Struktura čísla dokladu a variabilní symbol

• Z čeho se skládá číslo dokladu
• Přidělování čísel dokladů
• Variabilní symbol

Číslo dokladu je dané řadou (u zdrojových dokladů řadou zdrojovou, u jejich účetních obrazů v účetnictví řadou účetní), dále obdobím a pořadovým číslem dokladu v rámci zvolené řady. Pro tuto kombinaci platí, že je unikátní.

Číslo dokladu se tedy skládá z následujících částí:

• Zkratka - čtyřmístná zkratka uvedená u řady dokladů (zdrojové u zdrojového dokladu a účetní při jeho zaúčtování do účetnictví). Více viz popis zkratek pro účetní řady.
• Číslo - pořadové číslo dokladu. Pokud je prefix řady dokladů třímístný, je číslo maximálně šestimístné. Pokud je prefix řady dokladů čtyřmístný, je číslo maximálně pětimístné. Číslo se nedoplňuje zleva nulami.
• Lomítko
• Období - čtyřmístná zkratka období.

Přidělování čísel dokladů

Program vždy pro konkrétní řadu a období eviduje poslední číslo dokladu a při uložení nového dokladu přidělí automaticky číslo o jedna větší, než je poslední. Při smazání posledního dokladu v řadě se evidované poslední číslo dokladu v rámci příslušné řady a období naopak automaticky o jedna sníží. (Pokud není doklad poslední, viz dále Díry v řadách dokladů.)

Tento princip platí jak pro vystavování dokladů ve zdrojových řadách, tak pro jejich účtování do účetnictví, tj. vznik odpovídajících účetních obrazů (v účetních řadách).

• Poslední použité číslo dokladu pro danou řadu dokladů a období je evidované v subzáložce Naposledy použitá čísla v agendě Řad dokladů (zdrojových řad), kde jej lze i nastavovat.

Pro číslování v účetních řadách pak platí ještě následující:

• Číslo záznamu je totožné s číslem zdrojového dokladu, je přiděleno programem automaticky podle zdrojového dokladu, toto číslování nelze nijak ovlivňovat. U zdrojového dokladu lze ale poslední pořadové číslo nastavovat, v subzáložce Naposledy použití čísla, viz výše.
• Souhrnné řady (= účetní řady ke zdrojovým řadám s nastavením účtovat souhrnně) - souhrnná řada má svoje vlastní číslování nezávislé na číslech souhrnně účtovaných zdrojových dokladů. Program číslo přiděluje automaticky standardně jako pořadové číslo v řadě souhrnných dokladů. U účetní řady souhrnné je poslední použité číslo pro danou řadu a období evidované v subzáložce Naposledy použitá čísla v agendě Účetních řad dokladů, kde jej lze i nastavovat.

To dovoluje začít číslovat doklady v řadě od jiného čísla než od jedničky, např. až od pořadového čísla 200.

Díry v řadách dokladů

Dále je v systému IS FLORES implementován algoritmus pro doplňování tzv. "děr" v řadě dokladů. Díra v řadě dokladů může vzniknout např. tak, že se smaže jeden doklad uprostřed řady. Tím je jedno číslo v řadě nepoužité (k této situaci by ale mělo v praxi docházet jen opravdu výjimečně, jelikož z principu průkaznosti účetnictví není akce mazání dokladu opodstatněná). Podle hodnoty parametru Automaticky zaplňovat mezery v řadách dokladů dojde k zaplnění takto vzniklé díry novým dokladem buď automaticky (je-li hodnota parametru Ano), nebo (je-li hodnota parametru Ne) musíte v agendě řad dokladů nastavit pro konkrétní řadu a období poslední číslo dokladu o jedna menší, než je číslo díry, tj. to číslo, které v řadě chybí. Objasníme na příkladu:

Zda vás program upozorní na vzniklou díru v řadě dokladů, když mažete zdrojový doklad uprostřed řady, závisí na hodnotě parametru Automaticky zaplňovat mezery v řadách dokladů.

