Vrácení pokladních výdejů (VV)

Agenda inverzních dokladů k pokladním výdejům. Spojuje v sobě knihu těchto dokladů a všechny funkce pro práci s nimi.

Základní popis

Tak jako k faktuře existuje inverzní doklad nazývaný dobropis, je k pokladnímu výdejovému dokladu k dispozici inverzní doklad vrácení výdeje. Tento doklad má charakter příjmu do pokladny, ale od klasického pokladního příjmu se liší jednak tím, že má vazbu na původní výdajovou účtenku a jednak se většinou od něj liší způsobem účtování - obvykle se účtuje zápornou částkou na stejné účty jako prvotní pokladní výdej (zda se však bude účtovat zápornou částkou, či nikoli si nastavíte v definici řady dokladů vrácení pokladního výdeje v položce "účtovat obráceně" a k tomu odpovídající účty v předkontacích). Cílem tohoto dokladu není zvýšit příjem, ale snížit výdaj, jde tedy o obdobu storna nebo dobropisu u faktur. Přestože částka v účetnictví může být záporná (dle stavu položky účtovat obráceně) a zacházíme s ní jako se záporným číslem, při zadání zadáváme v každém případě čísla kladná. I v tisku účtenky vrácení jsou částky kladné. Vazba mezi prvotní výdajovou účtenkou a vrácením výdeje se pamatuje a částka vrácení výdeje je limitována částkou z výdajové účtenky. Praktické využití tohoto dokladu nastane v případě, kdy není vhodné opravovat nebo mazat přímo výdajovou účtenku, např. z důvodu již odvedeného DPH za dané období. V tom okamžiku je třeba vystavit opravný doklad do dalšího období a tím je právě doklad vrácení výdeje.

Vystavení dokladu pokladního příjmu by nebylo adekvátní řešení, jelikož bychom jednak neměli vazbu mezi pokladní výdejkou a pokladním příjmem na vrácenou částku a jednak bychom mohli mít pak zbytečné zkreslené obraty na straně příjmů a výdejů v pokladní knize.

Od 1.4.2011 se pro inverzní doklady (dobropisy, doklady vrácení), které jsou vystaveny jako daňové doklady z hlediska DPH, používá termín Opravný daňový doklad. Dále viz Opravy daňových dokladů.

Agenda vrácení pokladních výdejů slouží k vystavování těchto inverzních dokladů k pokladním výdejům, evidenci jejich zaplacení a další práci s nimi. Jednotlivé doklady můžete zadávat, opravovat, zobrazovat, tisknout atd. V záložce Seznam uvidíte doklady vybrané podle omezujících podmínek zadaných v záložce Omezení.

Existuje úzká návaznost na související agendy. Každý doklad vrácení výdeje se vždy váže k jednomu pokladnímu výdeji, nemůže existovat samostatně. Naopak na jeden pokladní výdej může existovat více dokladů vrácení výdeje. Může být vystaven i z jiných agend. Viz též Možnosti vystavení nového VV. K dokladu vystavenému v režimu "reverse charge" příp. v režimu Přenesení daňové povinnosti ("tuzemský reverse charge") lze po uložení rovnou vystavit odpovídající Doklad reverse charge. Doklady vrácení výdeje mohou být v tuzemské i v cizí měně s návazností na kurzovní lístek. K dokladům můžete přímo z této agendy prohlížet či vystavovat související aktivity, generovat záznam odeslané pošty, prohlížet křížové vazby dokladů na záložce X-vazby aj.

Doklady vrácení výdeje se nepoužívají jako platby jiných dokladů, tudíž ani nelze vystavit vrácení k pokladní výdejce, která je platbou a naopak pokladní výdejku, ke které existuje vrácení, nelze jako platbu použít.

Měna se přebírá od pokladní příjemky. Pro pokladny vedené v cizí měně lze pak počítat kurzové rozdíly pokladen pomocí uzávěrky pokladen. Uzávěrka pokladen neuzavírá přímo řady pokladních příjemek, ale uzavře pro dané období příslušnou pokladnu. Kurzové rozdíly pokladen jsou k dispozici přímo v agendě pokladen.

Vystavování všech dokladů v agendě je obvyklým způsobem provázáno s účetnictvím. Má-li daná řada dokladů nastaveno, že se má účtovat do účetnictví a to jednoduše, doklady se automaticky při vytvoření zapisují do žádostí nebo přímo do účetního deníku předkontované podle zvolených předkontací a případně se i automaticky spárují do odpovídající saldokontní skupiny (pokud to lze). Kromě toho lze párování ovlivňovat i ručně. Předkontování lze mj. ovlivňovat v editaci dokladu v subzáložce Rozúčtování, v subzáložce Ruční párování pak párování do saldokontních skupin. Oprava dokladu způsobí znovuzaúčtování, tedy smazání stávajícího zaúčtování z deníku nebo ze žádostí a provedení nového zaúčtování. Smazání dokladu způsobí smazání zaúčtování dokladu z deníku nebo ze žádostí. Opravě a mazání může být zabráněno zablokováním dokladu různým způsobem, např. auditací zaúčtování v deníku nebo blokacemi, resp. přístupovými právy. Možnosti mazání a příp. i oprav mohou být omezené s ohledem na další skutečnosti, viz též popis funkcí Opravit resp. Vymazat v záložce Seznam. V záložce Zaúčtování je možno prohlížet, jak se doklad promítá do účetnictví, příp. si rovnou odtud otevřít příslušnou agendu účetnictví (žádosti o zaúčtování resp. účetní deník).

Je možné vystavovat DPH doklady i v cizích měnách. Řádky je možné zadávat čtyřmi možnými způsoby (přebírá se od svázané pokladní účtenky) a je možné zadávat haléřové vyrovnání.

Do vrácení pokladního výdeje lze importovat (čerpat) jiné doklady. Dále tento doklad podporuje čerpání částky z nákupních dokladů. Tj. může být čerpán jako jeden z dokladů výdajů pořízení a lze z něj čerpat do dokladů účelů výdaje.

Před prvním použitím doporučujeme se seznámit minimálně s obsahem kapitol Věcný obsah, základní pojmy a Jak začít používat skupinu Pokladna.