Pokud uživatel, plátce daně, uskuteční zdanitelné plnění, je povinen vystavit daňový doklad a odvést daň za osobu, která je povinna tuto daň platit. Pokud je touto osobou taktéž plátce, může si zaplacenou daň uplatnit jako odpočet daně. Potíže nastanou v okamžiku opravy základu zdanitelného plnění vystavením daňového dobropisu. Uživatel, který uskutečnil zdanitelné plnění z původního základu, si smí daň z daňového dobropisu uplatnit jako odpočet a naopak plátce, v jehož prospěch bylo zdanitelné plnění uskutečněno, musí daň z dobropisu odvést.

Tedy podnikatel-plátce dobropis vystaví, odešle, zaúčtuje a oprávněně si tak sníží daňovou povinnost. Příjemce dobropisu si pak daňovou povinnost v souladu se zákonem zvýší ve zdaňovacím období, kdy je mu dobropis doručen. Je nasnadě, že se může lehce stát, že první plátce daňovou povinnost už snížil, avšak druhý plátce dobropis obdrží až za několik měsíců, či vůbec. Tedy na jedné straně byla daň odpočtená, na druhém konci řetězce však není státu odvedena. Zákonodárce tento problém řeší dále citovaným ustanovením:

Zákon o dani z přidané hodnoty praví, že je-li původní základ daně vyšší než základ daně po opravě tak: "Rozdíl původního a opraveného základu daně se považuje za samostatné zdanitelné plnění, u kterého se uplatní sazba daně platná ke dni uskutečnění původního zdanitelného plnění a které podléhá dani ve zdaňovacím období, ve kterém byl daňový dobropis doručen plátci, pro kterého se uskutečnilo zdanitelné plnění......"

Tedy jinými slovy: plátce daně si může DPH z dobropisu k faktuře vydané uplatnit až tehdy, když byl dobropis doručen druhé straně. Je evidentní, že z toho pro plátce plyne nutnost řešit problém, jak prokázat, že byl dobropis druhé straně doručen a jak se vypořádat s časovým nesouladem mezi okamžikem vystavení, účtování a uplatnění daně.

Řešení se nabízí několik, uvedeme příklady některých:

• Odeslat dobropis doporučeně s doručenkou, která se nám vrátí s podpisem příjemce.
  Úskalí: Nepoctivý příjemce může tvrdit, že v dopise dobropis nebyl. Delší doba vyřízení.
• Odeslat dobropis ve dvou vyhotoveních. Jedno si příjemce ponechá a druhé odešle zpět potvrzené.
  Úskalí: Doba vyřízení se může protáhnout značně dlouho. Nezáleží jen na rychlosti doručovatelů, ale též na rychlosti vyřízení u příjemce.
• Dobropisy předávat osobně a doručení si nechat potvrdit ihned při předání na kopii dobropisu.
  Úskalí: Komplikované v případě, že při obchodu vůbec nedochází k osobnímu kontaktu prodejce a kupujícího apod.
• Nabízí se i prokazování doručení dobropisů potvrzeními z faxů či Internetu.
  Úskalí: Potíže při kontrolách, tento typ potvrzení nemusí všechny kontrolní orgány být ochotny akceptovat.

Z výše uvedeného plyne, že je třeba řešit následující:

• dobropis vystavit, zaúčtovat (vč. částek DPH) , ale nepromítat jej do evidence DPH a do hlášení ESL, dokud nebude potvrzeno přijetí
• promítnout jej do evidence DPH resp. do hlášení ESL, když je potvrzeno jeho přijetí
• rozumně ošetřit účtování DPH tak, aby na analytických účtech DPH bylo sledovatelné DPH promítnuté již do evidence a DPH z dobropisů dosud neuplatněné

V IS FLORES je toto řešeno následovně:

V hlavičce dobropisu vydaného je k dispozici přepínač, který stanoví, zda daný dobropis je třeba potvrdit, a pokud ano, tak zda byl již potvrzen či nikoli. (Viz položka "Potvrzení" s volbami: "nevyžadováno", "nepotvrzeno" a "potvrzeno".) V knize dobropisů je možnost vybírat dobropisy dle těchto stavů. Na novém dokladu se výchozí stav nastavuje dle parametru v agendě "Firemní údaje".

Dobropis ve stavu "Nevyžadováno" se bude chovat z hlediska DPH přiznání, ESL hlášení a účtování zcela standardně, jako jakýkoliv jiný daňový doklad (příklad účtování viz dále). Tj. DPH na něm zadané se uplatní v tom zdaňovacím období, do něhož spadá dle zadaného data plnění. Na takový dobropis nebude možné vystavit doklad Potvrzení dobropisu vydaného (v tomto případě by postrádal smyslu). Použijete tehdy, pokud nechcete využít potvrzování dobropisu následným dokladem potvrzení, např. si to řešíte jinak.

U dobropisu ve stavu "Nepotvrzeno" zůstane k dispozici datum plnění, doklad se však nebude promítat do DPH přiznání ani ESL hlášení.

Dále by se DPH takovéto dobropisu mělo účtovat odlišným způsobem (DPH z nepotvrzeného dobropisu by se mělo účtovat odlišně od předchozí varianty, např. na analytický účet určený ke sledování DPH z nepotvrzených dobropisů, příklad účtování viz dále. Pro automatické předkontování účtu DPH podle stavu potvrzování dobropisu lze využít např. podmínkování řádků typu DPH v předkontacích dobropisů podle hodnoty položky potvrzení z hlavičky dobropisů, nicméně konkrétní řešení závisí na vašich nadefinovaných účetních předkontacích). V dodávaných předkontacích je řešeno účtování DPH z nepotvrzených dobropisů na samostatný pomocný analytický účet, z něhož je pak přeúčtováno dokladem potvrzení dobropisů, viz dále.

Přepnout dobropis do stavu "Potvrzeno" lze pouze vystavením speciálního dokladu Potvrzení dobropisu. Jedná se o jednoduchý doklad typu Potvrzení dobropisu bez řádků, pouze s datumem, odkazem na dobropis a krátkým popisem. Pro tyto doklady je k dispozici agenda Potvrzení dobropisů vydaných. Vystavení dokladu potvrzení nijak neovlivňuje datum plnění zadané na dobropisu. Od okamžiku potvrzení dobropisu se dobropis začne podílet na přiznání DPH, resp. může se promítnout do ESL hlášení. Takto potvrzený dobropis nelze již opravovat. Potvrzení lze v případě potřeby zrušit, zrušením potvrzení se vrátí dobropis do stavu "nepotvrzeno", přičemž jej půjde opravovat, příp. změnit stav na "nevyžadováno".

Výše uvedené platí i v případě, že je dobropis vystaven v režimu Přenesení daňové povinnosti na výstupu ("tuzemský reverse charge"). Tj. v reportech skupiny reportů "Evidence režimu Přenesení daňové povinnosti na výstupu" je Potvrzení dobropisů (PDV) příslušně zohledněno.

Doklad potvrzení se účtuje - slouží právě k přeúčtování DPH z pomocného analytického účtu (pro sledování DPH z nepotvrzených dobropisů) na účet DPH (na kterém sledujete účet DPH pro danou sazbu). Řádky s částkami vstupující do předkontace dokladu Potvrzení dobropisu se přebírají z částek DPH na řádcích potvrzovaného dobropisu. Výsledná částka přesně odpovídá částce DPH na dobropisu (příklad účtování viz dále).