Účetní výkazy - věcný obsah

V této kapitole je uveden popis následujících témat týkajících se pořizování účetních výkazů:

OLE Automation server pro účetní výkazy - NxServ.dll

Účetní výkazy jsou řešeny prostřednictvím spolupráce s tabulkovým kalkulátorem Excel (MS Office) nebo Calc (Open Office/Libre Office) s využitím OLE technologie a to přes knihovnu NxServ64.dll, která je po instalaci IS FLORES k dispozici v rootu adresáře, do něhož byla IS FLORES instalována.

Jedná se o OLE Automation server pro účetní výkazy, který zajišťuje zprostředkování objektů IS FLORES Windows aplikaci, v tomto případě Excel resp. Calc. Chová se jako klientská část aplikace IS FLORES komunikující s aplikačním serverem a využívá data IS FLORES - tedy obdobně jako jakýkoliv jiný klient IS FLORES). Pojem klientská část viz kap. Technologie zpracování dat.

Jelikož jde o COM (resp. DCOM) OLE Automation server, je jeho použití omezeno na operační systém MS Windows. Jedná se o klientskou část aplikace IS FLORES, tedy i když máte síťovou část instalace na Linuxu, běží na windowsových klientech, kde musí být instalován MS Excel (viz dále).

Pro zdárné spuštění účetních výkazů musí být soubor NxServ64.dll registrován v registrech Windows příslušného počítače, ze kterého chcete právě výkazy spouštět (tedy na klientovi, nikoli na serveru, kde je instalována IS FLORES). Registrovat knihovnu je nutné i v případě, že byste si chtěli ve výkazech pouze načítat a prohlížet hotové ARD soubory (viz datová krychle), tj. i na počítačích, kde systém IS FLORES vůbec není dostupný.

NxServ64.dll se neregistruje automaticky při instalaci IS FLORES (důvodem je příp. následná odinstalace systému). Tedy musíte je zaregistrovat ručně, přičemž jsou možné dva způsoby:

Zaregistruje se s cestou do adresáře instalované IS FLORES. Pokud již je ve Windows registrech registrován s nějakou cestou (např. z dřívější registrace téhož dll z jiné instalace), pak jej nové provedení registrace přeregistruje do svého adresáře. (Odinstalováním dané IS FLORES se záznam v registrech neruší, nicméně odkaz do daného adresáře již nemusí být samozřejmě platný).

Dále musí při spuštění účetních výkazů platit, že je soubor NxServ64.dll na registrovaném místě samozřejmě k dispozici. Tj. pokud jste si např. zaregistrovali NxServ64.dll z nějaké demoverze a pak jste příslušnou instalaci odebrali a adresář smazali, nepodaří se vám účetní výkazy spustit, přestože je v registrech záznam s registrací příslušného OLE serveru. Obdobně, pokud je NxServ64.dll registrován na nějakém síťovém disku, musíte mít daný disk v okamžiku spouštění výkazů k dispozici.

V opačném případě skončí pokus o spuštění výkazů chybou u MS Excel typu "ActiveX Control - can't create object" apod., u Open Office chybou typu "Objekt je nedostupný, neplatná reference na objekt", což může způsobovat až problém s uzavřením dané aplikace.

Správnost propojení (registrace, shodnost cest) se před spuštěním účetních výkazů kontroluje a to s ohledem na nastavení parametru Kontrolovat shodnost cest Propojení na Excel / OpenOffice Calc se spouštěcím adresářem FLORES ve Firemních údajích.

