Procesní tvorba dokladů - Vratka výdejky (VR) → Dobropis faktury vydané (DV)

Jedná se o jednu z možností tvorby dobropisu faktury vydané (DV). Odkud lze vyvolat tvorbu DV a jaké jsou další podmínky pro vytvoření nového DV, viz popis funkce Nový v záložce Seznam agendy Dobropisy faktur vydaných. Co je procesní tvorba dokladů a její význam, viz kap. Procesní tvorba dokladů - obecně. Všeobecný postup viz kap. Procesní tvorba dokladů - Fáze a průvodce tvorbou dokladu.

Zde uvedeme konkrétní údaje k tvorbě dokladu Dobropis faktury vydanépodle dokladu Vratka výdejky:

  • Dobropis vydaný je inverzní doklad k fakturačnímu dokladu. Může být vystaven mj. jako vázaný (tj. s pevnou vazbou na zdrojovou fakturu) nebo jako volný (bez vazby na konkrétní zdrojovou fakturu, např. v případě, že tato byla evidována v předchozím systému apod.). Viz též Typy dobropisů. Pokud se vystavuje DV s vazbou na zdrojovou FV, která měla skladové řádky (tudíž existuje s ní svázaný DL) a dobropisují se tyto skladové řádky (řádky typu 3), pak pro řádky typu 3 k DV je potřeba vystavit odpovídající skladový doklad na vrácení zboží, v tomto případě Vratka výdejky. Pokud taková vratka existuje samostatně (např. DV byl z nějakého důvodu vymazán, ale vratka zůstala), je možné ji znovu použít a vytvořit dle ní DV patřící k nějaké faktuře a vazby FV+DL-DV+VR opět vytvořit. K tomu slouží tento průvodce.

Tudíž nejdříve je nutno mít fakturu, k níž má být dobropis vystavován. Dále viz popis funkce Nový v záložce Seznam agendy DV. Poté je již možno pokračovat tvorbou dobropisu podle vratky (resp. s importem vratky) výběrem vratky. Nelze samozřejmě vybrat libovolnou vratku, ale jen z těch, které systém v danou chvíli nabízí. Jaké nabízí, je popsáno podrobněji dále. Zde lze jen stručně říci, že vratka "ví", k jakému dodacímu listu patří, a dodací list zase "ví", jakými fakturami byl fakturován. Tudíž, když je vystavován DV k nějaké FV, systém může odvodit, jaké VR je možné k nabídnout.

Funkce Import není podporována v případě tvorby nového dokladu. Pokud tvoříte nový doklad a chcete do něj naimportovat existující vratky, použijte funkci Nový podle.

Zde je možnost vybrat zdrojový doklad.

Výběr zdrojových dokladů zde probíhá odlišně než ve většině jiných případů procesní tvorby dokladů (viz obecný popis fáze Výběr zdrojových dokladů). Pro výběr zdrojových dokladů se nenabízí Průvodce výběrem dokladu ani se neoznačují přímo v záložce seznam.

V dialogovém okně se nabídne seznam vratek, které lze do editovaného dobropisu aktuálně importovat, protože mají vazbu na příslušné doklady, viz též výše. V seznamu je uveden původ vratky, tj. číslo dokladu Výdejka, k němuž byla vratka vystavena:

Příklad seznamu vratek nabídnutých k importu do editovaného dobropisu

Pokud není nabídnutý seznam prázdný, pak můžete jednu vratku vybrat. Pokud je nabídnutý seznam prázdný, pak neexistuje žádná vratka, kterou by bylo možné v daný okamžik importovat a v importu vratky nelze pokračovat. Pozor, nabízené vratky nemusí být čerpatelné, protože už mohly být vyčerpány do jiných dobropis či vrácení příjmů. V takovém případě se po vybrání dané vratky do řádků DV nenaimportuje nic, podrobněji viz dále.

Nabízení vratek k importu - Jaké vratky se v daný okamžik nabízí:

Podmínky, které musí být splněny (všechny současně), aby se VR k importu nabídly:

  • vratka byla vystavena k jednomu z dokladů Výdejka čerpaných do nějaké z aktuálně dobropisovaných faktur (faktur lze dobropisovat víc naráz v případě hromadných DV)
  • vratka nemá nastaven příznak Vyřízeno
Které nabídnuté vratky jsou v daný okamžik do daného dobropisu opravdu importovatelné/čerpatelné:

Pokud vratka vznikla automaticky spolu s dobropisem, který stále existuje, pak je do dobropisu vyčerpána celá a není ji možné dále čerpat, tedy importovat do tvořeného dobropisu. V zobrazeném seznamu vratek ale mohou existovat samostatné vratky (bez dobropisů). Ty vznikly buď vytvořením samostatné vratky k některému z dodacích listů čerpaných do faktury, anebo vznikly spolu s dobropisem k dané faktuře, který byl později smazán. A z těch za určitých okolností čerpat lze.

