Průvodce dohledáním dokladu

Umožňuje několika způsoby vyhledat v dané agendě odpovídající doklad. Průvodce může být vyvolán z různých míst programu v situacích, kdy je třeba k danému platícímu dokladu dohledat doklad placený. Tento průvodce je obecnější než Průvodce výběrem dokladu. Průvodce výběrem dokladu umožňuje dohledat doklad podle řady kritérií v jedné konkrétní agendě (v okamžiku, kdy je vyvolán, je již známo, ve které agendě se bude dohledávat), Průvodce dohledáním dokladu umožňuje dohledávat doklad přes více agend najednou (např. dohledá doklad dle zadaného variabilního symbolu bez ohledu na to, zda jde o fakturu, dobropis apod.).

Tohoto průvodce lze vyvolat v místech zadávání plateb např.:

Obsahuje všechny společné prvky průvodce. Jednotlivé kroky tohoto průvodce:

V 1. kroku můžete zvolit, jakým způsobem chcete doklad dohledat. K dispozici mohou být následující možnosti (význam jednotlivých možností je popsán dále):

Zda se po vyvolání nabízí tento první krok nebo již rovnou některý z následujících, závisí na tom, z jakého místa programu byl průvodce vyvolán. Objasníme na příkladu:

Pokud je průvodce vyvolán z položky variabilní symbol z řádku bankovního výpisu, pak se nabízí rovnou od druhého kroku s volbou dohledání podle variabilního symbolu.

Další kroky průvodce se liší podle toho, která možnost dohledání je zvolena:

V tomto případě bude doklad hledán podle zadaného variabilního symbolu. Tj. ve druhém kroku průvodce zadáte požadovaný variabilní symbol. Pokud je hledaný variabilní symbol již znám, např. Průvodce byl vyvolán z položky variabilní symbol v řádku bankovního výpisu a byl do ní zadán, pak je vynechán i tento druhý krok a průvodce pokračuje rovnou krokem třetím.

Možnost filtrace hledaných dokladů.

Možnosti:

  • Var. symbol - Zde zadáte požadovaný variabilní symbol.
  • Omezovat za firmu - Dostupné jen pro Bankovní výpisy (BV)/Vzájemné zápočty (VZP). Možnost omezit si dohledané doklady jen za doklady vystavené na firmu z řádku BV/VZP, z něhož byl průvodce vyvolán.

Zobrazí seznam všech nalezených dokladů, které odpovídají zadaným parametrům pro hledání, pokud není nalezen žádný doklad vyhovující zadaným podmínkám, je seznam prázdný. V horní části seznamu je možnost si nastavit, jaké všechny doklady chcete zobrazit:

Možnost filtrace v seznamu dohledaných dokladů

Možnosti:

  • Volbu Bez předpisu použijete tehdy, pokud mezi nalezenými doklady není žádný, který by byl hledaným placeným dokladem a vy se rozhodnete platbu zadat jako platbu bez předpisu. Je to totéž, jako byste již v prvním kroku průvodce zvolili volbu Bez předpisu. Zda je tato volba k dispozici, závisí na konkrétním místě programu, odkud byl průvodce vyvolán (např. nemá význam, je-li vyvolán z řádků dokladů vzájemných zápočtů).
  • Ve volbě Nalezené doklady si můžete nastavit, zda si přejete zobrazit všechny dohledané doklady, nebo si tyto zafiltrovat jen za doklady určitého typu. Hodnoty nabízené ve skrytém seznamu závisí na konkrétním místě programu, odkud byl průvodce vyvolán.
  • Zobrazit pouze nezaplacené - omezí zobrazené doklady podle stavu zaplacenosti.

    Omezení jen za nezaplacené využijete např. při zadávání bankovního výpisu na opakující se platby, u nichž bývá stejná částka a stejný VS (nastává např. u opakujících se záloh na elektřinu, proplacení mezd apod.). Pak by mohl být seznam dokladů obsahujících daný VS a částku, velmi dlouhý, ale v daný moment vás budou zajímat ty zatím nezaplacené.