Datová krychle (neboli datová kostka)

Po spuštění účetních výkazů klient IS FLORES nejdříve připraví data. Tj. podle podmínek zadaných v jednotlivých krocích Průvodce Účetními výkazy načte odpovídající data z databáze IS FLORES a vytvoří tzv. memory maped file (mapovanou paměťovou tabulku). Tu si můžeme pro snazší pochopení představit jako více rozměrnou, neboli jakousi "datovou krychli". Jednotlivé její rozměry (dimenze) jsou pak veličiny, podle kterých lze provádět tzv. řezy a získávat potřebné hodnoty. Objasníme na zjednodušeném nákresu:

Mějme datovou krychli, která bude obsahovat napočtená data zůstatků účtů po měsících a střediscích. Tedy nechť rozměr x naší krychle představuje čas (měsíce), rozměr z střediska a rozměr y pak zůstatky na jednotlivých účtech. Pokud nás pak v nějakém výkazu budou zajímat zůstatky účtů za měsíc X a středisko 100, provede se příslušný řez danou krychlí data jsou k dispozici (čili neprovádí se žádný další výpočet z databáze, ale o řez napočtenými daty):

Růžová rovina znázorňuje řez za měsíc X a fialová rovina řez za středisko 100. Průsečík rovin jsou zůstatky účtů v měsíci X za středisko 100.

Napočtenou "datovou krychli" si lze uložit i do souboru (čili při opětovném použití není nutné ji vždy napočítávat znovu). Ukládají se do souboru typu *.ard (FLORES report data). OLE Automation účetních výkazů pak umí čerpat data buď z takovéhoto souboru anebo z nově napočtené "datové krychle".

Formát datové krychle se může v čase měnit, proto datové krychle vytvořené z různých verzí systému IS FLORES mají také své číslo verze. Většinou je podporována zpětná kompatibilita, tj. v novější verzi systému IS FLORES je možné načíst i datové kostky starší verze. Pokud to nelze, systém to oznámí.

Verze ARD viz 4.,5. pozice v HEXa zobrazení ARD souboru.

Výstupy - vlastní výkazy

Kromě toho, že napočtenou datovou krychli si lze uložit do souboru *.ard pro opětovné použití, z ní lze pořídit i konkrétní účetní výkazy a to:

Výstupy prostřednictvím Excel (MS Office 32 bit a 64 bit)

Pro vlastní pořízení jednotlivých typů účetních výkazů v aplikaci MS Excel z aktuálně napočtené datové krychle nebo z nějaké uložené v souboru jsou dodávány soubory NxDefVyk*.xls, což jsou MS Excel sešity, na jejichž jednotlivých listech jsou definovány výkazy pro Hospodářský výsledek, Rozvahu, Výsledovku a další.

V dodávaných definicích se používají dodávané funkce popsané dále. V menu v sekci doplňků je doinstalován doplněk FLORES s volbou "Načtení ze souboru", pomocí něhož si můžete obnovit zobrazení výkazů z jiného souboru (z jiné uložené datové krychle, viz výše).

Dále, pokud máte v MS Excel v sekci Možností výpočtů nastaveno, že se výpočty mají provádět Ručně, pak je pro úplný přepočet výkazu třeba vyvolat tento přepočet (příslušnou volbou v menu MS Excel nebo stiskem klávesy F9). Makra v dodávaných výkazech jsou definována tak, že se jednotlivé buňky aktualizují rovnou automaticky po opuštění dané buňky, nicméně v případě, že byste měli buňku definovanou např. jako "rovná se" A + B, tak je třeba přepočet spustit, aby došlo k napočtení dle daného vzorce.

Rovněž nezapomeňte v záhlaví listů zvolit příslušná období. Na to se často zapomíná zejména u výsledovky, tj. výkazu zisků a ztrát, kdy by si uživate vlastně měl napočítat datovou kostku za období, k němuž sestavuje výsledovku a za období předcházející a potom na listu výsledovky v záhlaví vybrat jedno z nich jako "Sledovaný časový interval" a druhé jako "Minulý časový interval". Pokud byste ponechali výchozí hodnotu <Všechny>, pak samozřejmě napočtený výkaz nebude smysluplný.

Je třeba mít povolena makra.

