Stavy se dělí do dvou typů podle toho, jak jsou uživatelsky resp. implementačně definovatelné:

• systémové stavy - jsou neměnné a systém je obsahuje vždy
• uživatelské stavy - mohou dopovídat systémovým stavům nebo mohou být jemnější v oblastech a procesech, které firma vyžaduje detailně procesně sledovat, definují se při implementaci systému

Systémové stavy se dělí do tří sad podle typů záznamů, na kterých jsou k dispozici.

Sada systémových stavů 1 - Číselníky (firmy, osoby, artikly...)

Název	Popis
V přípravě	Stav typicky nastavený po uložení nového záznamu v číselníku, čeká se na schválení záznamu, kontrolu záznamu, obvykle navazuje stav Aktivní.
Vyřízeno	Označuje obvykle záznamy v číselníku, které jsou řádně zavedené, zkontrolované, odsouhlasené a nabízí se k využití na dokladech.
Výběhový	Typické využití najde stav na kartách skladových artiklů, kdy je nutné označit artikly, které již nejsou nově vyráběny nebo nakupovány a pouze se dovydají ze skladu a více artikl nebude mít skladové pohyby. Pro zachování konzistence skladových a fakturačních obratů je ale nutné kartu artiklu zachovat.
Zrušeno	Stav pro chybně zavedené záznamy v číselnících.

Sada systémových stavů 2 - Skladové doklady (příjemky, výdejky, vratky příjemek, vratky výdejek, převodky příjem, převodky výdej, inventurní manko, inventurní přebytek), Doručené e-maily, Montážní listy

Název	Popis
Plánováno	Stav dokladu, kdy se čeká na schválení, kontrolu nebo pokyn k naskladnění/vyskladnění. Obvykle navazuje stav V přípravě.
V přípravě	Označuje rozpracované doklady, na kterých např. pracuje skladník ve smyslu vychystání dodávky, fyzické kontroly dodávky... Obvykle navazuje stav Vyřízeno.
Storno	Stav pro doklady chybně zadané, doklady, které v systému vůbec zadány být neměly.
Vyřízeno	Cílový stav dokladu.

Sada systémových stavů 3 - Ostatní neskladové doklady (objednávky vydané, objednávky přijaté, faktury vydané, faktury přijaté...)

Název	Popis
V přípravě	Označuje rozpracované doklady, na kterých pracuje nákupčí nebo prodejce ve smyslu komunikace s obchodním partnerem, definice cen... Obvykle navazuje stav Odesláno nebo Vyřízeno.
Odesláno	Stav dokladu, kdy doklad je odeslán obchodnímu partnerovi se čeká na potvrzení převzetí, případně schválení, kontrolu nebo jiný pokyn. Obvykle navazuje stav Vyřízeno.
Schváleno	Označuje rozpracované doklady schválené zodpovědnou rolí a čekající na další navazující proces. Navazuje stav V přípravě, Odesláno, Vyřízeno...
Storno	Stav pro doklady chybně zadané, doklady, které v systému vůbec zadány být neměly.
Vyřízeno	Cílový stav dokladu.

Sada systémových stavů 4 - Aktivity, Úkoly a školení

Název	Popis
Plánováno	Stav dokladu, kdy se čeká na schválení, kontrolu nebo další pokyn. Obvykle navazuje stav V přípravě.
V přípravě	Označuje rozpracované doklady, na kterých uživatelé pracují, děj probíhá. Obvykle navazuje stav Vyřízeno.
Předáno	Stav pro aktivity, na které navazuje jedna nebo více dalších aktivit.
Vyřízeno	Cílový stav dokladu.

Sada systémových stavů 5 - Servisní listy

Název	Popis
Plánováno	Stav dokladu po příjmu do opravy.
V přípravě	Označuje rozpracované doklady, na kterých uživatelé pracují, děj probíhá. Servisní list odebraný technikem. Obvykle navazuje stav Vyřízeno.
Ukončeno	Ukončeny všechny montážní listy, technik dokončil odepsání všech prací.
Vyřízeno	Lze vydat zákazníkovi opravený předmět.
Fakturováno	Stav po vystavení faktury vydané za práce a materiál.

Uživatelské stavy mohou odpovídat systémovým stavům nebo naopak mohou podporovat jemnější procesní zpracování dokladů. Na počátku používání systému je číselník implicitně naplněn. V případě malé firmy s jednoduchými procesy může každému systémovému stavu odpovídat jeden stejný uživatelský stav 1:1. U větších firem běžně dochází k přejmenování uživatelských stavů a především k jejich přidávání, pak se k jednomu systémovému stavu může vázat více uživatelských stavů.