Variabilní symbol

Variabilní symbol se používá pro identifikaci plateb dokladů prostřednictvím bankovního účtu. Jedná se o řetězec o délce maximálně 10 znaků.

Pro zadávání resp. tvorbu variabilního symbolu ve většině agend dokladů platí (výjimky viz dále):

• U přijatých dokladů (např. faktura přijatá apod.) a v některých jiných agendách (např. srážky ze mzdy) se automaticky nijak negeneruje a zadává jej uživatel.
• U vydaných dokladů (např. faktura vydaná apod.) se variabilní symbol může generovat buď automaticky programem ve tvaru popsaném dále anebo ho může zadávat i uživatel (pak může být zadán libovolný řetězec, který nemusí nijak odpovídat struktuře uvedené dále) a to podle nastavení parametru Editace variabilního symbolu na výstupních dokladech.

Automaticky tvořený variabilní symbol vydaných dokladů v IS FLORES má následující strukturu:

a) Je-li prefix řady dokladů v rozmezí 100-999

• první tři cifry jsou vyčleněny pro prefix řady dokladů
• čtvrtá cifra je kód období, do kterého doklad patří
• zbývající cifry (maximálně 6) je pořadové číslo dokladu - přidělované programem automaticky při uložení dokladu (viz výše Přidělování čísel dokladů)

  Pokud je tedy prefix dokladu 256, kód období 4 a vystavujeme první fakturu v daném období, bude var. symbol 25641

b) Je-li prefix řady dokladů v rozmezí 1100-1999 (vyšší prefix dokladu již není možný):

• první tři cifry jsou poslední tři číslice z prefixu řady dokladů
• čtvrtá cifra je kód období, do kterého doklad patří
• zbývající cifry (maximálně 5) je pořadové číslo dokladu doplněné vždy zleva o nulu - přidělované programem automaticky při uložení dokladu (viz výše Přidělování čísel dokladů)

  Pokud je tedy prefix dokladu 1256, kód období 4 a vystavujeme první fakturu v daném období, bude var. symbol 256401.

  Pozor, z výše uvedeného je zřejmé, že se variabilní symboly začnou po dokončení cyklu 10-období opakovat. To může vést na potíže při párování plateb BV, pokud je nastavené párování jen podle shody VS (jelikož v systému je pak nalezeno více dokladů se shodným VS, i když je třeba jeden už dávno zaplacený a uzavřený). Lze to však uspokojivě vyřešit vhodným nastavením parametrů párování. Viz parametry pro automatické párování.

Doplňování variabilního symbolu zleva nulami

• Pokud je var. symbol generován automaticky (tj. na vydaných dokladech, není-li povolena editace var. symbolu parametrem Editace variabilního symbolu na výstupních dokladech) - Pak se nepoužívá doplňování variabilního symbolu zleva nulami. Tj. pokud vychází kratší než 10 míst, program jej nulami automaticky nedoplňuje. Objasníme na příkladu:

  Mějme fakturu vydanou s číslem FVZ-254/2000 a nechť prefix řady FVZ je 106 a kód období 2000 je 3. Její variabilní symbol bude: 1063254.

• Pokud var. symbol zadává uživatel (tj. na vydaných dokladech, je-li povolena editace var. symbolu parametrem Editace variabilního symbolu na výstupních dokladech, dále na přijatých dokladech či v jiných agendách (např. srážky ze mzdy)) - Pak možnost zadat nuly na začátek var. symbolu závisí na nastavení parametru Umožnit zadání nuly na začátek variabilního symbolu.

Nečíselné hodnoty ve variabilním symbolu

• V závislosti na nastavení firemního parametru Povolit nečíselné znaky ve variabilním symbolu je povoleno či zakázáno do variabilního symbolu na dokladech zadávat nečíselné hodnoty, nejčastěji písmena.

Výjimky z výše uvedeného:

V některých místech systému se variabilní symbol vytváří specifickým způsobem, který je uveden v popisu příslušného místa. Např.:

• Variabilní symbol souhrnných plateb
• Variabilní symbol dokladů Výdej z pokladního místa (VPP)
• Variabilní symbol dokladů Příjem do pokladního místa (PPP)