Velikost obsahu dokumentu (resp. všech obsahů, je-li jich vloženo více) před komprimací. Velikost jednotlivých obsahů viz položka Velikost v subzáložce Obsah.

Pro OLE dokumenty platí: Jak bylo objasněno v kap. Věcný obsah - Dokumenty, při vkládání obsahu souboru jako objektu do Obsahu dokladu kategorie OLE Dokument IS FLORES, dochází automaticky k tvorbě "obrázku" (fotky) obsahu vloženého dokumentu. Tento obrázek je uložen spolu s daty, takže v podstatě "nafukuje" velikost takto uložené přílohy. Může se tedy stát, že dokument o velikost pár kilo, bude po vložení jako objekt do jiné aplikace vyfocen do obrázku 0,5MB a mít pak celkem velikost přes půl MB. Je to jistá nevýhoda vkládání obsahů dokumentů jako OLE objektů, ale je předčena řadou výhod.

F2

nebo

Shift +F2

Popis přidávaných položek viz záložka Detail.

Možnosti vystavení nového DOK:

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností vystavení nového dokladu (jak plyne z dalšího popisu, lze dosáhnout téhož více postupy, záleží na vás, který postup vám více vyhoví):

• Ze souboru
• Ze schránky
• Skenování
• Podle typu
• Prázdný dokument

Ze souboru

Po vyvolání funkce si nejdříve vyžádá soubor (tj. zobrazí dialogové okno pro výběr souboru, z něhož chcete dokument založit). Po výběru souboru podle jeho typu nabídne k výběru kategorie dokumentu, které pro něj mohou připadat v úvahu. Fokus se nastaví na posledně zvolený typ pro danou příponu vybraného souboru (což se pamatuje na uživatele). Poté rozedituje dokument dané kategorie, přičemž do něj předvyplní položky a do obsahu dokumentu vloží vybraný soubor. U OLE dokumentů odpovídá vložení obsahu volbě Vytvořit ze souboru popsané v rámci volby Podle typu pro OLE dokument. Předvyplněné údaje můžete upravit, doplnit, příp. přidat do obsahu další soubor (pokud to daná kategorie dokumentů podporuje) a dokument uložit.

Ze schránky

Umožní založit dokument z obsahu schránky (z clipboardu), tj. dle typu souboru ve schránce nabídne k výběru kategorie dokumentu, které pro něj mohou připadat v úvahu a obsah dokumentu naplní z obsahu schránky obdobně jako u volby Ze souboru.

Skenování

Umožní vložit obrázek ze zařízení, které podporuje rozhraní TWAIN (skeneru, web kamery, digitálního fotoaparátu apod.).

Přesvědčte se, zda je zařízení kompatibilní s rozhraním TWAIN a zda je připojené k počítači. Dále je třeba, aby byl pro zařízení nainstalován software od výrobce zařízení, který podporuje rozhraní TWAIN. Jestliže si nejste jisti, zda je zařízení kompatibilní s rozhraním TWAIN, přečtěte si dokumentaci k zařízení nebo se spojte s jeho výrobcem. Je-li k počítači připojeno více zařízení, zobrazí se po vyvolání funkce dialogové okno Vybrat zdroj, kde vyberete požadované zařízení, z něhož chcete obrázek použít. Nastavte obrázek ve skeneru nebo ho vyhledejte ve fotoaparátu. Další postup je obdobný jako u volby Ze souboru, je-li soubor typu obrázek.

Podle typu

Umožní vystavit nový dokument s tím, že se nejdříve nabídne k výběru seznam typů dokumentů, z nichž vyberete. Nabízený seznam typů dokumentů se sestavuje podle toho, jaké kategorie dokumentů (s jakými ovladači dokumentů) máte nadefinované a tudíž jaké typy můžete v daný moment použít. Pokud je pro vybraný typ k dispozici více než jedna kategorie, pak se nabídnou, v opačném případě se rovnou pokračuje a to podle toho, jaký typ byl zvolen. Fokus se nastaví na posledně zvolený typ (což se pamatuje na uživatele). Možné typy:

• typ "Obrázek" - nabídne se k výběru volba zdroje obrázku:

  • Soubor - pokračujete výběrem souboru s daným obrázkem (jako u volby Ze souboru).
  • Schránka - obsah dokumentu se naplní z obsahu schránky (stejně jako ve funkci Nový - Ze schránky). Pokud schránka neobsahuje data odpovídající obrázku, program to nahlásí.

