Kategorie incidentů

Popis pravidel obecně platných pro všechny číselníkové agendy viz Obecná pravidla - číselníky, popis společných prvků, ovládání atd. pak společné číselníkové prvky.

Obsahuje všechny společné číselníkové prvky kromě:

stromového zobrazení

Obsažené záložky

Základní popis

Agenda Pravidla ochrany dat nabízí číselník umožňující evidovat a definovat pravidla, na základě kterých následně vznikají (generují se) jednotlivá povolení ke zpracování dat. Vygenerování povolení na základě aplikace určitého pravidla je možné iniciovat na vyžádání funkcí Generovat, případně naplánovat jako automatickou úlohu.

V agendě je možné vytvářet pravidla několika typů:

pravidla pro generování - slouží pro generování povolení ke zpracování dat z vybraných agend (typ Generování)
pravidla pro zakládání nových osob/zaměstnanců a firem - aplikují se při založení nových záznamů (typy Nová firma, Nová osoba, Nová firma (fyzická osoba) a Nový zaměstnanec (osoba)
pravidla pro hromadné ruční generování povolení z adresáře firem nebo adresáře osob (typy Hromadně ručně / Adresář osob a Hromadně ručně / adresář firem)

Podrobněji k jednotlivým typům pravidel:

Generování - slouží ke generování povolení ke zpracování dat na základě záznamů v určité agendě (v rámci definice pravidla označováno jako Oblast). Vysvětlíme si na příkladu.

Příklad...

Potřebujeme vytvářet povolení ke zpracování dat firem, od kterých dostáváme faktury.

Vytvoříme si pravidlo typu Generování, jako Oblast zvolíme Nákup / faktury přijaté. Součástí definice pravidla je také odkaz na určitou definici ochrany dat, která určuje, ke kterým chráněným položkám získáme na základě vygenerovaných povolení přístup.

Dále si vytvoříme naplánovanou úlohu typu Generování povolení ke zpracování dat, do Parametrů úlohy přidáme toto nové pravidlo (pomocí funkčního tlačítkaUpravit výběr) a naplánujeme spouštění úlohy ve vhodném intervalu (například jednou denně). Připomínáme, že k používání naplánovaných úloh je zapotřebí mít nainstalovaný a zprovozněný automatizační server, viz Co je třeba k provozu autoserveru a naplánovaných úloh.

Pokud někdy nastane situace, že nebude možné čekat, až se povolení vygenerují automaticky (potřebujeme data konkrétní firmy zpracovávat dříve), můžeme si potřebné povolení vygenerovat ručně funkcí Generovat v agendě Pravidla ochrany dat, případně Generovat povolení v Číselníku firem.
Nová firma - slouží k automatickému vygenerování povolení ke zpracování dat v okamžiku vytvoření nové firmy v Číselníku firem, za předpokladu, že příslušná firma má zatržený příznak Právnická osoba.

Poznámka...

V případě existence pravidla typu Nová firma se systém zachová následovně: bezprostředně po založení firmy v číselníku firem obdrží subsystém Ochrana dat signál, že firma vznikla. Signál je delegován na ovladače ochrany dat a příslušný ovladač založí potřebná povolení podle nastavení Pravidel ochrany dat. Obdobně při zakládání nových osob.
Nová osoba - slouží k automatickému vygenerování povolení ke zpracování dat v okamžiku vytvoření nové osoby v Číselníku osob, za předpokladu, že příslušná osoba nemá zatržený příznak Interní.
Nová firma (fyzická osoba) - slouží k automatickému vygenerování povolení ke zpracování dat v okamžiku vytvoření nové firmy v Číselníku firem, za předpokladu, že příslušná firma nemá zatržený příznak Právnická osoba.
Nový zaměstnanec (osoba) - slouží k automatickému vygenerování povolení ke zpracování dat v okamžiku vytvoření nové osoby v Číselníku osob, za předpokladu, že příslušná osoba má zatržený příznak Interní.
Hromadně ručně / Číselník osob - pravidlo se aplikuje v případě použití funkce Hromadně ručně (jedna z možností multifunkce Generovat povolení) v Číselníku osob.
Hromadně ručně / Číselník firem - pravidlo se aplikuje v případě použití funkce Hromadně ručně (jedna z možností multifunkce Generovat povolení) v Číselníku firem.

Ve všech případech (pro všechny typy pravidel) je nutné pamatovat na skutečnost, že součástí definice pravidla je odkaz na definici ochrany dat, která je chráněným objektem. Tento odkaz se přenáší na vygenerované povolení ke zpracování dat. Právo Použít na konkrétní definici je v souvislosti s pravidly ochrany dat zapotřebí například v následujících situacích:

vytváření a úpravy pravidel ochrany dat navázaných na danou definici
ruční generování povolení na základě dané definice funkcemi Generovat povolení / Hromadně ručně v Číselníku firem, případně osob
ruční generování povolení na základě dané definice funkcí Generovat v agendě Pravidla ochrany dat

Z tohoto důvodu je zapotřebí přidělit právo Použít k příslušným definicím všem uživatelům, kteří budou vytvářet nebo upravovat pravidla ochrany dat nebo vygenerovaná povolení, ať se jedná o uživatele běžné nebo nevizuální (např. Web API nebo automatizační server).

Výjimkou je generování povolení na základě pravidla typu Nová firma / Nová osoba / Nová firma (fyzická osoba) / Nový zaměstnanec (Osoba). Pokud existuje pravidlo některého z těchto typů, příslušná definice ochrany dat je aktivní a uživatel zakládající firmu / osobu k této definici nemá právo (není uveden na záložce Oprávnění), povolení se mu přesto podaří vygenerovat.

Každé pravidlo slouží ke generování povolení z jedné konkrétní třídy business objektů (ve vlastnostech pravidla označována jako Oblast), tj. například je možné nadefinovat pravidlo pro generování povolení z přijatých objednávek, jiné pravidlo pro generování povolení z pokladních výdejů, další ze záznamů v číselníku zaměstnanců atd. Nabídka podporovaných tříd BO / oblastí je pevně daná výrobcem systému IS FLORES a postupně se rozšiřuje.

Agendu Pravidla ochrany dat není při práci s chráněnými daty nezbytně nutné využívat (jedná se pouze o pomocný nástroj, jednotlivá povolení ke zpracování dat je možné vytvářet ručně), nicméně automatické generování osobám spravujícím povolení významně zjednodušuje práci.

Před prvním použitím doporučujeme se seznámit minimálně s obsahem kapitol Věcný obsah, jak začít - Ochrana dat a GDPR.