Inventury skladu

• Možnost inventarizace menších částí skladu

  V praxi, v provozech s velkým obratem zboží je prakticky neúnosné zastavit kvůli inventuře expedici z celého skladu. Proto je zpravidla inventura prováděna po částech, tedy například zinventarizují se pouze vrtáky (nebo zboží konkrétní značky, zboží v konkrétním umístění...), a tím se omezí jen prodej tohoto úzkého sortimentu do doby, kdy je tato parciální inventura dokončena. Protokoly toto umožňují - lze inventarizovat sklad po částech postupně několika protokoly (položky nezařazené v protokolu nijak blokovány nejsou), lze ukončovat inventuru jen za část skladového sortimentu z daného protokolu (klidně ihned, jakmile je daná část sortimentu zinventarizována), čímž se minimalizuje doba blokování inventarizovaných položek a prodej může z větší části běžet bez narušení. 

• Možnost "neblokování" inventarizovaného sortimentu

  Inventura pomocí protokolů umožňuje volitelně i režim, kdy nejsou zcela zablokovány ani položky inventarizované. Je to dáno zvoleným typem inventury, viz dále. V rámci takového režimu pak expedice tohoto zboží v průběhu sběru dat není blokována vůbec, potažmo jen na dobu nezbytně nutnou pro ukončení inventury a vystavení inventárních dokladů. Na inventarizovaných položkách je pouze znemožněno provádět příjmy a převody resp. mezipozicové převody. Tento režim samozřejmě vyžaduje provozní kázeň. Vzhledem k probíhající inventuře a současné expedici je nutno s inventarizovaným zbožím zacházet tak, aby to nenarušilo správnost výsledků inventury - např. při odběru ze skladu jej nahradit vytištěnou informací o odebrání zboží z daného místa, kterou pak pracovník inventarizačního týmu bude považovat za existující kus (takzvaným zástupným inventárním lístkem).

• Variabilita zadávání výsledků inventury

  K dispozici je více různých metod zadávání výsledků. Inventura pomocí protokolů umožňuje zadávání výsledků (na hlavním, případně na dílčích protokolech) jak absolutně, tak také přírůstkově. K identifikaci zboží je možné používat čtečky (nasnímání / zadání kódu EAN, sériového čísla, šarže, kódu zboží, případně jeho názvu). V případě nejednoznačnosti identifikace systém nabídne seznam vyhovujících karet k výběru. 

• Inventura sériových čísel a šarží

  Inventura pomocí protokolů umožňuje k položkám inventárního protokolu rovnou zadávat také sériová čísla/šarže. Uzavření inventury pak vygeneruje patřičné korekční pohyby sér. čísel/šarží v případě, že existuje nesoulad reálného stavu s evidenčním stavem. 

• Inventarizace v různých jednotkách

  Při inventuře pomocí protokolů je možné zadávat zjištěná množství v různých skladových jednotkách. 

• Usnadnění inventarizace více pracovníky

  Množinu inventarizovaných položek je možné rozdělit mezi několik pracovníků, pro každého vytvořit samostatný dílčí inventární protokol a do každého dílčího inventárního protokolu zařadit jen položky, které bude inventarizovat příslušný pracovník. 

• Zachované doklady o výsledcích inventury

  K dispozici jsou pak kdykoli dohledatelné, přehledné výsledky inventur. Protokoly zůstávají v systému trvale uložené a po uzavření neměnné, s pevnou vazbou na hlavní protokol a hlavně na osobu provádějícího, a tudíž je možné v budoucnu kdykoli dohledat, jak byla která část skladu/sortimentu fyzicky inventarizována.

Nejdříve je třeba založit Hlavní inventární protokol (HIP) a vybrat soubor zboží, který má být inventarizován. HIP se zakládá pomocí Průvodce vytvořením hlavního inventárního protokolu, který pomůže založit správně nachystaný HIP. Pomocí tohoto průvodce zadáte hlavičkové údaje pro vytvoření nového HIPu (řada, období, datum vystavení HIP, ...), inventarizovaný sklad (tj. z jakého skladu budou inventarizované artikly) a Typ inventury. Dále vyberete inventarizované položky, které si přejete inventarizovat a to buď rovnou v rámci průvodce nebo později.