  • TWAIN (Scanner, fotoaparát,...) - pokračujete určením zdroje dat, z něhož chcete obrázek použít (stejně jako ve funkci Nový - Skenování).

    Takto přidaný obrázek je nyní uložen v číselníku Obrázky.

• typ "Text" nebo "Rich text" - nabídne se k výběru volba zdroje, odkud text načíst:

  • Ze souboru - pokračujete výběrem souboru s daným textem (jako u volby Ze souboru).
  • Ze schránky - Obsah dokumentu naplní z obsahu schránky (stejně jako ve funkci Nový - Ze schránky). Zde se volba Ze schránky nabízí pouze tehdy, pokud schránka aktuálně obsahuje nějaký text.
  • Prázdný obsah - rozedituje se dokument odpovídající kategorie s tím, že obsah bude zatím prázdný a zadáte jej až v rámci editace dokumentu.

• typ "OLE dokument" - nabídne se dialogové okno Vložit objekt, kde můžete zvolit ze dvou způsobů vložení:

  • Vytvořit nový - vloží do dokumentu nový objekt zvoleného typu. Tuto volbu použijete např. tehdy, pokud data, která mají tvořit obsah daného dokumentu dosud neexistují a budete je teprve tvořit. V pravé části okna nabízí všechny možné typy objektů, které jsou registrované na vašem počítači, z nichž jeden vyberete:

    

    Nabídka registrovaných objektů na vašem PC

    Poté vloží objekt vybraného typu. Ten však zatím neobsahuje žádná data, tedy musíte jej ještě aktivovat a data zadat - editovat jej. Aktivací provedete dvojitým kliknutím na něm nebo funkcí Aktivovat (viz výše).

  • Vytvořit ze souboru- z existujícího souboru můžete:

    • Vložit do dokumentu obsah vybraného souboru jako objekt, který bude možné otevřít programem, ve kterém byl vytvořen, resp. který je pro tento typ souboru přidružen

      

      Jméno souboru zadáte nebo vyberete po stisku tlačítka Procházet

      V případě takto vloženého objektu již neexistuje žádná vazba mezi obsahem dokumentu pamatovaným v databázi IS FLORES a souborem, z něhož byl Obsah převzat. Daný externí soubor můžete libovolně měnit, ale změny v něm provedené se nijak nebudou promítat do obsahu dokumentu uloženého v IS FLORES. A naopak obsah dokumentu v IS FLORES můžete libovolně měnit (aktivací aplikace, která je pro něj určena), provedené nijak neovlivní soubor, z něhož byl obsah původně převzat. Z toho plyne, že ani smazání či nedostupnost externího souboru nijak neovlivní zobrazování obsahu dokumentu z něj vytvořeného, dále si budete moci prohlížet obsah dokumentu i na počítačích, na nichž původní soubor nebude obsažen v zadané cestě apod.

      Pokud takto vložený objekt editujete, nebudou v aktivované aplikaci k dispozici funkce pro jeho uložení jako souboru (funkce Ulož), provedené změny ukládáte do databáze IS FLORES funkcí Uložit rozeditovaný dokument. (Tedy po zadání požadovaných změn zaktivovanou aplikaci zavřete (aniž byste něco v ní ukládali), vrátíte se do rozeditovaného dokumentu a ten teprve uložíte, čímž se teprve uloží provedené změny).

    • Vložit do dokumentu propojení na zadaný soubor . Je-li zatržena volba Propojení, pak do dokumentu vloží obrázek obsahu souboru. Obrázek bude odkazovat na tento soubor, takže změny provedené v souboru budou odraženy i v tomto dokumentu.

