Datumy na dokladech, jejich předvyplňování a validace

Pro všechny doklady platí obecná pravidla pro předvyplňování jednotlivých datumů při tvorbě nového dokladu resp. při jeho opravě a pravidla pro validaci - tedy kontrolu správnosti zadaných dat. Kromě toho, platí speciální pravidla pro předvyplnění datumových položek v případě zúčtování zálohových listů do dokladu předpisu. Proto v dalším textu uvedeme pravidla pro předvyplňování typických datumů na dokladech a to jak pro samostatný nový doklad, tak pro doklad spojený se zúčtováním zálohového listu (ZL):

U vystavených dokladů:

• Období
• Datum dokladu
• Datum plnění/uplatnění odpočtu
• Datum ESL
• Datum účtování
• Datum zúčtování zálohy

Pro doklady vzniklé zkopírováním původního dokladu pomocí funkce Zkopírovat platí: Na nový kopírovaný doklad se z původního dokladu převezme datum dokladu a období, pokud má parametr Při kopii dokladu přebírat datum a období hodnotu Ano. Má-li parametr hodnotu Ne, datum dokladu a období je předvyplněno stejně jako u nově vystavovaného dokladu podle níže uvedených pravidel. Následkem toho se také obsah položek Datum plnění, Splatnost, Datum dodání, Datum INTRASTAT apod. liší od hodnot uvedených na původním dokladu, protože se počítají z datumu vystavení dokladu.

Období

Jedná se o účetní období, do nějž je doklad zadán. Zadané období se stane součástí čísla dokladu a v tomto období bude dokladu přiděleno pořadové číslo.

Předvyplňuje se:

• U nového samostatného dokladu - obdobím, do kterého spadá aktuální, "dnešní" datum (tj. dle nastaveného systémového data)
• U dokladu tvořeného dle zálohového listu (ZL) - obdobím, do kterého spadá datum zúčtování, resp. potažmo datum plnění a datum dokladu (pro neplátce pouze datum dokladu), jelikož se tato předvyplňují z data zúčtování. Předvyplňování data plnění a data dokladu viz dále.

Datum dokladu - tj. datum vystavení/přijetí dokladu (DocDate$DATE)

Toto datum slouží pouze pro evidenci dokladů v knihách, z hlediska následného účtování dokladů se nikterak nevyužívá.

Předvyplňuje se:

• U nového samostatného dokladu (kromě dokladů zmíněných dále) - datem aktuálním, "dnešním".

  Platí i pro nový zálohový list tvořený podle objednávky.

  Výjimkou jsou sankční faktury a upomínky, kde se datum vystavení z důvodu zachování kontinuity sankcionovaných období předvyplňuje datem, dokdy vyčíslit úrok z prodlení, zadávaným v úvodním dialogovém okně při vystavování nového dokladu.

  Dále jsou výjimkou daňové zálohové listy vydané a přijaté, kdy se datum předvyplňuje datem zdanění zálohy, zadávaným v úvodním dialogovém okně při vystavování nového dokladu.

U skladových dokladů se toto datum aktualizuje při změně stavu dokladu ze stavu Plánováno na jakýkoliv jiný stav! Příklad: výdejka je ve stavu Plánováno a má datum dokladu 10.1.2012, pokud na tomto dokladu dojde ke změně stavu např. na stav V přípravě, změní se datum dokladu na aktuální ve chvíli změny stavu např. 20.1.2012.

Dále se u skladových dokladů toto datum aktualizuje při první změně stavu dokladu na systémový stav Vyřízeno! Příklad: výdejka je ve stavu V přípravě a má datum dokladu 10.1.2015, pokud na tomto dokladu dojde ke změně stavu na systémový stav Vyřízeno dne 20.1.2015, změní se datum dokladu na aktuální ve chvíli změny stavu tedy na 20.1.2015.

Pozor, pokud již skladový doklad jednou ve stavu Vyřízeno byl, následně byl vrácen např. do stavu V přípravě a následně opět do stavu Vyřízeno, tak se datum dokladu již nijak neaktualizuje! Příklad: výdejka je ve stavu V přípravě a má datum dokladu 10.1.2015, následuje změna stavu do Vyřízeno dne 20.1.2015, čímž se zaktualizuje datum dokladu na 20.1.2015, následuje změna stavu z Vyřízeno do V přípravě, s datem dokladu se nic neděje, následuje např. 25.1.2015 změna stavu z V přípravě znova do Vyřízeno, s datem dokladu se nic neděje, zůstává 20.1.2015!

