Importy (čerpání) dokladů v rámci IS FLORES obecně

Pokud mluvíme o importech v souvislosti s IS FLORES, můžeme mít obecně na mysli:

importy přes otevřené rozhraní - slouží ke komunikaci IS FLORES s jinými SW a k přidávání záznamů (již hotových dokladů apod.) do databáze IS FLORES z vnějšku.
importy dokladů mezi dvěma různými ERP systémy (buď mezi dvěma systémy IS FLORES, viz B2B exporty (do XML) a B2B importy anebo obecně mezi systémem IS FLORES a jiným ERP systémem, viz B2B export do ISDOC vydaného a ISDOC přijatý a kap. elektronická fakturace - přijetí dokladu ISDOC)
importy jednoho dokladu do druhého v rámci IS FLORES - tj. vystavování jednoho dokladu podle jiného, čerpání jednoho dokladu do jiného, vazby mezi těmito doklady atd.

Posledně jmenovanými se budeme zabývat v této kapitole. V dalším textu naleznete:

Výhody vzájemných importů/čerpání dokladů

Jelikož v celém systému IS FLORES je podporována maximální provázanost dat, je možné při vytváření dokladů využít možnosti importovat doklady, které se k němu váží a byly vystaveny již dříve. Z těchto dokladů je možné přebírat údaje jednak do hlavičky nově vytvářeného dokladu a jednak do jeho řádků (do Obsahu vystavovaného dokladu). Tím je zajištěna jednak provázanost jednotlivých dokladů a jednak minimalizace nároků na čas uživatele.

Zmíněná možnost "přetáhnout" nějaký doklad do jiného dokladu většinou i souvisí s případnou následnou vazbou, tj. ve většině případů si přetažený doklad "na sobě pamatuje", že byl někam začleněn a kam, a z toho dále plyne neopakovatelnost těchto akcí pro tentýž doklad, možnost sledovat tyto vazby a "vyčerpanost" importovaných dokladů apod. Dále existují i importy, které slouží pro pouhé rychlé vystavení dokladu podle jiného, tj. předvyplnění položek, zde pak vazba mezi nimi nevzniká (např. objednávka přijatá do objednávky vydané) a tudíž u nich je opakovatelnost možná.

Dále zmíněné vzájemné importy dokladů lze u agend, které takovou možnost podporují, provést většinou buď vystavením Nového dokladu podle existujícího (typicky jako jedna z možností v rámci funkce Nový v dané agendě) anebo je k dispozici funkční tlačítko Import (dostupné typicky v rámci editace vytvářeného dokladu). Případně jsou k dispozici speciální funkce pro vytvoření následného dokladu v rámci procesní tvorby dokladů (typicky v záložce Seznam zdrojového dokladu nebo v záložkách X-vazby). U některých agend existuje více možností (např. do faktury můžete importovat výdejku, objednávku přijatou, zúčtovat zálohový list, ...), u některých existuje možnost jediná. U některých agend je tato možnost navíc i na speciálních záložkách (např. záložka Zálohy u faktur, nebo záložky Výdajů pořízení a Účelů výdaje, kde lze rovněž čerpání i zadávat). Obdobně viz popisu funkcí v jednotlivých agendách.

Importy (čerpání) hlavičkových a řádkových údajů z jednoho dokladu do jiného

Výčet možných vzájemných importů (čerpání) dokladů

Import (čerpání) údajů z jednoho dokladu do jiného je podporován u různých dokladů. Někdy se jedná jen o vytvoření nového dokladu podle údajů jiného použitého jen jako vzor, někdy se jedná o import se speciálním významem, který ani jinak provést nejde (např. zúčtování zálohového listu). Podle určité podobnosti můžeme vzájemné importy mezi doklady rozdělit do několika skupin.

