Příklady využití Procesního motoru

Nákupčí založí objednávku vydanou s překročením finančního limitu, kterou kromě vedoucího nákupu musí schválit také ředitel.

Nákupčí nastaví stav objednávky na stav „Ke schválení“

Vedoucí nákupu na základě "úkolu" odsouhlasí objednávku. Objednávka je však stále ve stavu „Ke schválení“, protože poslední „schvalovatel“ je ředitel.

Ředitel na základě "úkolu" odsouhlasí objednávku - změna stavu na Schváleno -> objednávka se vrací k Nákupčímu

Jak toto podpořit mechanismy Procesního motoru?

Procesnímu motoru nastaví správce systému, že má vzniknout Událost při změně stavu objednávky do hodnoty Ke schválení pro objednávky nad určenou finanční hodnotu.

Pro role vedoucí nákupu a ředitel vznikne díky Procesnímu motoru jednoduchý "úkol", ze kterého jasně patrné co se po nich chce. Obě role (uživatelé) systému mohou dostat informaci o vzniklém úkolu formou interního vzkazu systému FLORES, emailem nebo formou SMS. Zároveň se jim úkol objeví v menu FLORES v nabídce „Moje úkoly“. Do detailů objednávky související s úkolem se mohou „prokliknout“ přímo z úkolu.

Na objednávce je vidět, že se nachází ve stavu, kdy probíhá úloha Procesního motoru a jsou vidět stavy souvisejících "úkolů".

V daném případě splnění úkolu vedoucího nákupu nemění stav dokladu objednávky, ale jen stav dílčího úkolu – schválení.

Splnění "úkolu" ředitele mění pak i stav dokladu objednávka, tj. musí vybrat v dialogu z nakonfigurovaných možností přechodu mezi stavy dokladu.

Tohoto mechanismu docílíme následujícím nastavením:

Generátor událostí

Nastavení Generátoru událostí

V systému se nastaví takový Generátor událostí, který vytvoří Událost pokaždé, když se změní stav objednávky vydané. Typem generátoru bude Akce BO, a v závislosti na typu definujeme Typ BO jako Objednávka vydaná a Systémovou akci na Změnu stavu. Nastavíme zde i předvyplnění Události. Ostatní nevyplněné položky a omezení podmínkou budeme definovat následně pomocí Automatizačního pravidla.

Automatizační pravidlo

Automatizační pravidlo, záložka Přehled

V Automatizačním pravidle definujeme, že bude zpracovávat Události vzniklé na základě Akce pojmenované Změna stavu a Typu záznamu Objednávka vydaná na Formuláři Objednávky vydané (Akci jsme definovali již v příslušném Generátoru událostí). Tímto nám vznikne propojení s již existujícími Událostmi. Zpracování Události je třeba ale omezit příslušnou podmínkou, která omezuje změnu stavu záznamu na Ke schválení a zároveň definuje podmínku pro finanční limit.

Automatizační pravidlo, záložka Participanti, hlavní participant

Prvním a hlavním participantem je nějaký uživatel v roli Finanční ředitel. Pro tohoto uživatele se Událost jeví jako schvalovací, stav události před zpracováním je definován jako Nezačato a Priorita je definována jako Nízká. Vidíme, že je zaškrtnuta i volba Měnit stav svázaného záznamu, která povoluje Finančnímu řediteli měnit stav objednávky na základě ukončení Události.

Automatizační pravidlo, záložka Participanti, další participant

Přidáním dalšího participanta jsme ve své podstatě vytvořili mechanismus pro generování další podřízené Události, ke které bude Odpovědnou rolí Vedoucí nákupu. Vedoucí nákupu musí Událost také schválit, proto Typ události Schvalovací, ale měnit stav svázaného záznamu nebude, protože konečné rozhodnutí učiní v tomto případě hlavní participant, tedy Finanční ředitel.

Vzniklé události

Vzniklá Událost se bude Vedoucímu nákupu jevit takto:

Vygenerovaná událost zpracovaná Automatizačním pravidlem, druhý participant

Vedoucí nákupu se může na příslušnou objednávku vydanou podívat přes tlačítko Svázané záznamy, a Událost může schválit použitím tlačítka Schválit. Nápovědu k Události nalezne, stejně jako Finanční ředitel v kolonce Nápověda. Po otevření tohoto pole si může přečíst, čeho se úkol týká a jak má postupovat. Tuto nápovědu přidělujeme do Události v nastavení Automatizačního pravidla, na záložce Participanti (každý participant může mít jinou nápovědu).

Finančnímu řediteli se bude vzniklá Událost jevit následujícím způsobem:

Vygenerovaná událost zpracovaná Automatizačním pravidlem, hlavní participant

Finanční ředitel může prostřednictvím schválení Události i změnit stav svázaného záznamu. Na záložce podřízené Události vidí Finanční ředitel i záznam Události pro Vedoucího nákupu:

Vygenerovaná událost zpracovaná Automatizačním pravidlem, hlavní participant, přehled podřízených Událostí

Po ukončení obou Událostí se budou příznaky na těchto Událostech následně jevit jako zelené, tedy již zpracované Události uživatelem.