Tj. podmínky, které musí být splněny, aby se z vybrané vratky do dobropisu něco naimportovalo (v opačném případě se řádek nenaimportuje vůbec, příp. se naimportuje s nulovým množstvím):

  • na faktuře ještě zbývá něco k dobropisování, tj. celá ještě nebyla dobropisována. Pokud je již je celá vydobropisována, pak se sice nabídnou vratky vystavené k VY importovaným do dané FV, ale nic se z nich do DV nenaimportuje.

  • vratka obsahuje alespoň jeden řádek čerpaný z těchto VY do právě dobropisované faktury (VY mohl být totiž čerpán do více faktur, tudíž i vratka k němu může obsahovat jen řádky čerpané do jiné faktury, než je ta právě dobropisovaná)

  • z tohoto řádku lze do editovaného dobropisu k dané faktuře aktuálně čerpat. Řádek vratky lze do editovaného dobropisu aktuálně čerpat tehdy:

    • pokud nebyl dosud zcela vyčerpán do jiného dobropisu resp. vrácení příjmů

    • a pokud editovaný dobropis aktuálně neobsahuje žádný řádek k řádku faktury, který by byl současně na dané vratce (jelikož dobropis nemůže obsahovat současně dva nebo více řádků, které pocházejí z jednoho původního řádku faktury).

      Tato podmínka se testuje pro všechny typy řádků případně obsažených na VR, tj. i pro řádky typu 0,1. Kdy se na VR mohou vyskytovat i řádky typu 0,1, viz popis Typu řádku na VR.

      Mějme DL, na němž jsou řádky typu 0,1,2 a 3. K němu mějme samostatnou VR (bez vazby na dobropis) na částečný počet z DL, na kterém nechť jsou též řádky typu 0,1,2 a 3. Dále k DL mějme FV, na níž jsou rovněž všechny řádky typu 0,1,2 a 3 a vystavujeme dobropis. Do DV nechť se předvyplní z FV všechny typy řádků. Pokud chceme naimportovat množství z naší VR, musíme tyto předvyplněné řádky nejdříve odmazat (jelikož pochází z týchž řádků FV) a to všechny, tedy i řádky typu 0 a 1. (Dále viz, které řádky se z vratky importují.) Jinak se VR k importu nabízet nebude.

Jednotlivé podmínky objasníme postupně na dalších příkladech:

Příklad 1: Faktura je celá dobropisována:

Mějme fakturu FV-3/23 obsahující řádek typu 3 se skladovou kartou XXX v počtu 10ks importovaný z DL-4/23 v celkové ceně 5000Kč a dále řádek typu 1 např. na poštovné s cenou 70Kč. Nechť již existují dobropisy tak, že je na nich celkem dobropisováno všech 10ks zboží (tudíž nechť existují vratky, např. VR-3/23 na 2ks a dále VR-4/23 na zbytek, tj. 8ks a 70Kč poštovného) a celková dobropisovaná částka je 1070Kč. Pokud se k faktuře pokusíme vystavit další nový dobropis, např. funkcí Nový podle jedné faktury, nebude to možné a systém to oznámí (obsah editovaného dobropisu by byl prázdný, žádné další řádky z faktury by se nepředvyplnily a ani žádné by nebylo možné importovat z vratek). Pokud bychom funkci Nový podle existujících vratek, nabídne se sice seznam VR vystavených k DL-4/23 importovanému do dobropisované FV (protože splňují podmínky uvedené výše pro nabídnutí), ale NIC se z nich do vystavovaného nového DV nenaimportuje, protože vše z nich již bylo použito jinam (vyčerpáno do předchozího dobropisu) a nelze vrátit víc, než bylo na původním DL.

Příklad 2: Vratka musí být k dodacímu listu čerpanému do faktury a obsahuje řádek čerpaný do FV

Mějme dodací list DL-5/23 s řádkem typu 3 na kartu XXX v počtu 10ks a dále na kartu YYY v počtu 4ks. K dodacímu listu DL-5/23 existuje vratka VR-6/01 na 1ks HDD, dále vratka VR-7/01 na 1ks CAS a dále vratka VR-8/01 na 1ks HDD a 1ks CAS. Z DL-5/23 je řádek s kartou HDD v počtu 8ks importován do faktury FV-1/01 a řádek s kartou CAS v počtu 2ks do faktury FV2/01. Dále existuje vratka VR-9/01, která je však k jinému dodacímu listu DL-7/01, který není ani částečně čerpán do FV-1/01.