První skupina: Zde se typicky importují hlavičkové údaje i řádky, sleduje se počet čerpaný do následného dokladu. Např. se jedná o tyto případy:

Import převodky výdej do převodky příjem
Import nabídky vydané do objednávky přijaté - v rámci procesní tvorby dokladů
Import objednávky přijaté do výdejky nebo přímo import objednávky přijaté (OP) do faktury vydané (FV) resp. do pokladní příjemky, tj. do výdejky vzniklé s touto fakturou resp. pokladní příjemkou. (Pokud je s objednávkou již svázána nějaká výdejka dosud zcela nevyčerpaný do faktury nebo pokladní příjemky, tak zároveň i import této výdejky. Obdobně to platí i pro případné zálohové listy připojené k importované objednávce).
Import výdejky do faktury vydané, resp. výdejky do pokladny příjem
Import vratky do dobropisu faktury vydané, resp. vratky do vrácení pokladního příjmu
Import objednávky vydané do skladové příjemky
Import skladové příjemky do vratek příjemek
Apod.

Druhou skupinu tvoří trochu odlišné případy vzájemných importů údajů mezi doklady (nebo lépe řečeno čerpání jedněch dokladů do druhých):

Import zálohových listů (ZL) neboli zúčtování ZL:

Import zálohového listu vydaného (ZLV) do cílového dokladu (do faktury vydané, ostatního příjmu, dobropisu faktury přijaté). Lze provést buď v subzáložce Zúčtování ZLV, přičemž u faktur přímo funkcí vystavení nové faktury vydané dle ZLV nebo ze subzáložky Zálohy v záložce Detail faktur vydaných.

Import zálohového listu přijatého (ZLP) do cílového dokladu (do faktury přijaté, ostatního výdaje, dobropisu faktury vydané). Lze provést buď v subzáložce Zúčtování ZLP, přímo funkcí vystavení nové faktury přijaté dle ZLP nebo ze subzáložky Zálohy v záložce Detail faktur přijatých)

U zálohových listů se nejedná o klasický import jednoho dokladu do druhého, jelikož zálohový list (tedy zúčtovaná částka zálohy z daného ZL) je platbou cílového dokladu, nikoli částí jejího obsahu. Jedná se tedy vlastně o možnost vystavení např. nové faktury s možností převzít hlavičkové údaje ze zálohového listu, s tím, že zúčtovaná záloha je rovnou připojena jako nová platba dané faktury, což je zohledněno i v jejím tisku. Připojení zálohového listu k faktuře je zúčtováním nezdaněné zálohy.)

Import daňových zálohových listů (DZL):

Import daň.zálohového listu vydaného (DZV) do faktury. Lze provést funkcí Import Daň. zálohového listu do faktury vydané.

Import daň.zálohového listu přijatého (DZP) do faktury. Lze provést funkcí Import Daň. zálohového listu do faktury přijaté.

U DZL se nejedná o klasický import jednoho dokladu do druhého. Zúčtovaná částka zálohy z daného DZL je sice částí jejího obsahu (není platbou cílového dokladu jako je tomu u ZL). Jedná se tedy vlastně o možnost vystavení např. nové faktury s odúčtováním částek, které již byly dříve zdaněny a možností převzít některé hlavičkové údaje z DZL. Importování DZL do faktury je zúčtováním zdaněné zálohy.)

Třetí skupinu tvoří ještě další odlišné případy vzájemných "importů" údajů mezi doklady - zde se jedná o vystavování jednoho dokladu podle jiného, s tím, že daný doklad je použit jako "vzor" pro předvyplnění údajů, ale už se nijak neeviduje, kolik z něj bylo čerpáno do dokladu vystavovaného apod. Např. se jedná o tyto případy:

Import převodky příjem do výdejky
Import zálohového listu vydaného do výdejky
Import objednávky přijaté do objednávky vydané
Import objednávky přijaté do zálohového listu vydaného
Import skladové příjemky do výdejky
Import skladové příjemky do faktury vydané resp. do pokladní příjemky
Import odeslané pošty do pošty došlé a naopak při vystavování nové odeslané pošty podle došlé resp. došlé podle odeslané a dále vystavení odeslané pošty podle libovolných jiných dokladů v systému

U objednávek vydaných a přijatých se rovněž nejedná o import ve smyslu čerpání jednoho dokladu do druhého, ale pouze o předvyplnění údajů (řádkových) objednávky vydané řádky podle vybraných objednávek přijatých, přičemž se mezi nimi nijak neevidují vazby a na objednávkách přijatých se nijak neeviduje již čerpané množství. Obdobně je tomu u importu příjemky do faktury, kdy se jedná v podstatě o předvyplnění údajů faktury ( řádkových a příp. hlavičkových) podle vybrané příjemky.

