Jak začít - Cizí měny
V této kap. je uvedeno, jak začít používat agendy skupiny Cizí měny.
Pokud budete chtít vystavovat v jiných agendách doklady v cizích měnách, měli byste si naplnit kurzovní lístek aktuálními kurzy a tento pak průběžně aktualizovat.
V rámci skupiny Cizí měny se generují doklady kurzových rozdílů k vystaveným dokladům, podrobněji viz kap. Věcný obsah, základní pojmy - skupina Cizí měny. Všechny doklady vystavované v IS FLORES musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové, příp. položky povinné pro účetnictví.
Proto prvním předpokladem používání skupiny Cizí měny je správně provedená nutná část implementace a to pro účely této skupiny minimálně definice Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu. Dále musíte nadefinovat Řady dokladů pro doklady typu kurzové rozdíly se správně nastaveným způsobem účtování pro všechny doklady, které se mají zaúčtovávat a zavedeny k nim odpovídající Účetní řady.
Jelikož na dokladech tohoto typu je jednou z povinných položek středisko, musíte mít nadefinovaná střediska. Pokud nehodláte používat střediskovou evidenci, pak si nadefinujte alespoň jedno středisko.
Doklady tohoto typu se totiž ve většině případů účtují a jednou z povinných položek v účetním deníku je právě středisko.
Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.
Jelikož řady dokladů, účetní řady dokladů, střediska patří mezi tzv. chráněné objekty, musíte mít pro nově přidané řady a střediska správně nastavena přístupová práva, viz dále!
Dále je třeba zmínit položku Firma. V této skupině jsou doklady, které mají položku Firma povinnou. Firma se přebírá od dokladu, k němuž doklady ze skupiny Cizí měny vznikají a ta se i předvyplňuje, nicméně lze ji i opravit. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve Adresář firem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v Adresáři jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat.
V účetním deníku je povoleno mít i záznamy s nezadanou firmou.
Dále byste měli mít zavedenu účetní osnovu. U všech dokladů, které budete chtít účtovat, byste měli zkontrolovat, příp. nadefinovat účetní předkontace pro jednotlivé účetní případy, aby se později kontování provádělo automaticky a minimalizovala se pak práce účetního.
Pokud chcete používat vazbu dokladů na Zakázky nebo na Obchodní případy či na Projekty, je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a číselníky si naplnit.
Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemních údajů. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.
Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!
U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.