Procesní řízení (Procesní motor)

Procesní motor v IS FLORES představuje část systému, která je již součástí licenčního jádra a je možné ji používat prakticky ihned po instalaci. Ke zprovoznění vám může sloužit tento manuál, nebo se s žádostí o pomoc můžete obrátit na zákaznickou podporu IS FLORES. Tento celek tvoří základní stavební prvek celého systému, a to jakési pohybové jádro.

Zachytit určené události v systému

Protože není nutné zachytit všechny události v systému, je možné nadefinovat tzv. Generátory událostí, které určují, jaké typy událostí bude systém sledovat.

Takto můžeme např. určit, že systém zachytí událost uložení faktury přijaté, změnu stavu nějakého dokladu apod.

Zpracovat zachycené události dle definovaných pravidel

Aby bylo možné vzniklou událost správně“zaškatulkovat“ je třeba do systému nadefinovat pravidla, dle kterých může být událost „postoupena“ dále. Jedna událost může být zpracována více pravidly.

Můžeme takto např. určit, že faktury přijaté vystavené na určité středisko schvaluje tento uživatel (uživatelé)/role, na jiné středisko pak jiný uživatel (uživatelé)/role.

Předat úkoly definovaným lidem, pokud je to třeba

Součástí pravidla mohou být i participanti – účastníci, kterých se událost týká. Tito budou tedy vždy, pokud událost vyhoví pravidlu, zahrnuti do procesu zpracování události.

Rozdělením událostí mezi uživatele nebo role „plní“ FLORES patřičné zásobníky práce, které následně uživatelům zobrazuje v Aktivním menu IS FLORES.

Informovat uživatele nebo role uživatelů o nastalých událostech

Pokud je třeba uživatele informovat o vzniklé události/úkolu, pak lze nastavit, zda má být informován formou interního vzkazu informačního systému FLORES („bublina“ přímo v prostředí IS), emailem nebo dokonce formou SMS.

Kontrolovat úkoly z hlediska jejich splnění, eskalace

V definici pravidla, resp. účastníka zpracování události lze nastavit dobu, do které musí být úkol vyřešen a způsob následné akce, když je překročena tato lhůta. Akcí může být eskalace úkolu na jiného účastníka (typicky nadřízený) a to buď tak, že původní úkol je ukončen a vytvořen nový na nadřízeného nebo je původní úkol předán nadřízenému. Je možné také nastavit automatické ukončení úkolu – tohoto lze použít v případech, kdy se má k určité situaci vyjádřit více účastníků, ale pokud se do nějaké doby nevyjádří, pak je úkol automaticky označený za odsouhlasený.

Podpora schvalovacích řízení s plnou podporou paralelního schvalování nebo automatického schválení

Typickým scénářem, který je třeba ve firemním prostředí řešit, je schvalovací řízení nad jedním dokladem, ke kterému se má vyjádřit více lidí. Například výrobní zakázku bude posuzovat plánovač, aby mohl určit interní termín dokončení, nákupčí ve smyslu pokrytí materiálem, finanční ředitel z hlediska cash-flow. Pro tyto účely je možné v definici pravidel pro zpracování událostí určit uživatele či role, které se události týkají. Jakmile pak dojde v systému ke vzniku konkrétní události, startuje automaticky a paralelně tolik schvalovacích řízení, kolika účastníků se schvalování týká. Zároveň jednotlivá schvalovací řízení o sobě „ví“ a je tedy možné v každý okamžik sledovat, na koho se ve schvalovacím řízení čeká.

Velmi důležitý je i pohled „od dokladu“. Pokud se vrátíme k uvedenému příkladu, pak na výrobní zakázce mohu v každý okamžik vidět, kdo má zadané jaké úkoly k této zakázce - a kdo se případně jak vyjádřil. Stejně tak je možné provést přímo ze strany dokladu zpracování „mých“ úkolů.