      V případě takto vloženého objektu tedy existuje pevná vazba mezi obsahem dokumentu pamatovaným v databázi IS FLORES a souborem, z něhož byl Obsah převzat. Změny v daném souboru, ať již provedené přes editaci obsahu dokumentu v IS FLORES nebo nezávisle na IS FLORES se promítnou do daného souboru. Pokud daný soubor smažete, nebo vyvoláte editaci obsahu dokumentu z jiného PC, kde soubor na dané cestě neexistuje, systém příslušnou aplikaci s daným souborem samozřejmě nebude moci otevřít. V databázi nicméně bude stále uložen obrázek obsahu souboru zapamatovaný z posledního uložení, jen jej nebude možno editovat.

      Pokud editujete takto vložený objekt, budou v aktivované aplikaci normálně k dispozici funkce pro jeho uložení jako souboru (funkce Ulož), provedené změny ukládáte rovnou do daného souboru (v tomto případě editujete přímo daný soubor). (Pokud provedené změny přímo v dané aplikaci neuložíte, budou zapomenuty). Funkcí Uložit rozeditovaný dokument pak uložíte do databáze IS FLORES pouze aktualizovaný obrázek změněného souboru. Pokud rozeditovaný dokument neuložíte, o provedené změny v souboru nepřijdete (ty jste uložili již dříve přímo v příslušné aplikaci), pouze nebudete mít v databázi IS FLORES uložen aktuální obrázek obsahu souboru.

      Jak plyne z výkladu výše, v tomto případě se může běžně dít, že obrázek obsahu daného souboru uložený v databázi IS FLORES a zobrazovaný jako obsah daného dokumentu v jeho záložce Obsah, nemusí být aktuální.

      Aktualizaci můžete provést jedině v editačním režimu (funkce F4 = Oprava dokumentu):

      • automaticky - zaktivováním objektu dvojitým kliknutím na zobrazovaný obsah v záložce Obsah nebo vyvoláním funkce Aktivace - po zavření zaktivované aplikace, která se otevře, bude zobrazovaný obsah souboru zaktualizován (po ukončení editačního režimu uložením dokumentu bude uložen jako aktuální obrázek obsahu souboru do databáze). Platí jedině tehdy, je-li ve funkci Vlastnosti vloženého objektu v záložce Propojení nastaveno "aktualizovat automaticky". Více viz Jak pracovat s obsahem, jedná-li se o kategorii OLE dokumentů.

  V obou případech lze u vkládaného objektu dále zvolit, jak se má v záložce Obsah zobrazovat zatržením volby Zobrazovat jako ikonu, anebo jako "obrázek".
   

• ostatní typy - Pokud je ve schránce aktuálně uložen soubor zvoleného typu, nabídne se k výběru volba zdroje obrázku:

  • Soubor - pokračujete výběrem souboru s daným obrázkem (jako u volby Ze souboru).
  • Schránka - obsah dokumentu se naplní z obsahu schránky (stejně jako ve funkci Nový - Ze schránky). Pokud schránka neobsahuje data odpovídající obrázku, program to nahlásí.

    Pokud schránka aktuálně neobsahuje soubor zvoleného typu, pokračujete rovnou výběrem souboru (jako u volby Ze souboru).

Rozdíl od funkce Nový ze souboru je v tom, že tím, že nejdříve určíte typ dokumentu, omezíte množství nabízených kategorií použitelných pro daný soubor.

Prázdný dokument

Umožní rozeditovat nový dokument s tím, že jak kategorii, tak obsah dokumentu zadáte až v rámci editace dokumentu.

Nové doklady této agendy lze navíc generovat ještě dalším způsobem:

• Přidáním metodou drag-and-drop.

• Přímou tvorbou z jiné agendy k aktuálnímu záznamu dané agendy s automatickým návratem zpět (nějakou funkcí pro rychlé vystavení nového dokladu, s případným předvyplněním některých údajů podle aktuálního záznamu dané agendy). V tomto případě např.:

  • z Call Centra funkcí Nový doklad
  • funkcí Nový ze záložek Připojené doklady z různých agend, které ji podporují (např. z Aktivit, z Došlé pošty, ...)
  • funkcí Nový ze záložek Přílohy z různých agend, které ji podporují nebo přidáním metodou drag-and-drop přímo na záložce Přílohy
  • funkcí Vytvořit dokument z příloh e-mailů doručených do agendy Doručené e-maily