K vytvořenému HIPu si každý člen inventarizačního týmu (nebo jiná odpovědná osoba, záleží na organizaci vaší práce) založí jednotlivé dílčí inventární protokoly (DIPy) (funkcí Nový v agendě DIPů). Pro každého člena inv. týmu může být založeno libovolné množství takovýchto protokolů, např. pro pořádek odděleně podle značek výrobků, umístění zboží ve skladu apod. DIPy mohou být založeny buď ještě před zahájením inventury, nebo i poté. Inventarizované položky na DIP je možné přidat hned ještě před zahájením inventury nebo až později při inventuře (aby bylo možné artikly přidat i později, musí být na protokolech HIP/DIP správně nastaveny odpovídající příznaky, které toto umožňují, viz dále Možnosti přidávání inventarizovaných položek).

Možnosti přidávání inventarizovaných položek:

Existuje více možností, jak přidávat inventarizované položky (tj. artikly (v případě nepolohovaného skladu) nebo skladové pozice (v případě polohovaného skladu)):

• jen na HIPu s tím, že do následných DIPů bude možné vybrat jen část z nich - Není-li na HIPu zatrženo Povolit přidávání nových inventarizovaných položek na dílčích inventárních protokolech.

  Využijete tehdy, pokud je předem přesně dáno, co má kdo inventarizovat a nechcete, aby do toho inventarizující pracovníci zasahovali. Pak bude možné přidat inventarizované položky jen přímo do HIPu s tím, že typicky je přidáte rovnou v rámci Průvodce vytvořením hlavního inventárního protokolu. Nicméně můžete je přidat i později (funkcí Přidat v liště navigátoru záložky Artikly HIPu resp. funkcí Přidat v liště navigátoru záložky Pozice HIPu).

  Do následných DIPů bude v tomto případě možné přidat jen ty inventarizované položky, které jsou na HIPu. Přičemž platí, že není-li v hlavičce DIPu zatrženo Povoleno přidávat artikly, bude moci přidávat inventarizované položky na DIP jen ten uživatel, který daný DIP vytvořil (viz položka Vytvořil v Seznamu DIPů). Ostatní uživatelé (samozřejmě jen ti, kteří mají přístupové právo Opravovat řádky DIPu) je budou moci na DIP přidat jen tehdy, je-li v hlavičce DIPu zatrženo Povoleno přidávat artikly (v případě nepolohovaného skladu), resp. Povoleno přidávat pozice (v případě polohovaného skladu).

• nebo volně jen na DIPech s tím, že se do HIPů budou automaticky průběžně přenášet - Je-li na HIPu zatrženo Povolit přidávání nových inventarizovaných položek na dílčích inventárních protokolech.

  Využijete tehdy, pokud pracovník při inventuře postupuje tak, že zinventarizuje to, co v daném místě (např. v daném regálu) najde a předem není známo, o jaký sortiment či jaké sklad. pozice se jedná - tedy bude přidávat inventarizované položky až do DIPu podle potřeby (funkcí Přidat v liště navigátoru záložky Artikly HIPu resp. funkcí Přidat v liště navigátoru záložky Pozice).

  Pro přidávání inventarizovaných položek je možné využít také funkci Hledat.

  Do následných DIPů bude v tomto případě možné přidat všechny inventarizované položky bez ohledu na to, zda již jsou či nejsou na HIPu. (Pokud tam nejsou, pak se po přidání na DIP automaticky přidají i na HIP). Přičemž opět platí, že není-li v hlavičce DIPu zatrženo Povoleno přidávat artikly, bude moci přidávat inventarizované položky na DIP jen ten uživatel, který daný DIP vytvořil (viz položka Vytvořil v Seznamu DIPů). Ostatní uživatelé (samozřejmě jen ti, kteří mají přístupové právo Opravovat řádky DIPu) je budou moci na DIP přidat jen tehdy, je-li v hlavičce DIPu zatrženo Povoleno přidávat artikly (v případě nepolohovaného skladu), resp. Povoleno přidávat pozice (v případě polohovaného skladu).

• kombinace obojího

Inventarizovanou položku (tj. artikl resp. skl. pozici) nelze přidat:

• pokud by jejím přidáním mohlo dojít k duplicitní inventuře téže položky. Viz ošetření duplicitní inventury téže inventarizované položky.