Nabídnout uživateli jednotné rozhraní pro vyřízení úkolu

Protože události mohou vznikat na různých místech v systému a je těžké udržet pozornost uživatele na všech těchto místech, nabízí IS FLORES události k řešení na jednom jediném místě. Odtud uživatel vidí všechny událost resp. úkoly, které má řešit. Pokud se úkol týká konkrétního dokladu, může na něj jednoduše přejít. Pokud má být výsledkem zpracování úkolu změna stavu svázaného dokladu, pak toto může uživatel provést přímo z úkolu, aniž by musel otevírat svázaný doklad. Stejně tak může tímto způsobem zadat hodnoty na dokladu. Tedy pokud je například úkolem stanovení termínu splatnosti na faktuře vydané, lze zadat tento datum přímo nad úkolem, aniž by uživatel byl nucen editovat patřičný doklad. Druhá zmíněná možnost může také sloužit k tomu, že různí uživatelé doplňují na doklad různé informace (typicky nastavení karty artiklu je úloha pro více rolí – obchodníka, účetní apod.)

Poskytnout uživateli systému návod na to, jak má co udělat

Součástí Procesního motoru je i možnost přidat ke vznikajícím událostem v systému dokumentaci, kterou má uživatel následně při zpracování úkolu k dispozici. Tato dokumentace je strukturovaná, lze tedy uživateli velmi rychle ukázat, co má jak udělat formou hypertextových prokliků. Stejně tak lze tuto připojenou dokumentaci využít pro procesy ISO.

Pro obecné seznámení se s nastavením Procesního motoru čtěte kapitolu Nastavení Procesního motoru

Součástí Procesního motoru je tedy několik agend, které s tímto mechanismem pracují.

Pozn.: Pokud nepracujeme s nastavením Procesního motoru a chceme pouze uživatelsky zpracovávat Události Procesního motoru, postačí nám jedna agenda, a to agenda Události.

Pro práci s Procesním motorem potřebujeme tedy tyto agendy:

Události

Agenda Událostí slouží jako hlavní úložiště informací v systému pro konkrétní uživatele. Událost může být vybízením k nějaké aktivitě (slouží tedy jako úkol pro uživatele), ale může být i informativního charakteru, kdy uživatele pouze na něco upozorňuje.

Události dále charakterizuje jejich podřízenost/nadřízenost. Jedna Událost může mít více podřízených Událostí. V případě této struktury je nadřízená Událost pouhým zapouzdřením a je ukončena v případě ukončení všech podřízených.

Více o práci s Událostmi se dozvíte z kapitoly Události.

Generátory událostí

Objekt zvaný Generátor událostí je mechanismem, který vytváří Události. Prakticky se v Generátoru nastavuje, při jakých systémových akcích se vygeneruje Událost. Pro správnou funkčnost zpracování Událostí je třeba někdy navíc nastavit Automatizační pravidlo a Automatizační server.

Více o práci s Generátory událostí se dozvíte z kapitoly Generátory událostí.

Automatizační pravidla

Automatizační pravidlo určuje způsob zpracování Událostí. Zpracování lze omezit podmínkou, která definuje, za jakých okolností se Událost pro určitého uživatele vytvoří. Automatizační pravidlo tedy definuje i participanty neboli účastníky Události, pro které se Událost generuje či přiřadí (záleží na tom, zda je participant nastaven jako hlavní, viz dále).

Tento mechanismus si můžeme představit na jednoduchém příkladě:

Více o práci s Automatizačními pravidly se dozvíte z kapitoly Automatizační pravidla.

Naplánované úlohy

Agenda Naplánované úlohy slouží k evidenci a zadávání definic pro automatické spuštění úloh různého typu (např. provedení zálohy, provedení uzávěrky, stažení pošty, ale právě i generování Událostí Procesního motoru). O spouštění a provádění Naplánovaných úloh se stará Automatizační server, který spravujeme na stejnojmenné záložce agendy Naplánované úlohy.

Více o práci s Naplánovanými úlohami se dozvíte z kapitoly Naplánované úlohy a pro seznámení s použitím této agendy pro Procesní motor čtěte kapitolu Jak používat Naplánované úlohy a Automatizační server pro Procesní motor.