Více v popisu přechodů mezi stavy.

• U dokladu tvořeného dle zálohového listu - rovněž datem aktuálním, "dnešním".
• U převodky příjem se datum předvyplňuje datem dokladu z převodky výdej.

Validace:

• kontrola oproti období - Doklad je obvykle vystaven v období, do kterého patří. Proto, pokud z nějakého důvodu datum vystavení dokladu nepatří do zadaného období, program vás na tuto skutečnost upozorní, ale povolí vám takový doklad uložit.

  Výjimkou je bankovní výpis, který není možné uložit, pokud datum zadané v hlavičce nespadá do zadaného období.

Datum plnění/datum uplatnění odpočtu (VATDate$DATE)

Tj. datum uskutečnění zdanitelného plnění resp. datum uplatnění odpočtu DPH.

Ze zákona určené datum, které říká, do jakého daňového období z hlediska daně z přidané hodnoty (DPH) se částka dokladu započte.

Předvyplňuje se:

• U nového samostatného dokladu - datem dokladu
• U dokladu tvořeného dle zálohového listu - datem zúčtování, viz dále
• U dokladu tvořeného dle dokladu dodání (např. faktura dle existující výdejky) - datem dodání na VY, viz též Procesní tvorba dokladů - VY -> FV

Pro opravy platí: Jelikož datum plnění se předvyplňuje podle data dokladu, pak i oprava datumu dokladu může způsobit opravu datumu plnění: Při změně data dokladu závisí na tom, zda před jeho změnou bylo datum dokladu shodné s datumem plnění či nikoli. Pokud bylo shodné a změníme datum dokladu, datum plnění se podle něj rovněž změní, tj. zaktualizuje se. Pokud nebylo shodné a změníme datum dokladu, datum plnění se již dle něj nezaktualizuje. Tato vlastnost vychází z předpokladu, že pokud data nebyla před opravou shodná, bylo to proto, že uživatel je záměrně tak zadal. Proto by mohlo být nežádoucí, aby při opravě dokladu se takové datum plnění automaticky nějak měnilo.

Validace:

• kontrola oproti Datu dokladu
  • datum dokladu musí být větší nebo rovno datu plnění/datu upl. odpočtu. Tuto validaci lze u výdajových dokladů (tj. dokladů na vstupu (FP, PV, ...)) potlačit parametrem Povolit zadat datum uplatnění odpočtu DPH vyšší než datum dokladu nebo do předchozích období. U příjmových dokladů (tj. dokladů na výstupu (FV, PP, ...)) lze tuto validaci potlačit parametrem Povolit zadat datum uplatnění odpočtu DPH vyšší než datum dokladu na výstupních dokladech.
  • a u příjmových dokladů musí být doklad vystaven v zákonné lhůtě od uskutečnění zdanitelného plnění tedy nejdéle X dnů od Data plnění, kde X je proměnný parametr nastavitelný ve Firemních údajích (např. pro lokální zemi ČR platí, že daňový doklad musí být vystaven maximálně do 15-ti dnů od data uskutečnění zdanitelného plnění). Tj. rozdíl data vystavení a data plnění musí být menší nebo roven danému limitu. Tuto validaci lze potlačit parametrem Brát ohled na limit pro kontrolu data plnění DPH.
• kontrola oproti Období
  • datum plnění/uplatnění odpočtu musí spadat do zadaného období. Tuto validaci lze u příjmových dokladů (tj. dokladů na výstupu (FV, PP, ...)) potlačit rovněž parametrem Brát ohled na limit pro kontrolu data plnění DPH a také parametrem Povolit v deníku a žádostech datum účtování mimo období. U výdajových dokladů (tj. dokladů na vstupu (FP, PV, ...)) pak parametrem Povolit zadat datum uplatnění odpočtu DPH vyšší než datum dokladu nebo do předchozích období.
• kontrola oproti datumu plnění zdrojového dokladu
  • platí jen pro vybrané inverzní doklady (DV, VP) a pro některé typy obchodu (typ obchodu 7 - "Mini One Stop Shop") - datum plnění by mělo spadat do téhož období, jako zdrojový doklad. Není-li tomu tak, zobrazí se upozornění, ale doklad bude možné uložit.

Viz také Parametry ovlivňující validaci datumů na daňových dokladech.

Datum ESL (ESLDate$Date)

Ze zákona určené datum, které říká, do jakého daňového období z hlediska daně z přidané hodnoty (DPH) se částka dokladu započte do hlášení ESL.