Čtvrtou skupinou případů vzájemných "importů" údajů mezi doklady mohou být i následující:

Vytváření DRC ke zdrojovému dokladu
Vytváření inverzních dokladů (dobropisy apod.) ke zdrojovým
apod.

Další skupinou jsou vzájemné importy dokladů, kdy se nepřebírají přímo řádky zdrojového dokladu do cílového, ale kromě hlavičkových údajů dochází k čerpání částek, viz dále. Tj. čerpání dokladů do výdajů pořízení resp. inverzně jakožto účelů výdaje. Jedná se vlastně o jednu z možností zadání výdaje pořízení/účelu výdaje:

Import skladové příjemky do faktury přijaté
Import skladové příjemky do pokladní výdejky
Import skladové příjemky do ostatního výdeje

Kromě těchto importů existují ještě jiné možnosti zadání čerpání souvisejících výdajů z nějakých nákupních dokladů do dokladu účelu výdaje (resp. naopak). Viz Možnosti zadání nového záznamu výdaje pořízení resp. inverzně účelu výdaje.

Speciální skupinou jsou pak importy polohovacích dokladů do dokladů skladových. Jedná se vlastně o dodatečné "napolohování" příslušného skladového dokladu. Viz Polohované sklady - obecně.

Obecná pravidla pro vzájemné importy dokladů

Pro vzájemné importy dokladů obecně platí:

Je možné provádět import pouze částí dokladů - jednotlivých řádků, nebo jejich částí (např. jen zadaného počtu apod.), dále viz kap. Importy dokladů, vazby mezi doklady
U první skupiny importů se po volbě importovaného dokladu defaultně neimportují všechny jeho řádky, příp. řádky k importu vybrané, ale jen ty, které jsou dosud importovatelné, tj. takové, které dosud nebyly zcela vyčerpány (importovány) do jiného dokladu stejného typu. V nich můžete ještě provádět změny, tj. např. některý řádek vymazat (tj. do daného dokladu jej neimportovat), změnit importované množství apod. Měnit množství nelze úplně libovolně, záleží na typu agendy, typu importu (import s opravou/bez opravy importovaného dokladu), na tom, zda již řádek byl částečně importován apod. Pokud importovaný doklad již žádné importovatelné řádky neobsahuje, nic se nenaimportuje.
U třetí skupiny importů se neevidují vzájemné vazby mezi doklady, tudíž importují se všechny řádky vybrané k importu a jejich importovatelnost (čerpatelnost) se neposuzuje. Konkrétně viz popis jednotlivých importů.
Z importovaného dokladu lze ve většině případů převzít údaje do hlavičky vystavovaného dokladu (tj. údaje o zvolené firmě, účtech apod.). Pokud se hlavičkové údaje importovaného a cílového dokladu liší, program na tuto skutečnost ve většině případů upozorní s výčtem rozdílných hlavičkových údajů a s možností jejich převzetí.
Pokud budete chtít naimportovat údaje z více dokladů, použijete funkci Import opakovaně, pokud není v dané agendě možnost rovnou naimportovat údaje z více označených dokladů najednou resp. jinak vytvořit doklad podle jiných vybraných.
Podporován je i import uživatelsky definovatelných položek, viz dále.

Čerpání řádků dokladů se týká hlavně čerpání množství, přičemž ty typy řádků, které množství nemají, se čerpají celé. (Interně reprezentováno tak, že řádky typu 0 a 1 mají vždy "množství" 1, které se celé čerpá).

Při opravě dokladů, které čerpají jiné doklady a u nichž je po vzájemném importu evidována mezi nimi vazba, není povoleno opravovat některé položky (např. vybraný artikl apod.)