• Z jiných agend jako výsledek zpracování definovatelného exportu resp. definovatelného B2B exportu (je-li v rámci funkce Export zvolena mezi možnostmi zpracování výsledku exportu volba Vytvořit dokument (viz popis funkce Export a volby Vytvořit dokument u běžných def. exportů)).
• Prostřednictvím DMS klienta (volaného např. z ISDOC readru v rámci otevření příloh doručených e-mailů do externího mailového klienta nebo souborů doručených jiným způsobem).
• Automaticky jako výsledek automatického Zpracování doručených e-mailů (příloh e-mailů doručených do agendy Doručené e-maily podle pravidel zpracování doručené e-mail.pošty) nebo automatického Zpracování front souborů (souborů z fronty souborů podle pravidel zpracování front souborů) pomocí naplánovaných úloh a automatizačního serveru.

Popis opravitelných položek viz záložka Detail.

Může se jednat o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit jednu z možností oprav dostupných v této agendě. Jednotlivé možnosti se liší tím, jaké všechny položky je možno skrz ně opravovat a dále, zda jde o opravu jednoho záznamu nebo o hromadnou opravu označených.

Oprava

Běžná oprava aktuálního záznamu. Popis jednotlivých položek viz záložka Detail.

Hromadná oprava už. položek

Slouží pro hromadnou opravu uživatelských položek vč. možnosti vymazání hodnot (viz mazání hodnot pomocí hromadných oprav).

Je k dispozici jen tehdy, pokud je nadefinována alespoň jedna uživatelsky definovatelná položka k třídě Business objektů dané agendy, kterou lze hromadně opravovat, tj. má zatržen příznak Hromadná změna, a současně pokud v agendě není podporována Rozšířená hromadná oprava (protože pomocí Rozšířené hromadné opravy lze opravovat i uživatelsky definovatelné položky).

Provede hromadně opravu podle zadaných hodnot na všech označených záznamech (není-li žádný označen, zpracuje aktuální záznam). Po vyvolání funkce se zobrazí dialogové okno s definovatelným výčtem hromadně opravitelných položek, kde lze zadat, jaké položky se mají opravit, na jaké hodnoty a v jakém počtu transakcí.

F5

nebo

Shift +F5

Jedná se o funkční tlačítko s volbou, kde můžete zvolit funkci podle požadovaného typu výstupu:

• Tisk - pomocí ní můžete provést tiskový výstup prostřednictvím uživatelsky definovatelných tiskových sestav. Výstup je možno tisknout do okna náhledu resp. na tiskárnu, rovnou odeslat e-mailem v elektronické podobě ve zvoleném formátu včetně formátů běžně používaných pro elektronickou výměnu dokumentů (pdf, html aj.) či uložit do souboru zvoleného formátu. Viz kap. Tiskové výstupy, zejména Věcný obsah - tiskové výstupy - obecné informace.
• Export - pomocí ní můžete provést export prostřednictvím uživatelsky definovatelných definic exportů. Viz kap. Definovatelné exporty, zejména Věcný obsah - definovatelné exporty - obecné informace.
• B2B Export - obdoba předchozího, ale pro B2B exporty pro komunikaci mezi uživateli systému FLORES. Viz Věcný obsah - B2B exporty a importy.

Dokumenty lze mazat bez omezení, nicméně pokud je dokument připojen jako Příloha k nějakému jinému záznamu, systém na tuto skutečnost před smazáním upozorní.

Doklady této agendy lze navíc mazat ještě dalším způsobem:

• Funkcí Dokumenty - Smazat dokument z agendy Podání Intrastat

Ctrl +K

nebo

Shift +Ctrl +K

Funkce pro práci s aktivitami připojenými k aktuálnímu dokladu (tj. aktivity, které mají aktuální doklad v seznamu připojených dokladů ve své záložce Připojené doklady). Umožní připojené aktivity zobrazovat, příp. vystavovat rovnou odtud nové s jejich automatickým připojením. Jedná se o funkční tlačítko s volbou:

• Otevřít zde - otevře agendu aktivit "přes" agendu zdrojového dokladu
• Otevřít samostatně

Podrobněji viz popis standardní funkce Aktivity - menu. Je k dispozici pouze tehdy, pokud je provozováno CRM, viz co je třeba k provozu CRM.

