Jak začít používat agendy skupiny Fakturace
Ve skupině Fakturace se vystavují faktury přijaté a vydané, dobropisy, zálohové listy, JSD (celní prohlášení) aj. Vystavované doklady musí obsahovat všechny položky povinné pro doklady jako takové, příp. položky povinné pro účetnictví.
Proto prvním předpokladem používání skupiny Fakturace je správně provedená nutná část implementace a to pro účely této skupiny minimálně definice Období, jelikož období je nedílnou součástí struktury čísla dokladu. Dále musíte nadefinovat Řady dokladů pro doklady typu faktury vydané a přijaté, dobropisy faktur vydaných a přijatých a daňové i nedaňové zálohové listy vydané a přijaté a jejich dobropisy, JSD, Upomínky, Sankční faktury, Vzájemné zápočty a Doklady reverse charge se správně nastaveným způsobem účtování pro všechny doklady, které se mají zaúčtovávat a zavedeny k nim odpovídající Účetní řady.
Jelikož na dokladech tohoto typu je jednou z povinných položek středisko, musíte mít nadefinovaná střediska. Pokud nehodláte používat střediskovou evidenci, pak si nadefinujte alespoň jedno středisko.
Doklady tohoto typu se totiž ve většině případů účtují a jednou z povinných položek v účetním deníku je právě středisko.
Dále musíte mít nadefinované vlastní bankovní účty. Bankovní účty budete vybírat při zadání hlaviček dokladů placených převodem a dále tento výběr budete potřebovat ve funkci Platební příkaz u dokladů výdajových, kde pro generování požadavku na platební příkaz musíte určit, ze kterého účtu se daná platba má uskutečnit.
Nezapomeňte, že pro každý bankovní účet, který definujete, je třeba mít založenu vlastní řadu dokladů typu bankovní výpis a platební příkaz, viz kap. Jak začít používat skupinu Banka.
Pokud budete vystavovat doklady na prodej zboží ze skladu, musíte mít jednak nadefinované příslušné sklady a
Pokud uvedené definice neučiníte předem, systém vás bude varovat v průběhu zadávání dat. Budete moci odpovídající definice zavést rovnou v průběhu zadávání dat (pokud budete mít odpovídající přístupová práva), ale ztratíte pak zbytečně čas.
Jelikož řady dokladů, účetní řady dokladů, střediska, vlastní bankovní účty a sklady patří mezi tzv. chráněné objekty, musíte mít pro nově přidané řady, bankovní účty a sklady správně nastavena přístupová práva, viz dále!
Dále je třeba zmínit položku Firma. V této skupině jsou doklady, které mají položku Firma povinnou. Proto, pokud na takových dokladech budete chtít konkrétní firmy zadávat, naplňte si nejdříve Adresář firem. Pokud nechcete na některé z uvedených dokladů zadávat konkrétní existující firmu, nadefinujte si v Adresáři jakousi pomocnou fiktivní firmu a tuto pro tento účel můžete používat (takovou si můžete nastavit např. i jako předvyplňovanou).
V účetním deníku je povoleno mít i záznamy s nezadanou firmou.
Pokud chcete zadávat i doklady v cizích měnách, musíme mít naplněn číselník měn (defaultně dodáván předvyplněný) a nastavený aktuální kurzovní lístek a zavedeny řady kurzových rozdílů.
Dále byste měli mít zavedenu účetní osnovu. U všech dokladů, které budete chtít účtovat, byste měli zkontrolovat, příp. nadefinovat účetní předkontace pro jednotlivé účetní případy, aby se později kontování provádělo automaticky a minimalizovala se pak práce účetního.
Jste-li plátce DPH, budete potřebovat vystavovat daňové doklady a sledovat evidenci DPH. K tomu je nutné ve Firemních údajích mít nastaveno "Plátce DPH". Dále musíte mít nadefinované sazby DPH, DPH indexy a správně zavedené definice pro DPH přiznání (číselníky se dodávají opět předvyplněné, ale je možné je v případě potřeby upravit).
Na dokladech, které pro vaši firmu znamenají příjem financí tzn. především faktury vydané, je možné využít propracovaného bohatého systému slev pro vaše zákazníky. Možností, jak využít slevový systém v kombinaci s prodejními cenami je mnoho a je účelné si nejdříve rozmyslet, jak jej budete využívat vy, aby co nejlépe odpovídal vašim potřebám. Principy jednotlivých druhů slev, způsoby jejich nastavení a možnosti jejich využití vč. výkladu způsobu vyčíslení slev při jejich kombinaci byly podrobně popsány v kap. Slevový systém a Výpočet výchozí prodejní ceny. Před použitím slev na dokladech doporučujeme si tyto kapitoly podrobně prostudovat.
Pro počáteční nastavení systémů slev je nutno mít naplněny tabulky finančních slev, kusových slev a dealerských slev (ovšem s ohledem na to, které z nich budete využívat). Způsob použití slev lze přednastavit v parametrech ve Firemních údajích, podle toho se pak budou předvyplňovat do hlaviček vystavovaných dokladů.
Při zadávání hlavičky vydaných dokladů je možno zadávat různé doplňkové údaje z číselníků jako Způsob dopravy a Způsob úhrady. Pokud se vás týká povinnost vykazovat hlášení INTRASTAT či ESL, pak budete potřebovat mít naplněné i tyto číselníky. Většina zmíněných číselníků je dodávána předvyplněná, nicméně je třeba je před použitím zkontrolovat, příp. upravit.
Pokud chcete používat vazbu dokladů na Zakázky nebo na Obchodní případy či na Projekty, je dobré si předem rozvrhnout způsob použití těchto vazeb a číselníky si naplnit.
Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Firemních údajů. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.
Dále je nutné nastavení přístupových práv k objektům a zejména funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!
U všech výstupů, které budete chtít tisknout, byste měli zkontrolovat, zda vám vyhovují přednastavené dodávané tiskové formuláře. Jelikož tiskové výstupy jsou plně uživatelsky definovatelné, můžete provést jejich úpravy dle vlastních požadavků, příp. si jejich úpravy dle vlastních požadavků objednat u servisních oddělení dodavatele, resp. výrobce.