Dokumenty - obecně

V této kap. naleznete popis následujících témat:

• Evidence dokumentů a automaticky spouštěné úlohy
• Co je třeba k provozu modulu Dokumenty a přílohy
• Doklady z modulu Dokumenty a přílohy
• Dokumenty versus přístupová práva
• Verzování a zamykání dokumentů

Evidence dokumentů a automaticky spouštěné úlohy

Jak bylo objasněno v kap. Naplánované úlohy a autoserver, systém IS FLORES umožňuje automatické spouštění úloh různého typu. Jedná se o úlohy, které uživatel potřebuje provádět v pravidelných intervalech, ale nechce na jejich provádění myslet nebo se jím zdržovat. Automaticky spouštěné úlohy jsou evidovány v agendě Naplánované úlohy a jejich spuštění a provádění zajišťuje tzv. automatizační server. Naplánované úlohy a autoserver se využívají i zde, v některých úlohách s dokumenty, jak plyne z následujícího popisu (pro některé úlohy s dokumenty jsou naplánované úlohy a autoserver dokonce nezbytné):

Systém IS FLORES zajišťuje evidenci elektronických dokumentů anebo zdigitalizovaných papírových dokumentů, tj. např. dokumentů převedených do digitální podoby skenováním a jejich další zpracování. Jsou ukládány jako doklady do agendy Dokumentů. Každý záznam zde ve svém obsahu nese nějaká data, která představují jeden či více uložených elektronických resp. zdigitalizovaných fyzických dokumentů různého typu. Může se jednat např. o uložené obrázky, textové dokumenty, výsledky elektronických exportů (elektronických dokladů, elektronických reportů odesílaných přes VREP, ...), přijaté elektronické doklady aj.

Účel dokumentů - dokumenty evidované v agendě Dokumentů lze využít k různému účelu:

• jednak mohou mít jen archivní účel (např. uložená technická dokumentace, fotodokumentace, dopisy, objednávky, tabulky, htm soubory ale i obrázky, animované soubory,... , které se typicky dále nijak nezpracovávají),
• nebo se jedná o dokumenty z firmy vydané, které jsou typicky určeny pro další zpracování (např. elektronické podepsání a odeslání do nějakého cílového místa (např. elektronická faktura odběrateli)) a evidence odeslaného dokumentu,
• či dokumenty do firmy přijaté, které jsou rovněž typicky určeny pro další zpracování (podle obsahu uloženého dokumentu automaticky založit odpovídající doklad v systému IS FLORES (např. fakturu přijatou)) - viz dále elektronická fakturace.

Aby se rozlišilo, k jakému účelu dokument slouží, zda a jak se má zpracovávat a zobrazovat, je každý dokument určité kategorie. Kategorie dokumentů tedy specifikuje, o jaký typ dokumentu se jedná, určuje způsob jejich zpracování a definuje ovladač, kterým bude dokument zobrazován a zpracován. (Ovladač např. zajišťuje elektronické podepsání a odeslání dokumentu). Takto evidované dokumenty mohou být také připojovány jako přílohy k jiným záznamům systému IS FLORES v jejich záložce Přílohy.

Tedy každý záznam v agendě Dokumentů obsahuje soubor nějakého typu (a i s těmito daty je uložen přímo v databázi IS FLORES). Příp. obsahuje pouze odkaz (link) na soubor umístěný jinde na disku (tato možnost platí pouze pro kategorii OLE dokumentů).

Dokumenty mohou být zakládány různým způsobem:

• ručním založením v rámci agendy Dokumenty (a to i metodou drag-and-drop), ručním založením z jiných agend z jejich záložky Přílohy apod., z jiných agend jako výsledek zpracování definovatelného exportu resp. definovatelného B2B exportu (je-li v rámci funkce Export zvolena mezi možnostmi zpracování výsledku exportu volba Vytvořit dokument (viz popis funkce Export a volby Vytvořit dokument u běžných def. exportů)),
• prostřednictvím DMS klienta (volaného např. z ISDOC readru v rámci otevření příloh doručených e-mailů do externího mailového klienta nebo souborů doručených jiným způsobem),
• automaticky jako výsledek automatického Zpracování doručených e-mailů (příloh e-mailů doručených do agendy Doručené e-maily podle pravidel zpracování doručené e-mail.pošty) nebo automatického Zpracování front souborů (souborů z fronty souborů podle pravidel zpracování front souborů). Dále viz elektronická fakturace.
• Úplný výčet viz též Možnosti zadání nového dokumentu.