Pro hlavičku a položky dokladu mohou nastat a jsou přípustné následující kombinace:

• Hlavička ve stavu "Plánováno":

Hlavička dokladu	Položka dokladu
Plánováno	Plánováno
	V přípravě
	Vyřízeno
	Storno

• Hlavička ve stavu "V přípravě":

Hlavička dokladu	Položka dokladu
V přípravě	Plánováno
	V přípravě
	Vyřízeno
	Storno

• Hlavička ve stavu "Vyřízeno":

Hlavička dokladu	Položka dokladu
Vyřízeno	Vyřízeno
	Storno

• Hlavička ve stavu "Storno":

Hlavička dokladu	Položka dokladu
Storno	Storno

Stav jak v hlavičkách dokladů, tak na položkách skladových dokladů, tak na záznamech v číselnících, se mění POUZE standardní funkcí Změna stavu resp. kombinací kláves CTRL+F10, který je umístěn v liště s funkčními tlačítky. Funkce respektuje označené položky, pokud jsou nějaké položky označené, provede změnu stavu u označených, pokud není nic označeno, provede změnu u aktuálního záznamu nebo položky dokladu, na které stojí fokus. Funkční tlačítko Změna stavu vždy nabídne stav, na který bude změna provedena rsp. umožní výběr, pokud je možných variant nadefinováno více. Vzájemné přechody mezi stavy definuje a popisuje číselník Uživatelské stavy pravidla přechodů.

Okno změny stavu

Hodnoty v okně změny stavu:

• Doklad - číslo jednoho nebo více označených dokladů, u kterých bude měněn stav
• Aktuální stav - stav měněného dokladu nebo označených měněných dokladů. Pokud je označeno více dokladů a ty nemají shodný stav, funkci na hromadnou změnu stavu nelze použít, uživatel je upozorněn hláškou.
• Změnit stav na - cílový stav nebo stavy. Sada stavů se nabízí podle aktuálních pravidel přechodů mezi stavy.
• Text - prostor pro text související s přechodem do nového stavu, zobrazí se pouze tehdy, pokud je vyplněno pole Popis na hlavičce v detailu stavu
• Role - zodpovědná role po přechodu, odpovídá roli nastavené v detailu pravidla přechodu
• Osoba - zodpovědná osoba po přechodu, odpovídá osobě nastavené v detailu pravidla přechodu
• Předchozí komentář - viz další řádek
• Komentář ke změně stavu - uživatel může ve formuláři změny stavu do pole Komentář ke změně stavu zapsat vzkaz pro následujícího uživatele v procesu. Pokud toto provede, dojde k uložení vzkazu do pole Komentář na vygenerované události. Podmínkou zápisu je nastavený generátor událostí pro změnu stavu daného dokladu. Pokud generátor událostí není nastavený, do pole Komentář ke změně stavu nelze zapisovat.

Komentář se zobrazí také v horní části záložky Detail daného dokladu. Jedná se o žlutě zvýrazněný pruh, který obsahuje: datum a čas vytvoření komentáře, osobu, která komentář zapsala, a text komentáře.

Ve formuláři změny stavu se zobrazuje také Předchozí komentář, který uvedl uživatel při předchozí změně stavu a je uvedený na odpovídající předchozí události v poli Komentář. Na začátku předchozího komentáře je informace o datu, čase a uživateli, jak byl předchozí komentář pořízen.

Nově je v horní části záložky Detail (u konkrétního dokladu) viditelný také Popis uživatelského stavu (zvýrazněn šedým pozadím). K čemu tento popis může sloužit viz. Stavy – záložka Detail.

• Měněné hodnoty - viz příklad na obrázku, kdy se v kroku změny stavu bude měnit i hodnota v poli Způsob dopravy. Nabízí se pouze tehdy, když je na cílovém stavu vyplněn alespoň jeden řádek v detailu stavu na subzáložce Zadávané hodnoty
• Změnit - ukončí okno se změnou stavu případně hodnot
• Storno - ukončí okno bez jakýchkoliv změn

Typ agendy: Číselníková

Popis pravidel obecně platných pro všechny číselníkové agendy viz Obecná pravidla - číselníky, popis společných prvků, ovládání atd. pak společné číselníkové prvky.

Obsahuje všechny společné číselníkové prvky kromě:

• omezovacího panelu
• stromového zobrazení