Pokud otevření výkazu ze systému IS FLORES selže, tj. nepodaří se aplikaci MS Excel dohledat (není na daném lokálním PC instalována) nebo se nepodaří otevřít doplněk (xla soubor není v rootu adresáře, kde je instalována IS FLORES) nebo není pro danou instalaci zaregistrováno napojení na Excel/OpenOffice Calc (tj. není NxServ64.dll správně zaregistrován na daném PC pro danou IS FLORES), pak program zobrazí chybové hlášení. Je třeba zajistit požadované podmínky pro spuštění a poté výkazy dokončit znovu. Podrobněji viz OLE Automation server - NxServ64.dll a Doplněk aplikace MS Excel. Příp. pokud po otevření výkazů nebudete mít jednotlivé buňky napočteny a budou se vám zobrazovat pouze hodnoty #VALUE, je to pravděpodobně tím, že nemáte adekvátně povolena makra.

Výstupy prostřednictvím Calc (Open Office/Libre Office)

Pokud při používání aplikace Calc v OpenOffice narazíte na problémy při generování některých výkazů, použijte místo OpenOffice alternativní kancelářský balík LibreOffice..

Pro vlastní pořízení jednotlivých typů účetních výkazů v aplikaci Calc z aktuálně napočtené datové krychle nebo z nějaké uložené v souboru jsou dodávány soubory NxDefVyk*.ods (resp. dříve NxDefVyk*.sxc), což jsou Calc sešity, na jejichž jednotlivých listech jsou definovány výkazy pro Hospodářský výsledek, Rozvahu, Výsledovku a další.

V dodávaných definicích se používají dodávané funkce popsané dále. Na každém listu je definováno funkční tlačítko s názvem Načtení ze souboru, pomocí něhož si můžete obnovit zobrazení výkazů z jiného souboru (z jiné uložené datové krychle, viz výše).

Dále, pokud máte v tabulkovém procesoru nastaveno, že se výpočty mají provádět Ručně, pak je pro úplný přepočet výkazu třeba vyvolat tento přepočet příslušnou volbou v menu nebo stiskem klávesy F9. Makra v dodávaných výkazech jsou definována tak, že se jednotlivé buňky aktualizují rovnou automaticky po opuštění dané buňky, nicméně v případě, že byste měli buňku definovanou např. jako "rovná se" A + B, tak je třeba přepočet spustit, aby došlo k napočtení dle daného vzorce.

Rovněž nezapomeňte v záhlaví listů zvolit příslušná období. Na to se často zapomíná zejména u výsledovky, tj. výkazu zisků a ztrát, kdy by si uživatel vlastně měl napočítat datovou kostku za období, k němuž sestavuje výsledovku a za období předcházející a potom na listu výsledovky v záhlaví vybrat jedno z nich jako "Sledovaný časový interval" a druhé jako "Minulý časový interval". Pokud byste ponechali výchozí hodnotu <Všechny>, pak samozřejmě napočtený výkaz nebude smysluplný.

Je třeba mít povolena makra.

Nedoporučujeme makra povolovat úplně, tj. nastavovat úroveň zabezpečení maker na nízkou. V aplikaci OpenOffice/Libre Office si lze nastavit na Střední (v aplikaci Libre Office dle zkušeností funguje i při Vysoké úrovni). Pak je ale třeba nejdříve přidat adresář s instalací IS FLORES mezi důvěryhodné zdroje. Viz Volby→Zabezpečení→Zabezpečení maker→Důvěryhodné zdroje→Důvěryhodná umístění. Důvěryhodné umístění by nemělo být zapsáno prostřednictvím UNC cesty (\\server\cesta\...), ale je třeba uvést jej pomocí namapovaného písmena (S:\cesta\...) příp. výkazy umístit do nějakého lokálního adresáře. V opačném případě aplikace Calc příslušné nastavení nebere v potaz a hodnoty stále nevypisuje, i když je důvěryhodné umístění zadáno.

