením zadané procentní přefakturační marže. Výpočet je <cena subdodavatele> * (100 + <procento marže>).

Položka v údajích ML se jmenuje na přání uživatelů "marže", ale nejde o marži vzhledem k definici marže jako takové. Jedná o procento, které je třeba přičíst k ceně dodavatele, abychom získali cenu prodejní. Výsledná marže zobrazovaná poté v panelu bilance zakázky je zobrazována k základu prodejní ceny, tudíž bude samozřejmě vycházet jinak. Např. připočtením 10% k ceně dodavatele vznikne přidaná hodnota 9,1% z výsledné ceny prodejní (a ne očekávaných 10%). Což je správně, přestože je to možná na první pohled neočekávané.

Marže v %= 100*(P-N)/P, kde P je prodejní cena a N je cena nákupní, resp. skladová. Pokud má být prodejní cena o 10% vyšší než cena nákupní, pak platí, že P=1,1N. Dosadíme-li toto do vzorce pro marži, pak získáme: marže %= 100*(P-N)/P = 100* (1,1N-N)/1,1N = 100*(1,1-1)N/1,1N = 100* 0,1/1,1 = 100* 0,091 = 9,1%

Platí:

  • přefakturační řádky materiálu:
  • přefakturační řádky práce:
    • na řádky práce zadané odkazem na artikl se v žádném případě nevystavuje výdejka (zatímco na běžné řádky práce zadané artiklem ano)

Dále platí:

  • Uživatel, který chce použít režim přefakturace, musí mít příslušná přístupová práva, aby mohl zmíněné položky použít (viz popis dostupnosti výše zmíněných položek v detailu ML).
  • Do bilance vstupují přefakturaní řádky nákladově zadanou cenou dodavatele.
  • Do fakturace SL vstupují materiálové řádky přefakturace v plánovaném množství, přestože vyskladněné množství je nulové (zatímco běžné řádky vstupují v množství <vydáno> mínus <vráceno>).

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Možnosti vydání předmětu zpět klientovi

Vydání lze provést:

V rámci vydání předmětu servisu zpět klientovi může automaticky vzniknout odpovídající doklad na výdej předmětu. Jaký doklad to bude, závisí na typu servisního případu a jeho nastavení (viz položky Přijímat servisovaný předmět na sklad a Příjem předmětu realizovat dokladem):

  • skladová výdejka (VY) do agendy Výdejky - jako inverzní doklad k PR vytvořené při příjmu předmětu při vystavení SL
  • převodka příjem (PRP) do agendy Převodky příjem a k ní odpovídající převodka výdej (PRV) do agendy Převodky výdej - jako inverzní pohyb k převodu vytvořenému při příjmu předmětu při vystavení SL
  • skladová výdejka (VY) do agendy Výdejky - jako další nový výdej klientovi

A to, je-li zadána vazba na konkrétní artikl. (Lze ji zadat v závislosti na typu servisního případu buď přímo na SL (viz položka Artikl (StoreCard_ID)) nebo v údajích servisovaného předmětu (viz položka Artikl (StoreCard_ID)).

Zpět na obsah / začátek kapitoly / začátek podkapitoly

Přizpůsobitelnost různým typům servisu

Problematika servisu je řešena obecně, aby byla použitelná na servis jakéhokoliv typu zboží (ať už vlastního nebo cizího) a přitom maximálně definovatelně, aby se dala pomocí nastavení a doplňujících definic využít i pro specifické aplikace, jako je např. autoservis.

Aby toto mohlo být splněno, jsou pro zadávání údajů v tomto modulu hojně využívány variantních vstupní formuláře. Definice ale netřeba provádět od začátku, můžete využít dodávaných instalačních sad připravených pro specifické typy servisu nebo je možno si jejich přípravu objednat na míru.

Pevné a variantní vstupní formuláře

V agendách servisu se na vstupních formulářích vyskytuje typicky kombinace pevných prvků a variantních vstupních formulářů pro zadávání údajů dané agendy.

Variantními formuláři jsou řešena v podstatě všechna místa, kde uživatel zadává nějaké položky. Tyto vstupní formuláře jsou plně uživatelsky definovatelné, přičemž výrobcem jsou dodávány vzory vycházející z dodávaných položek. Pokud však uživateli některé z dodávaných variantních formulářů nevyhovují (např. nezadává všechny položky na nich umístěné, zadává je v jiném pořadí, příp. má nadefinované nějaké vlastní definovatelné položky k daným agendám) může si přímo v agendě (kde se daný formulář vyskytuje) libovolně nadefinovat vlastní.

Pevnými formuláři resp. pevnými prvky uživatelsky neměnnými jsou řešena místa, kde uživatel položky nezadává, ale která slouží jen pro prohlížení - např. různé formy gridů (seznamů). je řešeno typicky zadání základních či jiných hlavičkových údajů daného záznamu a zadání souvisejících záznamů kolekcí (např. nároky na daň. odpočty, zvýhodnění a slevy k zaměstnanci, svěřené pomůcky apod., dále viz Základní struktura dat). Vzhled pevných formulářů, tj. obsažené položky, jejich rozmístění atd. nelze uživatelsky nijak měnit.

Úprava vstupních formulářů je místem možné optimalizace rychlosti zadávání dat !!!

Zpět na obsah

Co je třeba k provozu Servis

Nezbytnou podmínkou pro provoz servisu je, aby byla tato část systému nainstalována a licencována.

  • Servis je instalován samostatně - viz Instalovatelné součásti.
  • Servis je licencován samostatně - viz Licencované celky (licencované moduly a vlastnosti).

Zpět na obsah