Odeslaná pošta (PO)

Agenda odeslané pošty je určena k tvorbě záznamů o odesílaných zásilkách, evidenci jejich odeslání, sledování a sestavování jejich výkazů pro úvěrované poštovné. Odeslanou poštu můžete zadávat, zobrazovat, opravovat, tisknout, uzavírat atd. V záložce Seznam uvidíte záznamy odeslané pošty, které jsou vybrané podle omezujících podmínek zadaných v záložce Omezení.

Nový záznam odeslané pošty lze vystavit samostatně nebo podle existující pošty došlé (například odeslaná dobírka může být reakcí na došlou objednávku). Záznamy odeslané pošty mohou mít vazbu na různé doklady libovolného typu. Tyto vazby slouží jednak pro rychlé otevírání dokladů přímo z odeslané pošty a jednak pro zobrazení související pošty k dokladům v případě pokusu o vystavení nové odeslané pošty k danému dokladu. Záznamy odeslané pošty lze vystavovat přímo z agend daných dokladů, čímž se vazba vytvoří automaticky, nebo lze související doklady k odeslané poště připojovat i zde. Záznamy odeslané pošty mohou být generovány i v rámci provedení kampaně. Lze je generovat i hromadně a to přímo v této agendě hromadnou kopií záznamu odeslané pošty pro vybrané firmy z adresáře. Agenda podporuje i hromadné odesílání více zásilek téhož typu pod jedním společným anonymním záznamem (jedná-li se o zásilky, které nechcete nebo nepotřebujete evidovat odděleně). Viz též Možnosti vystavení nové odeslané pošty.

Záznamy pošty mohou mít dále vazbu na jiné záznamy v systému, ke kterým se nějakým způsobem mohou vázat, jako jsou např. střediska, zakázky, obchodní případy, firmy, osoby, přičemž podle těchto záznamů lze záznamy pošty omezovat, třídit aj. a rovněž z agend těchto záznamů lze v záložce Souvislosti sledovat poštu související s daným záznamem.

Pokud je váš poskytovatel poštovních služeb Česká pošta, mohli byste využít i systému hromadného podání zásilek označených čárovým kódem s využitím generování pořadových čísel dle zadané struktury coby podacích čísel zásilek a s využitím tisku těchto podacích čísel coby čárových kódů. Dále viz Podpora systému hromadného podávání zásilek označených čárovým kódem.

Při vystavování odeslané pošty je podporováno automatické vyčíslení poštovného dle ceníků definovaných pro různé poštovní poskytovatele. V definici vybraného ceníku mohou být zadány i tzv. kontrolní výrazy pro kontrolu správnosti zadání položek. Pokud uživatel kontrolované položky nezadal nebo je zadal, ale jinak, než je požadováno v kontrolním výrazu, není mu dovoleno záznam uložit.

Jednotlivé zásilky mohou mít obsahy různého typu a mohou být placeny hotově nebo formou úvěrovaného poštovného. Typ obsahu odeslané pošty a způsob úhrady poštovného pak může ovlivňovat další způsob jejího zpracování (např. zda a jak se budou zahrnovat do výkazů pro úvěrované poštovné apod.). Záznamy pošty lze uzavírat a přes uzávěrky pošty sledovat datum skutečného odeslání. Z agendy lze pořizovat různé přehledy, nicméně tisky potřebné pro úvěrované poštovné (evidenční lístky, dekádní výkazy aj.) jsou k dispozici v agendě Reportů pošty. Rovnou z této agendy lze pořizovat i tisky ze všech souvisejících dokladů k vybraným záznamům odesílané pošty - vytisknout si adresní štítky, poštovní podací archy, dotisknout si dobírkové poukázky či i jednotlivé vystavené doklady (pokud příslušné tisky nepořídil již odesílatel pošty, ale pořizuje je až zpracovatel pošty apod.), viz funkce Připojené doklady v záložce Seznam.

Před prvním použitím doporučujeme se seznámit minimálně s obsahem kapitol Věcný obsah, základní pojmy - Evidence pošty a Jak začít používat skupinu Evidence pošty.

Typ agendy: Dokladová

Popis pravidel obecně platných pro dokladovou agendu viz Obecná pravidla - doklady (dokladové agendy/knihy), popis společných prvků, ovládání atd. pak Společné prvky v dokladových agendách (v knihách) příp. další kapitoly v sekci obecných pravidel.