Vystavujeme dobropis K FV-1/01 funkcí Nový podle podle vratky (tedy s importem vratky). V seznamu vratek se nabízí k importu pouze VR-6/01 a VR-8/01 (z té by se importoval jen řádek s kartou HDD). Vratka VR-7/01 se nenabízí, jelikož neobsahuje ani jeden řádek čerpaný z DL-5/23 do dobropisované faktury FV-1/01 (tudíž by z ní nešlo nic do editovaného dobropisu importovat, tedy nemá smysl ji nabízet.) Rovněž se nenabízí vratka VR-9/01.

Příklad 3: Řádek vratky nebyl dosud zcela vyčerpán

Mějme situaci dle příkladu 2, s tím, že vratku VR-6/01 naimportujeme do dobropisu a tento uložíme. Nyní vystavujeme další nový dobropis podle vratky. K importu se již nabízí jen VR-8/01. (VR-6/01 se již nenabízí, již byla vyčerpána).

Příklad 4: Editovaný dobropis již obsahuje takový řádek k řádku FV
Mějme dodací list DL-5/01 na 10ks karty HDD. Existují k němu dvě vratky VR-1/01 na 1ks HDD a VR-2/01 na 2ks HDD. DL-5/01 je v počtu 7ks importován do faktury FV-1/01. Faktura zatím není dobropisována. Vystavujeme dobropis k dané faktuře funkcí Nový podle existujících vratek. K importu se nabízejí obě vratky. Zvolíme VR-1/01. Pokud budeme chtít znovu importovat funkcí Import, již se žádná vratka nenabídne, tedy ani VR-2/01, jelikož z ní nic nelze aktuálně importovat: obsahuje totiž pouze řádek pocházející ze stejného řádku dodacího listu čerpaného do řádku dobropisované faktury a k takovému řádku faktury již v editovaném dobropisu řádek existuje: naimportovaný z VR-1/01.

Pokud bychom řádek právě importovaný z VR-1/01 vymazali a zvolili znovu funkci Import, již by se nabízely opět obě vratky a mohli bychom importovat VR-2/01.

K podobné situaci by došlo, pokud bychom dobropis vystavovali funkcí Nový (Bez vazby). Pak byl v dobropisu předvyplněn řádek na 7ks HDD. Žádné vratky k importu by se již nenabízely, jelikož dobropis již obsahuje řádek k témuž řádku faktury jako vratky a to ten předvyplněný na 7ks.

Pokud bychom předvyplněný řádek vymazali a zvolili Import vratek, začaly by se v ten moment nabízet k importu opět obě dvě.

Ze vstupních kontrol uvedených v rámci obecného popisu fáze Vstupní kontroly vybraných dokladů zde přichází v úvahu následující:

Doplňující údaje k obecnému popisu fáze Vyvolání průvodce tvorbou dokladu.

V prvním kroku zadáte základní hodnoty pro předvyplnění vytvářeného dobropisu:

Příklad dialogu pro předvyplnění údajů vytvářeného dokladu typu Dobropis faktury vydané

K jednotlivým možnostem:

Název Popis
Řada dokladů

V případě jedné řady dokladů pro Dobropis faktury vydané se předvyplní touto řadou, v případě více řad je položka prázdná a uživatel musí řadu dokladů zadat nebo odškrtnout checkbox a zadat řadu dokladů až na vytvořeném dobropisu.
Doklad, z kterého mají být převzaty hlavičkové údaje

Jedná se o možnost převzít důležité hlavičkové údaje z jednoho ze zdrojových dokladů. Takovými údaji může být např. firma, provozovna apod. Vztahuje se i na převzetí hodnot hlavičkovýchuživatelsky definovatelných položek. Aby však mohly být převzaty, musí být splněny podmínky pro jejich přenos, viz obecný popis import hodnot uživatelsky definovatelných položek.