Uveďme na příkladu nového výrobku. Ten do evidence v systému zakládá produktový manažer, na řešení se podílí konstruktér, technolog, manažer jakosti…

Na základě změny stavu karty výrobku se spustí rozpadnutí procesu na 2 větve - 2 osoby, které se mají ke kartě výrobku vyjádřit. Na základě jejich vyjádření se bude vyjadřovat produktový manažer.

Vyjádření produktového manažera změní stav na kartě výrobku.

Vyjádření jednotlivých řešitelů posouvá stav jejich úkolů.

Jak toto podpořit mechanismy Procesního motoru?

Správce systému nastaví, že pokud vznikne nová karta artiklu (lze podmínit např. i tím, jaké kategorie výrobek je), startuje proces „schválení“ nového výrobku. Do schvalovacího procesu zahrne role Produktový manažer, Konstruktér a Technolog. Po založení nové karty výrobku tedy dojde k vygenerování třech úkolů Procesním motorem. Jeden pro produktového manažera, druhý pro technologa a třetí pro konstruktéra.

Všem zúčastněným se tyto úkoly objeví v menu FLORES v jejich úkolech k řešení. Aby bylo vidět, že běží úkoly spojené s kartou výrobku, je na formuláři výrobku k dispozici záložka s rozpracovanými úkoly a jejich stavy). Zároveň, přímo na seznamu výrobků, je k dispozici grafický indikátor, který informuje uživatele, že karta výrobku prochází schvalovacím řízením (existují nedokončené úkoly). Produktový manažer tak rychle vidí, že má nějaký úkol, který může plnit, až to 2 další řešitelé dokončí – vím, že na někoho čekám. Konstruktér a technolog samozřejmě mohou v rámci řešené svého úkolu doplnit ke kartě výrobku patřičné údaje. Následně označí svůj úkol za dokončený. Stejně tak konstruktér. Jakmile oba dokončí svou práci, změní se indikátor úkolu produktového manažera na stav, kdy na nikoho již není třeba čekat. Na závěr tedy dokončí svou práci i produktový manažer. Po označení svého úkolu za dokončený, mu systém FLORES nabídne rovnou změnu stavu karty výrobku na hodnotu „Schválený“.

Vedoucí obchodu zadá do systému nové obchodní nabídky, které je třeba upřesnit a předat zákazníkům. Jednotlivé nabídky chce předat k řešení konkrétním obchodníkům.

Jak toto podpořit mechanismy Procesního motoru?

Správce systému nadefinuje, aby v okamžiku vzniku nové obchodní nabídky, na které určí zadavatel nabídky zodpovědného obchodníka, došlo ke vzniku úkolu na určeného obchodníka. Zároveň může nastavit, že pokud se danému úkolu nebude obchodník po nějakou dobu věnovat, dojde k jeho eskalaci vedoucímu obchodu.

Po založení nabídky a určení zodpovědného obchodníka, vznikne ve FLORESU pro tohoto obchodníka nový úkol – zpracování obchodní nabídky. Objeví se mu samozřejmě v jeho úkolech k řešení, zároveň může být interaktivně informován (interní vzkaz, email, sms).

Obchodník nabídku zpracuje a po jejím dokončení nastaví svůj úkol do stavu Dokončeno.

Pokud obchodník nezpracuje nabídku v určeném čase (nastaveno v patřičném pravidle Procesního motoru), pak dojde ke vzniku nového úkolu na vedoucího obchodu s informací, že došlo k eskalaci konkrétního úkolu pro konkrétní obchodní nabídku. Vedoucí obchodu může být informován stejně jako při vzniku jakékoliv jiné Události v systému.

Ve firmě určená osoba má na starost obvolání zákazníků s nezaplacenými fakturami po splatnosti. Této osobě má tedy pravidelně v systému vzniknout tolik úkolů, kolik je zákazníků s nezaplacenými fakturami po splatnosti. Tyto úkoly následně prochází a vyřizuje. Jak toto podpořit mechanismy Procesního motoru?

Pro tuto úlohu se dá nastavit obecná úloha Procesního motoru založená na obecném dotazu do databáze Informačního systému FLORES. Tato následně vygeneruje patřičné osobě úkoly dle pravidla. Určené osobě se objeví úkoly v „zásobníku“ jejích úkolů k řešení a ona je postupně prochází a vyřizuje.

Naplánovaná úloha typu Obecný dotaz do databáze lze použít k vyhledávání dokladů, které mají být nějakým způsobem zkontrolovány a v případě nutnosti jejich dalšího zpracování uživatelem, jsou mu automaticky systémem předány.