Importy uživatelsky definovatelných položek

Podporován je i import hodnot uživatelsky definovatelných položek, a to v těchto místech:

U všech dokladů tvořených v rámci procesní tvorby dokladů. (Tj. importují se ze zdrojového importovaného dokladu do cílového.)
Při vytváření výdejky resp. skladové příjemky automaticky spolu s fakturou vydanou resp. spolu s pokladní příjemkou. (Tj. importují se z FV/PP do nové VY resp. PR, i když v tomto případě nejde o import (FV/PP se neimportuje do VY resp. PR).)
Při vytváření vratky výdejky automaticky spolu s dobropisem faktury vydané resp. spolu s vrácením pokladní příjemky. (Tj. importují se z DV/VP do nové VR, i když v tomto případě nejde o import (DV/VP se neimportuje do VR), příp. se mohou importovat už z FV/PP do DV/VP a z nich do nové VR.)
Při vložení makrokarty do skladového dokladu - jedná se o speciální případ, kdy nejde o přenos z jednoho dokladu do druhého, ale o přenos def. položek nadefinovaných pro položky v obsahu makrokarty z řádků obsahu makrokarty do řádků dokladu při vložení makrokarty do daného dokladu.

Definovatelné položky se při vzájemném importu jednoho dokladu do druhého (resp. obecně z jednoho objektu do druhého) přenesou tehdy, je-li splněno následující:

Položky jsou u obou dokladů (resp. obecně u obou objektů) nadefinovány tak, že mají stejný Název položky, Datový typ a mají v definici zatržen příznak Přenos při importech.
Jsou-li tyto podmínky splněny, pak:
- U řádkových položek - Hodnota se přebere vždy přesně tak, jak tam je (tj. i nevyplněná) a uživatel už nijak nemůže ovlivnit, zda ji chce/nechce převzít.
- U hlavičkových položek - U tvorby ZLV podle OP se převezme vždy, uživatel nijak nemůže ovlivnit, zda ji chce/nechce převzít. U procesní tvorby dokladů se hodnota z importovaného dokladu převezme jen tehdy, je-li v průvodci tvorbou dokladu nastaveno převzetí hlavičkových položek z daného dokladu.

Čerpání částek z jednoho dokladu do jiného

Tato vzájemná čerpání částek lze u agend, které čerpání částek z jiných dokladů podporují, provést většinou v samostatné záložce, na které je k dispozici seznam již načerpaných částek z jiných dokladů a kde lze funkcemi na liště navigátoru další čerpání vložit, již vložené vymazat, příp. jej naimportovat z předpřipraveného (např. u majetkových dokladů z agendy souvisejících výdajů apod.).

Dále se na podobném principu zadávají záznamy Souvisejících výdajů dlouhodobého majetku (jako příprava čerpání z faktur přijatých, pokladních výdejek, ostatních výdajů, JSD či DZP). I když zde zatím nejde o realizované čerpání, ale jen o jeho "přípravu", jakýsi záznam o budoucím čerpání. Dále viz význam Souvisejících výdajů.

Obecná evidence čerpaných částek z nějakého dokladu do dokladu jiného se používá tehdy, pokud částka daného dokladu má mít nějaký vztah na jeden či více jiných dokladů, tj. v obecném slova smyslu odkazuje se na jiný doklad.

Příkladem použití může být ve skladu "čerpání" částek příjemky z faktur přijatých. Tedy zaznamenání toho, že přijatá faktura FP-xx se váže určitou částkou k příjemce PR-yy a zároveň třeba také k další příjemce PR-zz jinou částkou a naopak. V modulu Majetku je tato evidence využita např. pro možnost záznamu pořizovacích a přeceňovacích dokladů. Tedy např. v případě pořizovacích dokladů lze zaznamenat, že karta majetku AB má pořizovací doklad Pořízení Majetku PM-zz, který se skládá např. z části přijaté faktury FP-aa a z části přijaté faktury FP-bb.

Agenda čerpání částek z jiných dokladů datově představuje referenční tabulku, ve které jsou zapsány jednotlivé vazby vyjadřující dané čerpání určité částky z dokladu.

Na toto vzájemné čerpání můžeme pohlížet jak ze strany nákupního dokladu, tj. dokladu výdaje pořízení, tak ze strany dokladu, na který byl daný výdaj potřeba (tj. dokladu účelu výdaje). Výčet možných čerpání částek viz Možnosti zadání nového záznamu výdaje pořízení resp. inverzně účelu výdaje.