Seznam Podporovaných/udržovaných výkazů

S nstalací systému je dodáváno několik druhů výkazů, které jsou k dispozici v instalačním adresáři IS FLORES. Soubory jsou dodávány jak pro MS Office, tak pro OpenOffice a na konci názvu souboru najdete číslo, což je rok, pro který jsou aktuální, například NxDefVykPodnikPKP2021 je aktuální v roce 2021. Jestliže pro daný rok nevidíte výkaz shodující se s aktuálním rokem, znamená to, že poslední výkaz je stále platný (Například výkaz NxDefVykPodnik2019 je platný a aktuální i v roce 2021), případně ještě nebyl součástí vámi instalované verze a bude doplněn později. Pro jednotlivé typy organizací podporujeme/udržujeme příslušnou definici Účetních výkazů:

NxDefVykPodnik - Účetní výkaz vhodný pro některé typy organizací.
NxDefVykNezisk - Účetní výkazy, které používají neziskové organizace.
NxDefVykPodnikPKP - Pomocný konsolidační přehled. Detailní informace o tomto výkazu v samostatné kapitole níže.
NxDefVykPO2019 - Účetní výkazy pro příspěvkové organizace
NxDefVykPO_PAP - Pomocný analytický přehled.

Výkaz NxDefVykPO_PAP není plněn automaticky z IS FLORES, je třreba údaje do souobu zadávat ručně.

Syntaxe funkcí, řídící znaky

Tato část se věnuje možnostem syntaxe výpočtových vzorců, které lze používat v definici řádků účetních výkazů. Jedná se o definici xls tabulky či ods (resp. dříve *.sxc) tabulky, čili při zápisech výpočtových vzorců je třeba dodržet syntaxi stanovenou pro daný tabulkový kalkulátor, v případě potřeby viz help Excel resp. Calc. Použít můžete samozřejmě všechny funkce dostupné v rámci MS Excel, včetně funkcí dodávaných výrobcem IS FLORES speciálně pro tyto výkazy (viz popis dodávaných funkcí výše). Pro funkce dodávané výrobcem dále platí:

Pokud je parametrem použité funkce účet

V tomto případě se uvede číslo účtové třídy, skupiny, syntetického nebo analytického účtu na libovolný počet míst. Uvedete-li např. 60, vysčítají se všechny účty skupiny 60. Pokud není dalšími parametry stanoveno jinak, berou se koncové zůstatky účtů:

u aktivních, nákladových a podrozvahových účtů (typy účtů viz Účtový rozvrh) se zůstatek stanovuje jako rozdíl stran MD-D
u pasivních a výnosových účtů naopak jako rozdíl stran D-MD.

Přídavnými parametry (řídícími znaky) lze dále přesněji určit, které zůstatky a kterých účtů se mají vysčítat. Lze použít tyto znaky:

Jen daňové účty např. člen 60t značí zůstatek účtů skupiny 60, kde z této skupiny se vysčítají pouze účty nastavené jako daňové - viz Příklad v popisu položky Daňový v Účtovém rozvrhu.

Jen nedaňové účty např. člen 50nt značí zůstatek účtů skupiny 50, kde z této skupiny se vysčítají pouze účty nastavené jako nedaňové.

Vysvětlivky: "t" jako taxable tedy daňový, "nt" jako non-taxable tedy nedaňový.

Jen krátkodobé účty např. člen 311s značí zůstatek účtů skupiny 311, kde z této skupiny se vysčítají pouze účty nastavené jako krátkodobé - viz Příklad v popisu položky Krátkodobý v Účtovém rozvrhu.

Jen dlouhodobé účty např. člen 311ns značí zůstatek účtů skupiny 311, kde z této skupiny se vysčítají pouze účty nastavené jako dlouhodobé - viz Účtový rozvrh.

Vysvětlivky: "s" je jako short-term tedy krátkodobý, "ns" je non-short-term tedy dlouhodobý.

Vezme se pouze strana MD účtu (resp. skupiny či třídy)

Vezme se pouze strana D účtu (resp. skupiny či třídy)

Vysvětlivky: "d" je jako debit tedy MD, "c" jako credit tedy D.

Jen účty s nastaveným druhem činnosti Vedlejší činnost (auxiliary).