Můžete zatrhnout, zda chcete hlavičkové údaje převzít a je-li zdrojových dokladů víc, tak i z kterého dokladu:

  • Není-li zatrženo, žádné hlavičkové údaje se ze zdrojových dokladů přebírat nebudou a ve vytvářeném dokladu budou doplněny jen ty, které se předvyplňují z jiných důvodů (např. nastavení předvyplňování platné pro celou firmu, viz Parametry firmy→záložka Obecné→subzáložka Předvyplnění).
  • Je-li zatrženo a je-li současně vybráno více zdrojových dokladů, pak je dostupné tlačítko Doklad, po jehož stisku vyberete jeden z nich, z něhož se pak do vytvářeného dokladu vybrané hlavičkové údaje převezmou. Zde se otevře agenda Faktury vydané (FV) s tzv. červeným omezením, a to zde za všechny vybrané doklady typu Faktury vydané, podle nichž tvoříme Dobropis faktury vydané. Je-li zdrojový doklad jen jeden, pak tlačítko Doklad dostupné není, a příslušný doklad je rovnou vybrán.

Zadaná nastavení lze uložit pro další použití pomocí zatržítka ve spodní části okna průvodce: Uložit nastavení

Další postup zadání nového dokladu je již standardní. Žádné další kontroly neprobíhají.

Řádky dobropisu faktury vydané jsou předvyplněny podle údajů z vratky výdejek. Hlavičkové údaje se z vratky nepřebírají, jsou předvyplněny ze zdrojové faktury (jde o inverzní doklad). Předvyplněné údaje tvořeného dokladu však můžete dodatečně změnit či doplnit. Další postup je standardní jako u jiných dokladů, proto viz dále obecný popis fáze Editace předpřipraveného dokladu a případný návrat zpět.

 

Dále je zde uvedeno:

Při importu platí pro počty a částky následující pravidla:

  • Mezi VR a DV vzniká pevná vazba. Viz záložka X-vazby VR a X-vazby DV.
  • Doklady lze importovat i částečně (tj. jen některé jejich řádky nebo jen část některého řádku, viz kap. Importy dokladů - vazby mezi doklady)
  • Pokud importujete vratku, naimportují se z ní pochopitelně jen ty řádky, které mají pro daný dobropis smysl, viz výše Podmínky, které musí být splněny, aby se nabízela nějaká VR k importu.

    Pro počty na vratkách a dobropisech musí být splněno:

    • vrátit vratkami (všemi vratkami k dané VY) lze maximálně tolik, kolik bylo na řádku vystaveného dokladu Výdejka
    • dobropisovat na dobropisu lze maximálně tolik, kolik bylo na faktuře (jelikož dobropis je sám inverzním dokladem k faktuře a nelze vrátit více, než je na prvotním dokladu).
    • z vratek se importuje maximálně zbývající dosud nečerpaná část, tj. dosud nevyčerpané řádky s počty, které z nich ještě lze čerpat.

  • Importovat lze vždy jen Importovatelné řádky:

    Kdy se na VR mohou vyskytovat i řádky typu 0,1, viz popis Typu řádku na VR.

Tedy, pokud importujete doklad Vratka výdejky, která již byla čerpána částečně do jiného dobropisu nebo vrácení příjmu, naimportuje se z ní jen zbývající dosud nečerpaná část, tj. dosud nevyčerpané řádky typu 2 a 3 s počty, které ještě lze čerpat a současně, které ještě lze dobropisovat. Pokud předvyplněný počet snížíte, bude se jednat o částečný import.

Pokud jste z dané vratky do daného dobropisu čerpali pouze částečné množství a nyní do ní chcete dočerpat zbytek, můžete tak učinit přímo zvýšením čerpaného počtu v záložce Obsah daného dobropisu. Počet lze samozřejmě zvyšovat jen v omezené míře, a to s ohledem na počet, který ještě lze dobropisovat, a počet, který ještě lze z vratky čerpat.

  • Doklad nebo jeho část lze do téhož dokladu importovat opakovaně, ale samozřejmě jedině tehdy, pokud se daná VR znovu k importu nabízí.(Viz podmínky nabízení aktuálně importovatelných VR).

    Jak je to s možností znovu naimportovat případné vymazané řádky v rámci téže editace, viz popis u funkce Vymazat v navigátoru v záložce Obsah DV.

  • Importované doklady lze odpojitv záložce Importované doklady (a tím smazat všechny z nich importované řádky, např. pro případ omylem naimportovaného dokladu) nebo lze importované řádky smazat ručně (po jednom nebo i hromadně označené).

    Jak je to po odpojení resp. vymazání řádků s případným současným vymazáním řádků také z VR, viz popis u funkce Vymazat v navigátoru v záložce Obsah DV.

  • Hodnoty řádkových uživatelsky definovatelných položek se ze zdrojových dokladů do cílového dokladu importují automaticky, pokud tyto položky splňují podmínky pro vzájemný import, viz obecný popis import hodnot uživatelsky definovatelných položek. Pokud je přebírat nechcete, upravte definici daných položek.