  • Omezovat za firmu - Dostupné jen pro Bankovní výpisy (BV)/Vzájemné zápočty (VZP). Možnost omezit si dohledané doklady jen za doklady vystavené na firmu z řádku BV/VZP, z něhož byl průvodce vyvolán.

V seznamu dohledaných dokladů požadovaný vyberete, přičemž po stisku tlačítka Dokončit bude tento připojen k platbě jakožto její předpis a průvodce výběrem dokladu je ukončen.

Pro lepší orientaci v dohledaných dokladech jsou k dispozici mimo jiné sloupce Adresát z dodací adresy, kód ze Způsobu dopravy a kód ze Způsobu úhrady, podle kterých lze i třídit.

V případě potřeby je k dispozici i funkce na vyhledávání (CTRL+F).

Byl-li průvodce vyvolán z bankovního výpisu, pak se z placeného dokladu do řádku převezme:

  • Částka - nebyla-li dosud zadána
  • Variabilní symbol
  • Identifikace placeného dokladu (číslo dokladu) do položky Stav

Byl-li průvodce vyvolán ze záložky Rozdělení platby platícího dokladu, pak se:

  • do položky Placený doklad předvyplní identifikace placeného dokladu (číslo dokladu).

V tomto případě bude doklad hledán podle jedné z následujících položek (podle toho, zda se jedná o kreditní nebo debetní platbu):

Tj. v druhém kroku průvodce zadáte požadované číslo.

Tento krok je stejný jak u hledání dle variabilního symbolu.

Tento krok je stejný jak u hledání dle variabilního symbolu.

V tomto případě bude doklad hledán podle zadané částky. Myslí se částka v měně, v níž je zadáván aktuální řádek bankovního výpisu. Tj. v druhém kroku průvodce zadáte požadovanou částku a dále zvolíte, zda se mají dohledat doklady, které byly vystaveny v této měně a na tuto částku anebo doklady, vystavené v této měně, na nichž tato částka zbývá k zaplacení.

V tomto kroku můžete také vyplnit pole Tolerance. Toto pole určuje, jaká bude tolerance při hledání částky dokladu, a to jak směrem dolů, tak i nahoru. Např. bankovní výpis obsahuje řádek s částkou 1550,- Kč. Při hledání zadám toleranci 0,5, takže budou dohledány i doklady, které obsahují částku od 1549,50,- Kč do 1550,50,- Kč. Po vyplnění si toto pole zadanou hodnotu pamatuje a použije ji i při dalším hledání. Můžete ji však v tomto kroku kdykoliv editovat/smazat.

Tento krok je stejný jako u hledání dle variabilního symbolu.

Tento krok je stejný jako u hledání dle variabilního symbolu.

V tomto případě bude doklad hledán podle zadané částky v lokální měně. Tj. v druhém kroku průvodce zadáte požadovanou částku a dále zvolíte, zda se mají dohledat doklady, které byly vystaveny na tuto částku anebo doklady, na nichž tato částka zbývá k zaplacení.

V tomto kroku můžete také vyplnit pole Tolerance. Toto pole určuje, jaká bude tolerance při hledání částky dokladu, a to jak směrem dolů, tak i nahoru. Např. bankovní výpis obsahuje řádek s částkou 1550,- Kč. Při hledání zadám toleranci 0,5, takže budou dohledány i doklady, které obsahují částku od 1549,50,- Kč do 1550,50,- Kč. Po vyplnění si toto pole zadanou hodnotu pamatuje a použije ji i při dalším hledání. Můžete ji však v tomto kroku kdykoliv editovat/smazat.

Tento krok je stejný jak u hledání dle variabilního symbolu.

Tento krok je stejný jak u hledání dle variabilního symbolu.

V tomto případě bude doklad hledán podle zadaného čísla bankovního účtu. Tj. ve druhém kroku průvodce zadáte požadovaný bankovní účet. Pokud je hledaný bankovní účet již znám, např. Průvodce byl vyvolán z položky číslo účtu protistrany v řádku bankovního výpisu a byl do ní zadán, pak je vynechán i tento druhý krok a průvodce pokračuje rovnou krokem třetím.

Hledání zohledňuje následující typy dokladů:

  • Faktura vydaná - hledá se číslo bankovního účtu na firmě zákazníka
  • Zálohový list vydaný - hledá se číslo bankovního účtu na firmě zákazníka
  • Faktura přijatá - hledá se přímo v poli na hlavičce faktury
  • Zálohový list přijatý - hledá se přímo v poli na hlavičce zálohového listu přijatého

Při importu bankovního výpisu homebankingem jsou často na začátek čísla účtu doplněny nuly. Při dohledání dokladu touto funkcí se počáteční nuly automaticky ořezávají.

Tento krok je stejný jak u hledání dle variabilního symbolu.

Tento krok je stejný jak u hledání dle variabilního symbolu.

Ve druhém kroku nejdříve zvolíte, v jaké agendě se má doklad hledat. K výběru se nabízí agendy, podle toho, z jakého místa programu byl průvodce vyvolán.

Po stisku tlačítka Dokončit se ukončí Průvodce dohledáním dokladu a vyvolá se Průvodce výběrem dokladu. Další dohledání a výběr dokladu probíhá tak, jak bylo popsáno v průvodci výběrem dokladu.

V tomto případě lze v seznamu dohledaných dokladů i standardním způsobem označovat. Jsou-li nějaké dohledané doklady označené, pak se po stisku tlačítka Dokončit vyberou všechny tyto, tedy v dokladu bankovního výpisu resp. vzájemného zápočtu přibude odpovídající počet řádek, z nichž každý bude mít jeden z právě vybraných dohledaných dokladů uveden jako svůj předpis platby.

Pokud zvolíte tuto volbu, půjde o platbu bez předpisu. Tedy daný doklad nebude "spárován" s žádným dokladem předpisu platby. Tuto volbu použijete zejména tehdy, pokud je platba již svázaná s nějakým dokladem předpisu platby a vy nyní potřebujete tuto vazbu zrušit. Objasníme na příkladu:

Zadáme kreditní platbu na bankovním účtu a zadáme ji jako platbu faktury FV-4/2001. Tj. tato faktura bude mít v seznamu plateb uvedenou tuto platbu bankovním výpisem. Posléze zjistíme, že jsme se zmýlili a že nešlo o platbu dané faktury. Platbu bankovním výpisem ze seznamu plateb v agendě placeného dokladu mazat nelze. Zrušení platby je třeba provést v agendě bankovních výpisů. Tedy daný výpis opravíme tak, že vymažeme variabilní symbol nebo vyvoláme Průvodce výběrem dokladu a zvolíme volbu "Bez předpisu".

V tomto případě bude doklad hledán podle zadané částky. Částkou se myslí částka v měně, v níž je zadáván aktuální řádek bankovního výpisu. Tj. v druhém kroku průvodce zadáte požadovanou částku a dále zvolíte, zda se mají dohledat doklady, které byly vystaveny v této měně a na tuto částku anebo doklady, vystavené v této měně, na nichž tato částka zbývá k zaplacení. Firmou se myslí firma, na kterou byl hledaný doklad vystaven.

V tomto kroku můžete také vyplnit pole Tolerance. Toto pole určuje, jaká bude tolerance při hledání částky dokladu, a to jak směrem dolů, tak i nahoru. Např. bankovní výpis obsahuje řádek s částkou 1550,- Kč. Při hledání zadám toleranci 0,5, takže budou dohledány i doklady, které obsahují částku od 1549,50,- Kč do 1550,50,- Kč. Po vyplnění si toto pole zadanou hodnotu pamatuje a použije ji i při dalším hledání. Můžete ji však v tomto kroku kdykoliv editovat/smazat.

Tento krok je stejný jak u hledání dle variabilního symbolu.

Tento krok je stejný jak u hledání dle variabilního symbolu.