504a ve Výkazu zisků a ztrát značí účet 504 s vedlejším druhem činnosti.

Jen účty s nastaveným druhem činnosti Hlavní činnost (main).

504m ve Výkazu zisků a ztrát značí účet 504 s hlavním druhem činnosti.

Znak "minus". Mění znaménko, tj. násobí číslem -1.

Je-li zůstatek větší než nula, vezme se tento zůstatek, jinak se vezme 0. Např. 34300>, pak bude-li zůstatek účtu 34300 větší než 0, započte se do buňky, bude-li záporný, započte se nula).

Je-li zůstatek menší než nula, vezme se tento zůstatek v absolutní hodnotě, jinak se započte 0 (Např. 34300<, pak bude-li zůstatek účtu 34300 menší než 0, započte se do buňky jeho absolutní hodnota, bude-li kladný, započte se nula). Použití funkcí <,> objasníme na příkladu:

Mějme účet 343. Z povahy tohoto účtu však plyne, že nelze předem rozhodnout, zda bude pohledávkou nebo závazkem a je tedy třeba jej dle jeho zůstatku variantně zahrnout do závazků nebo do pohledávek.

a) Mějme účet 343 definovaný jako pasivní. Pak si v rozvaze musíme definovat započtení zůstatku tohoto účtu následovně:

do aktiv NxGetBalance("343<")
do pasiv NxGetBalance("343>")

Mějme dva případy obratů a zůstatků na daném účtu (zůstatek pasivního účtu je D-MD):

Případ	Počátek	Obrat MD	Obrat D	Zůstatek D-MD
A	0	0	50000	+50000,-
B	0	30000	0	-30000,-

Pak se účet 343 promítne do rozvahy:

v případě A: do pasiv částkou +50000,- a do aktiv částkou 0,-.
v případě B: do pasiv částkou 0,- a do aktiv částkou +30000,-.

b) Mějme účet 343 definovaný jako aktivní. Pak si v rozvaze musíme definovat započtení zůstatku tohoto účtu následovně:

do aktiv NxGetBalance("343>")
do pasiv NxGetBalance("343<")

Mějme dva případy obratů a zůstatků na daném účtu (zůstatek aktivního účtu je MD-D):

Případ	Počátek	Obrat MD	Obrat D	Zůstatek MD-D
A	0	0	50000	-50000,-
B	0	30000	0	+30000,-

Pak se účet 343 promítne do rozvahy:

v případě A: do pasiv částkou +50000,- a do aktiv částkou 0,-.
v případě B: do pasiv částkou 0,- a do aktiv částkou +30000,-.

Funkce "<" nejdříve ověří, zda číslo je < 0. Je-li větší než 0, pak provede vynulovaní. Je-li menší, pak vrátí absolutní hodnotu. Tj. přebije i symbol "-". Tedy, je-li potřeba opravdu čísla od sebe odečíst, je třeba je odečíst až v Excelu nikoliv jako výčet účtů v jednom volání funkce. Přesto má "-" s kombinací <> smysl: obrací znaménko před porovnáním s 0. A vrací tím pádem nenulové číslo v opačných případech! Objasníme na příkladu:

Mějme účet 09230, který chceme použít v rozvaze jako účet korekční. Je definován jako aktivní a jeho zůstatek se v rámci korekcí odečítá od zůstatku účtu 082, např. následovně:

NxGetBalance("082;-0923")

Nechť zůstatek účtu 0923 je MD-D=+5000,-. Pokud bychom chtěli zůstatek účtu odečíst jenom v případě, že je kladný a použili výraz NxGetBalance("082;-0923>"), pak by se odečetla nula! Jelikož funkce:

NxGetBalance("0923") vrátí +5000,-
NxGetBalance("-0923") vrátí -5000,-
NxGetBalance("-0923>") tudíž vrátí 0,-, jelikož -5000 je menší než nula

Účetní výkazy - věcný obsah

Využití hodnoty "-1"