Ctrl +S

nebo

Shift +Ctrl +S

Funkce pro zobrazování a práci se záznamy provedených změn.

Je k dispozici pouze tehdy, pokud je provozováno sledování změn, viz co je třeba k provozu sledování změn. Detailní popis funkce a jejích podvoleb viz samostatná kap. - Sledování změn v agendách.

Jedna z možností, jak vyvolat zpracování dokumentu. Vlastní průběh zpracování závisí na tom, jakým typem ovladače má být dokument zpracován a závisí na stavu zpracování dokumentu. Z toho mj. plyne, že funkce zpracuje vždy jen aktuální záznam a to i v případě, jsou-li v seznamu (needitovatelném seznamu) nějaké doklady označeny.

Funkce není k dispozici, pokud:

• uživatel nemá právo ke zpracování kategorie dokumentu, viz Dokumenty versus přístupová práva

• dokument nemá nastaven Způsob zpracování ručně, poloautomaticky, automaticky má nastaven příznak Vyřízeno a nejedná se o kategorii ISDOC vydaný, tj. dokument s ovladačem ISDOC vydaný.

  U dokumentu s ovladačem ISDOC vydaný lze vyvolat zpracování i opakovaně. Důvodem je především to, aby se mohlo v rámci opětovně vyvolaného zpracování zopakovat vygenerování e-mailu pro případ, že se z nějakého důvodu předchozí odeslání nepovedlo (např. odešel na jinou e-mailovou adresu apod.)

  Pokud se provádí opětovné "zpracování" již zpracovaného dokumentu (s příznakem Vyřízeno), tak se neuloží žádná změna dokumentu, tj. dokument zůstává v původním stavu, pouze se znovu vyvolá akce pro jeho odeslání.

Dále viz Zpracování dokumentů.

Umožňuje aktuálnímu uživateli dokument zamknout proti úpravám jiných uživatelů. Jedná se o jednu z možností, jak může dojít k zamčení dokumentu. Viz Dokumenty - obecně - verzování a zamykání dokumentů.

Funkce je k dispozici pouze, pokud není aktuální záznam již zamčen.

Aktuální stav zamčení dokumentu lze detekovat podle vyplněnosti položky Uživatel zamykající dokument v záložce Seznam agendy Dokumenty.

Jsou-li v seznamu nějaké záznamy označeny, pak funkce zpracuje označené, v opačném případě zpracuje aktuální záznam. Pokud některý z označených záznamů je zamčen jiným uživatelem a aktuálně přihlášený uživatel má přístupové právo Prolomit uzamčení dokumentu, pak se zobrazí dialogové okno s dotazem, zda si přeje daný zámek prolomit. V případě kladné odpovědi jej prolomí a provede uzamčení dokumentu aktuálním uživatelem. Pokud aktuálně přihlášený uživatel přístupové právo nemá, pak znovu zamknout takový dokument pochopitelně nemůže a dokument zůstane zamčený jiným uživatelem.

Inverzní funkce k předchozí, tedy zruší zamčení dokumentu na všech označených resp. na aktuálním záznamu. Tj. vymaže údaj o uživateli zamykajícím dokument. Tím pádem také jiní uživatelé budou moci dokument opravit nebo bez varovné zprávy aktivovat, uložit.

Odemknout zamčený záznam může pouze uživatel, který jej zamkl anebo uživatel mající přístupové právo Prolomit uzamčení dokumentu.

Uloží všechny soubory z obsahů vybraných dokumentů (viz do zadaného adresáře na disk. Funkce se týká pouze aktuální revize, tj. má-li dokument více revizí (viz záložka Revize), pak funkce vyexportuje obsah pouze aktuální revize daného dokumentu.

Funkce nemá význam pro kategorii OLE dokumenty (s OLE dokumentem uloženým do souboru se nedá nijak dále pracovat, jsou to jen binární data, která nelze otevřít ani v té aplikaci, ve které byl OLE obsah vytvořen, např. MS Word). Pro tuto kategorii tedy nic neukládá.

Po vyvolání funkce se nabídne k výběru volba cíle, kam uložit. Na závěr funkce zobrazí informační okno, kolik souborů z obsahu vybraných dokumentů a z kolika dokumentů bylo uloženo resp. se podařilo uložit.