• pokud se přidává skl. pozice, která je obsažena v neprovedeném polohovacím dokladu, viz Polohovací doklady - proces vystavení a provedení.

• pokud se přidávaný artikl nachází na dokladu, na kterém je použit inventarizovaný sklad a zároveň se tento doklad se nachází v procesním stavu V přípravě a zároveň byla při zahajování inventury zatržena volba Kontrolovat existenci skladových dokladů ve stavu "V přípravě" při zahájení inventury. V takovém případě nehraje roli Rozhodné datum inventury.

Možnosti zahájení inventury:

Inventuru je možné zahájit buď automaticky rovnou při vytváření HIPu (je-li v průvodci vytvořením HIPu zatrženo Automaticky zahájit inventuru) nebo kdykoliv později (funkcí Zahájit) a nejdříve si v klidu připravit protokoly. Jako datum zahájení inventury je v obou případech nastaveno aktuální systémové datum. Zahájením inventury:

• u inventury nepolohovaného skladu se spočítají stavyskladových karet zařazených v HIPu na inventarizovaném skladu k rozhodnému datu (stavy se čerpají z obsahu položky Počet na dílčích artiklech v okamžiku zahájení inventury, případné pohyby mezi zpětně zadaným rozhodným datem v minulosti a aktuálním stavem se odpočítají) a dle typu inventury se dané artikly příslušným způsobem zablokují.

• u inventury polohovaného skladu se spočítají obsahy skladových pozic zařazených v HIPu k rozhodnému datu a dle typu inventury se dané sklad. pozice příslušným způsobem zablokují.

  Při vytváření HIP je možné zadat rozhodné datum inventury nacházející se v minulosti. Stavy se čerpají z obsahu položky Počet na dílčích artiklech v okamžiku zahájení inventury, případné pohyby mezi zpětně zadaným rozhodným datem v minulosti a aktuálním stavem se odpočítají. Skladové pohyby v intervalu mezi rozhodným datem a datem zahájení inventury nejsou důvodem, který by zahájení inventury bránil.

Po zahájení inventury je možné zadávat výsledky inventury, tj. nalezené stavy, viz dále Sběr dat. Do té doby je možné zadávat pouze inventarizované položky:

• u inventury nepolohovaného skladu artikly (funkcí Přidat v liště navigátoru záložky Artikly HIPu), totéž na DIPu
• u inventury polohovaného skladu skladové pozice funkcí Přidat v liště navigátoru záložky Pozice HIPu (s každou vloženou pozicí se do HIPu automaticky vloží i celý její obsah), na DIPu je možné zadávat pozice i jejich obsah

Inventuru nelze zahájit:

• pokud by jejím zahájením mohlo dojít k duplicitní inventuře téže položky (artikly nebo pozice). Viz ošetření duplicitní inventury téže inventarizované položky.

• pokud obsahuje skl. pozici, která je obsažena v neprovedeném polohovacím dokladu s datem spadajícím před rozhodné datum inventury, viz Polohovací doklady - proces vystavení a provedení.

• pokud se množství na dílčích artiklech neshoduje s množstvím na pozicích (zpravidla proto, že některé skladové doklady dosud nebyly polohovány) a v průvodci vytvořením HIP je zatržena volba Kontrolovat rozdíly počtů na dílčích skladových kartách vůči pozicím.

• pokud je při zahajování HIP nalezen řádek skladového dokladu obsahující inventarizovaný sklad a skladovou kartu, ke které existuje skladový pohyb ve stavu V přípravě a při zakládání hlavního protokolu byla zatržena volba Kontrolovat existenci skladových dokladů ve stavu "V přípravě" při zahájení inventury. V takovém případě nehraje roli Rozhodné datum inventury.

• pokud je do inventury zařazen artikl, ke kterému dosud na inventarizovaném skladu neexistuje dílčí karta a parametr Zadávání místa na dílčích kartách je nastaven na hodnotu Zadávat povinně.

Ošetření duplicitní inventury téže inventarizované položky:

Platí, že jedna a tatáž inventarizovaná položka (artikl v případě nepolohovaného skladu nebo skladová pozice v případě polohovaného skladu) nesmí být inventarizována současně ve více HIPech na témže skladu.