Předvyplňuje se v dané lokalizaci tak, aby co nejlépe odpovídalo aktuálně platné legislativě. Tj.:

• pro CZ - datem plnění
• pro SK - datem plnění

  Pro SK dříve platilo, že se předvyplňovala dle data (vystavení) dokladu a data plnění následovně: pokud bylo datum dokladu nejvýše 15. den následujícího měsíce po datu plnění, tak datem dokladu, a pokud bylo datum dokladu vyšší než uvedené maximum, nastavilo se datum ESL na uvedené maximum.

Pro opravy platí: Opravuje se automaticky s opravou datumu, podle něhož se v dané lokalizaci předvyplňuje tak, aby byly splněny následné validace.

Validace:

• Při uložení dokladu se Datum ESL kontroluje s ohledem na danou lokalizaci:
  • pro CZ - datum ESL musí být rovno datu plnění
  • pro SK - datum ESL musí být nejvýše 15. den následujícího měsíce po datu plnění

Datum zúčtování zálohy

• Datum zúčtování nezdaněné zálohy do dokladu předpisu platby viz Zúčtování nezdaněné zálohy do cílového (daňového) dokladu. Předvyplňuje se:
  • datem poslední platby zálohového listu (resp. datem aktuálním, není-li platba) - pokud zúčtováváte zálohový list do dokladu předpisu, který dosud nemá vyplněno datum plnění, tedy, pokud zálohový list připojujete k dokladu předpisu:
    • z agendy placeného dokladu (ze záložky Seznam, resp. Detail funkcí Nový Podle zálohového listu, je-li tato funkce v dané agendě k dispozici)

      Tedy jedná se o nově vytvářený doklad dle zálohového listu. Pokud zálohový list nemá dosud žádnou úhradu, předvyplní se jako datum zúčtování (čerpání zálohového listu) datum aktuální, dnešní.

  • datem plnění z dokladu (resp. datem vystavení dokladu) - pokud zúčtováváte zálohový list do dokladu předpisu, který již má zadáno datum plnění, tedy, pokud zálohový list připojujete k dokladu předpisu:
    • z agendy placeného dokladu (ze záložky Detail, subzáložky Zálohové listy) - v tomto případě je totiž na rozdíl od funkce Nový Podle zálohového listu (viz předchozí bod) datum plnění již vyplněno a to i tehdy, vystavujete-li doklad nový
    • z agendy placeného dokladu (ze záložky Platby)
    • z agendy zálohových listů (ze záložky Zúčtování)
  • datem zdanění zálohy - pokud se jedná o případ, kdy se zálohový list (ZL) zúčtovává do daňového zálohového listu (DZV), neboli o "zdanění" nezdaněné zálohy, viz dále
• Datum zdanění nezdaněné zálohy daňovým zálohovým listem, dále viz Zdanění zálohy. Předvyplňuje se:

• datem platby zálohy, což je datum platícího dokladu resp. u zálohových listů datum poslední platby zálohového listu (resp. datem aktuálním, není-li platba) - V tomto případě se vždy jedná o nově vytvářený doklad daňového zálohového listu podle dokladu platby zálohy.

• Datum zúčtování zdaněné zálohy do faktury, dále viz Zúčtování zdaněné zálohy (z DZL) do cílového daňového dokladu. Předvyplňuje se:

• datem vystavení dokladu, do něhož se zúčtování DZL provedlo.

Většinu případů z výše uvedených dokresluje následující schématický obrázek. Varianta A znamená vystavení nového samostatného dokladu s případným následným připojením ZL, tj. následným zúčtováním ZL (čárkovaně), varianta B pak vystavení nového dokladu podle ZL. Modře jsou vyznačeny případy dokladů bez DPH:

Varianta B1 je pak zvláštní případ varianty B a dokresluje situaci při vystavení DZV, tedy vystavení nového DZV podle platby zálohy neboli zdanění zálohy (což je obdoba "zúčtování" zálohy (PP, OSP nebo ZL), ale ne přímo do FV, ale do DZV)). Datum zdanění se předvyplňuje, jak bylo popsáno výše, datem platby zálohy (datem PP, OSP, poslední platby ZL) a u ZL se použije současně pro datum zúčtování ZL. Varianta A1 je pak zvláštním případem varianty A a dokresluje zúčtování DZV do FV (vystavení nové FV s následným připojením (importem) DZV). Vínově je vyznačena varianta předvyplnění období údajem z DZV (možnost převzetí hlavičkových údajů z DZV).

Schéma předvyplňování datumů ve zmíněných variantách.

Schéma předvyplňování datumů v obou variantách