  V třetím případě se o vygenerování dokumentu z přílohy e-mailu nebo z fronty souborů postará automatizační server v rámci spuštění naplánované úlohy typu Zpracování doručených e-mailů resp. Zpracování front souborů, tedy je využíváno automatické spouštění úloh zmíněné výše. K jiným zmíněným způsobům založení dokumentů není naplánovaná úloha ani automatizační server potřeba.

Dokumenty mohou být zpracovávány:

• vůbec
• jednotlivými uživateli ručně, poloautomaticky či automaticky (liší se mírou interaktivity uživatele při daném zpracování)
• autoserverem

V posledním případě se o zpracování dokumentu postará automatizační server v rámci spuštění naplánované úlohy typu Zpracování dokumentů, tedy je využíváno automatické spouštění úloh zmíněné výše. Ke zbývajícím způsobům není naplánovaná úloha ani automatizační server potřeba. Dále viz Zpracování dokumentů.

Příklady použití:

Výhody tohoto řešení pro tvorbu a evidenci dokumentů

Za všechny uvedeme ty nejpodstatnější:

• Přehledná evidence dokumentů - umožňuje je mít roztříděné do různých řad dokladů apod.
• Možnosti vyhledávání v dokumentech dle řady kritérií - lze třídit, označovat a vyhledávat dle typů dokumentů a dle všech hlavičkových údajů (datum, firma, středisko atd.)
• Větší bezpečnost dat obsažených v těchto dokumentech - dokumenty jsou uloženy v databázi IS FLORES, platí pro ně proto tedy všechny výhody, které poskytuje SQL server
• Přístupová práva - pro dokumenty uložené v databázi lze využívat propracovaného systému přístupových práv, který nabízí IS FLORES
• Snadné zobrazování obsahu dokumentu
• Velmi snadné založení dokumentů dle souborů různého typu, podpora i drag-and-drop metody

Použití agendy Dokumentů rozšiřuje velmi podstatně možnosti systému IS FLORES, přitom je po stručném seznámení bezpečně zvládne i uživatel - laik.

Zpět na obsah

Co je třeba k provozu modulu Dokumenty a přílohy

Nezbytnou podmínkou pro provoz dokumentů je, aby byla tato část systému nainstalována a licencována.

• Agendy modulu Dokumenty a přílohy jsou součástí jádra systému, tudíž jsou instalovány v rámci instalace jádra
• Agendy modulu Dokumenty a přílohy jsou licencovány rovněž v rámci instalace jádra

Dále je třeba pro provoz:

• Mít zprovozněny Naplánované úlohy a autoserver, viz Co je třeba k provozu naplánovaných úloh a autoserveru
• Mít zprovozněn modul Komunikace, viz Co je třeba k provozu e-mailů a interních vzkazů

Tyto výše uvedené podmínky jsou nutné samozřejmě jen tehdy, pokud chce uživatel příslušnou část využívat. Pokud mu např. nechodí elektronické doklady e-mailem, ale jen do nějaké fronty souborů, nebude potřebovat pravidla zpracování doručené e-mailové pošty. Obdobně nemusí ani využívat služeb automatizačního serveru, pokud si vystačí jen s ručním zakládáním nových dokumentů z doručených elektronických dokladů a pokud si zpracování evidovaných dokumentů bude taky dělat ručně, nicméně si tak zbytečně přidělá práci a ochudí se o možnosti automatizace práce, které systém nabízí.

Zpět na obsah

Doklady z modulu Dokumenty a přílohy

Jak bylo uvedeno v kap. Jak začít používat skupinu Dokumenty, vystavované záznamy o takto zadaných a evidovaných dokumentech jsou v IS FLORES pojaty jako doklady, proto musí mít patřičné náležitosti dokladů. Tj. jsou vystavovány v nějaké řadě dokladů odpovídajícího typu, jsou odpovídajícím způsobem číslovány atd. Tyto údaje lze později, mimo jiné, využívat k efektivnímu vyhledávání a přehledné evidenci všech zadaných dokumentů.

Zpět na obsah

Dokumenty versus přístupová práva

U dokumentů jsou speciálním způsobem řešena přístupová práva:

• Každý dokument je určité kategorie dokumentů.
• Kategorie dokumentů jsou jedním z chráněných objektů, ale nastavuje se pro ně pouze právo Zpracovat na zpracování dokumentů dané kategorie.
• Práva zobrazování a použití se k nim nenastavují, řeší se nastavením oprávnění přímo na konkrétním dokumentu. Tj. kromě práv k chráněným objektům a funkcím agendy Dokumenty, která se standardně nastavují v agendě Role resp. Skupiny rolí, lze nastavovat oprávnění uživatelů pro každý jednotlivý dokument prostřednictvím jeho záložky Účastníci. Jedná se o role resp. uživatele, kteří budou mít oprávnění "vidět" či "upravit" konkrétní dokument.

Aby nebylo nutné účastníky vždy zadávat (pokud uživatel tuto možnost nechce využívat), platí: Nejsou-li zadáni žádní účastníci, pak nebude konkrétní dokument nijak více omezen nad rámec standardních přístupových práv (tj. budou jej moci zobrazovat příp. opravovat všichni uživatelé mající práva k agendě Dokumenty a k příslušným chráněným objektům (řada dokladů pro dokumenty, kategorie dokumentů, střediska).

Pokud používáte pro zakládání či zpracování dokumentů naplánované úlohy a autoserver, pak dále viz Naplánované úlohy versus přístupová práva.

Zpět na obsah

Verzování a zamykání dokumentů

Dokumenty umožňují verzování. Vytváření jednotlivých verzí dokumentu (tzv. revizí) funguje obdobně jako je tomu u jiných dokladů podporujících verzování a bylo podrobně popsáno v kap. Revize dokladů (archivace verzí dokladů) - obecně.

Dokumenty lze dále zamykat proti nechtěným úpravám jinými uživateli. Zámek je určen především pro ošetření toho, aby dva uživatelé neměnili týž dokument současně. Proto má význam především pro editaci dokladu. (Uživatel chce dokument upravit, tak si jej nejdříve zamkne (aby jej nemohl mezitím opravovat někdo jiný), opraví jej, uloží a následně zámek uvolní, aby jej případně mohli upravovat i ostatní.) Zamčení se nevztahuje pouze na editaci vyvolanou funkcí Oprava, ale i na další akce s dokumentem, které by jej mohly změnit (např. vytváření nových revizí, aktivace obsahu dokumentů apod.). Pokud je dokument uzamčen, nelze takové akce buď vůbec provést, nebo se zobrazí varovná zpráva.

Uzamčení dokumentu však lze prolomit speciálním přístupovým právem Prolomit uzamčení dokumentu.

Platí:

• uživatel, který dokument zamkl, může provádět další úpravy daného dokumentu bez omezení
• uživatel, který dokument nezamkl, nemůže zamčený dokument upravovat a při aktivaci se mu zobrazuje varovná zpráva. Může ale prolomit zámek (čímž se dokument odemkne), má-li k tomu přístupové právo.

Možnosti zamčení dokumentu:

• ručně pomocí funkce Zamknout
• automaticky vyvoláním editace nezamčeného dokumentu, pokud má příslušná kategorie dokumentu nastaveno Způsob zamykání = Automaticky

K odemčení slouží funkce Odemknout.

Zpět na obsah