Například:

• Do zahájeného HIPu resp. jeho DIPu nelze přidat artikl resp. skl. pozici, pokud je tato obsažena v již zahájeném, ale dosud neukončeném HIPu na témže skladu a inventura dané skl. položky v tomto HIPu zatím stále probíhá (tj. jedná se o neuzavřený řádek na záložce Artikly resp. neuzavřený řádek na záložce Pozice).
• Nejde zahájit inventuru HIPu, pokud obsahuje inventarizovanou položku (artikl nebo pozici), která je obsažena v jiném již zahájeném, ale dosud neukončeném HIPu na tentýž sklad a inventura dané skl. položky v tomto HIPu zatím stále probíhá

Všechna místa, kde by mohlo k duplicitní inventuře dojít, jsou adekvátně ošetřena - aplikace IS FLORES zabrání vzniku chybového stavu a zobrazí okno s informací, co se stalo (inventura nebyla zahájena, duplicitní položky se nevložily do protokolu apod.) doplněnou o seznam duplicitních položek.

Po zahájení inventury, viz výše možnosti  (v agendě HIPů), mohou jednotliví pracovníci průběžně do "svých" DIPů zaznamenávat nalezené stavy zjištěné v jimi přidělené části skladu/sortimentu. Podporována je i práce se čtečkami. Tj. zpřístupní se položky:

• u inventury nepolohovaného skladu: v záložce Artikly DIPu položka Zjištěný počet v seznamu inventarizovaných artiklů resp. položka Zjištěný počet v seznamu Šarží/sér. čísel, pokud je inventarizovaný artikl třídy se šaržemi/sériovými čísly
• u inventury polohovaného skladu: v záložce Pozice DIPu položka Zjištěný počet v obsahu inventarizované skladové pozice resp. položka Zjištěný počet v seznamu Šarží/sér. čísel, pokud je inventarizovaný artikl třídy se šaržemi/sériovými čísly

Nasbírané údaje zadávané do DIPů se automaticky promítají do nadřízeného HIPu. Na HIPu nejsou k dispozici k editaci, vše je zadáváno přes DIPy.

Pokud pracovník narazí na zboží, které má být inventarizováno, ale nemá jej v protokolu DIP, může jej do svého DIPu přidat (je-li tato možnost povolena, viz výše Možnosti přidávání inventarizovaných položek), což se automaticky projeví i v protokolu hlavním. V dílčím protokolu může být jedno zboží uvedeno i vícekrát, podle toho, jak bylo např. nasnímáno čtečkou.

V případě, že bude načteno stejné zboží jako na předcházející položce, dojde k sečtení, v jiném případě k založení nového řádku.

Inventarizované položky, které nebyly dosud zařazeny do žádného DIPu, ale do HIPu byly zařazeny omylem (např. nejsou a ani nemají být v inventarizované části skladu), je možné vrátit "do provozu" (funkcí Vymazat v liště navigátoru záložky Skladové karty HIPu) ještě před ukončením inventury. (Karta byla do HIPu zařazena omylem nebo se předpokládalo, že se v dané části skladu vyskytuje, ale není tomu tak, a tudíž ji nikdo z pracovníků do žádného z DIPů zatím nepřidal, příp. byly-li seznamy skl. karet na DIPech připraveny předem, byla vymazána i z DIPu apod.)

Pokud je inventarizace přiděleného sortimentu či příslušné části skladu hotova, pak se DIP uzavře. Uzavřením se nalezené stavy automaticky přenesou do HIPu.

Vlastní ukončení inventury je možné provést buď najednou za celý hlavní protokol (kompletní ukončení) nebo parciálně za vybrané inventarizované položky (řádky) HIPu.

Aby mohl být celý HIP ukončen, musí mít uzavřeny všechny řádky. Aby mohl být řádek HIPu s inventarizovanou položkou uzavřen, musí být uzavřeny všechny podřízené DIPy, na nichž se daná inventarizovaná položka vyskytuje. Stav uzavření určuje, do jaké míry je ještě možné provádět úpravy výsledků inventury.

Ukončování inventury sestává z několika kroků, které mají následující význam: