Doklady z této skupiny, tj. objednávky, nabídky, ale i doklady poptávkové řízení jsou v IS FLORES pojaty jako doklady. Tudíž musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové, příp. položky povinné pro účetnictví (pro případ, že slouží jako předloha pro následné expediční a fakturační doklady).

Proto prvním předpokladem používání skupiny Objednávky je správně provedená nutná část implementace a to pro účely této skupiny minimálně definice Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu. Dále musíte nadefinovat Řady dokladů pro doklady typu objednávky přijaté a vydané a nabídky.

Jelikož na dokladech tohoto typu je jednou z povinných položek středisko, musíte mít nadefinovaná střediska. Pokud nehodláte používat střediskovou evidenci, pak si nadefinujte alespoň jedno středisko.

Na objednávkách přijatých můžete zadávat mj. i váš bankovní účet pro následnou platbu převodem - pokud je vyplněn, může být převzat do hlavičky následné faktury. Pokud budete chtít účty na objednávky zadávat, musíte je mít nadefinované v agendě vlastních bankovních účtů. Pokud budete mít více bankovních účtů a chcete je sledovat na oddělených analytických účtech, pak byste tyto analytiky měli mít zavedeny. K tomu budete potřebovat mít zavedenu účetní osnovu.

Pro vystavování dokladů na zboží ze skladu, musíte mít nadefinované příslušné sklady, v nich zavedené artikly (podrobněji viz kap. Jak začít používat skupinu sklad).

Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.

Dále je třeba zmínit položku Firma. V této skupině jsou doklady, které mají položku Firma povinnou. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve Číselník firem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v Číselníku firem jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat (takovou si můžete nastavit např. i jako předvyplňovanou).

Pokud chcete zadávat i objednávky v cizích měnách, musíme mít naplněn číselník měn (defaultně dodáván předvyplněný) a nastavený aktuální kurzovní lístek.

Při vystavování nabídek a poté objednávek přijatých, jakožto podkladu pro následnou expedici a vystavení dokladů, které pro vaši firmu budou znamenat příjem financí, tzn. především faktury vydané a příjmové účtenky, je možné využít propracovaného bohatého systému slev pro vaše zákazníky. Možností, jak využít slevový systém v kombinaci s prodejními cenami je mnoho a je účelné si nejdříve rozmyslet, jak jej budete využívat vy, aby co nejlépe odpovídal vašim potřebám. Principy jednotlivých druhů slev, způsoby jejich nastavení a možnosti jejich využití vč. výkladu způsobu vyčíslení slev při jejich kombinaci byly podrobně popsány v kap. Slevový systém a Výpočet výchozí prodejní ceny. Před použitím slev na dokladech doporučujeme si tyto kapitoly podrobně prostudovat. Rovněž u objednávek vydaných lze slevový systém využít, i když jen v omezené míře.

Pro počáteční nastavení systémů slev je nutno mít naplněny tabulky finančních slev, kusových slev a dealerských slev (ovšem s ohledem na to, které z nich budete využívat). Způsob použití slev lze přednastavit v parametrech ve Firemních údajích, podle toho se pak budou předvyplňovat do hlaviček vystavovaných dokladů.

Při zadávání hlavičky objednávek je možno zadat tzv. Způsob dopravy a Způsob úhrady. Číselníky jsou dodávány předvyplněné, ale lze je v případě potřeby libovolně upravit.

Pokud chcete používat vazbu dokladů na Zakázky nebo na Obchodní případy či na Projekty, je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a číselníky si naplnit.

Pro provádění poptávkového řízení není kromě výše uvedeného potřeba provádět nic dalšího zvláštního, pouze můžete provést následující:

• Zkontrolovat si a případně doplnit dodavatele u vašeho sklad. sortimentu
• Příp. si definovat důvody neúspěchu oslovených dodavatelů, pokud je budete chtít zadávat.

Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemních údajů. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému. Poptávkové řízení by se mohlo dotýkat mj. např. nastavení, zda používat schvalování dodavatelů.

Pokud chcete poptávat položky z výroby dle POZ či VYR, pak doporučujeme si zpřístupnit editaci norem tak, abyste mohli editovat položku Stav poptávky.

Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!

U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.