Jak začít - Administrace

Aby bylo možno začít používat sledování změn, musí být splněny podmínky pro provoz sledování změn, viz co je třeba k provozu Sledování změn. Dále pokud chcete začít sledovat provedené změny, musíte si v agendě Nastavení sledování změn provést nastavení, které změny se mají sledovat a pro jaké třídy Business objektů. K nastavení sledování těch změn, které mají být zaznamenávány podle zákona o účetnictví, lze s výhodou využít funkci Generovat.

Od tohoto okamžiku již probíhá zaznamenávání logů o každé provedené a sledované změně.

Je také vhodné zkontrolovat a příp. upravit nastavení všech parametrů systému v agendě Parametry firmy. Nejen parametrů v sekci Obecná nastavení, ale i ostatních, jelikož mohou významně ovlivnit chování systému. Jedná se o jednu z možností zákaznické modifikovatelnosti systému.

Aby sledování provedených změn neztratilo význam, je dále více než vhodné správné nastavení přístupových práv k agendě a jejím funkcím pro jednotlivé definované role či pro definované skupiny rolí a přidělení rolí uživatelům podle jejich pravomocí !!!

Před prvním použitím definovatelných importů bude potřeba v agendě Kategorie dokumentů přiřadit nově vzniklé kategorii dokumentů s názvem Definovatelný import nějakou řadu dokladů. To lze provést na Detailu záznamu v subzáložce Řady dokladů. Přiřadit lze stávající doklad z aktuální řady dokladů, nebo založit nový. Při založení nového je třeba myslet na oprávnění na tuto řadu dokladů, které bude nutné uživatelům přidat. Více informací o přiřazení řady dokladů popisujeme v kapitole věnující se Detailu Kategorie dokladů.

V dalším kroku otevřeme agendu Zdroje dat definovatelných importů, kde vytvoříme nový záznam. V něm vyplníme Název, Typ zdroje (zatím je k dispozici pouze Adresář) a vybereme složku, z které se importy budou načítat. Případně vybereme složku, kam systém IS FLORES po importu soubor přesune pro účely archivace. Pokud ve složce, z které budeme provádět importy bude více souborů různého formátu (odlišných koncovek, např. .txt a .csv dohromady) zadáme ještě Masku souborů. Vytvořený záznam uložíme. V případě potřeby takto můžeme vytvořit několik záznamů, každý bude importovat data z jiné složky a případně pracovat s jiným typem souborů.

Dále otevřeme agendu Definice definovatelných importů, kde vytvoříme také nový záznam. Na hlavičce záznamu nastavíme Kód a Název projektu. V položce Zdroj dat vybereme definici vytvořenou v předchozího kroku. Zvolíme, zda se má Import pouze ověřit, pouze parsovat, případně se rovnou importovat (ani jedna z obou možností není zatržena). V položce Typ importu vybereme z dostupného formátu souborů (.TXT, .CSV, .XML) Tento výběr je velmi důležitý, protože ovlivňuje položky, které budou zobrazeny (pro každý datový typ jsou dostupné jiné položky) na záložce Obsah.

Na záložce Obsah vybereme buď ručně business objekty, které budeme chtít importovat (případně včetně jejich podřízených kolekcí) nebo použijeme tlačítko Průvodce, kde vybereme business objekty a průvodce na základě vybraných objektů vytvoří jejich seznam. K objektům, které chceme importovat vyplníme informace a záznam uložíme.

Následně se záložky Seznam tlačítkem Importovat provedeme import všech souborů ze složky, kterou jsme nastavili v agendě Zdroje dat definovatelných importů nebo použijeme na tlačítku multifunkci a zvolíme pouze jeden soubor pro import.

Příklady definic a importních souborů jsou obsaženy v popisu agendy Definice definovatelných importů.

Nastavení je popsáno pro EDI operátora GRIT - Orion. Pro jiné EDI operátory by bylo nutné provést úpravy, které nejsou již v tomto návodu obsaženy.

 

Administrátorská nastavení

1) Kontrola aktivní licence EDI komunikace a licence Definovatelné importy. (Budete-li EDI zprávy pouze exportovat, stačí aktivní licence jen pro EDI komunikaci.).

2) V agendě Kategorie dokumentů u dokumentů Definovatelný import a Definovatelný export nastavte na záložce Detail, Hlavička položku Způsob zpracování na hodnotu Odložit (Autoserver) pro automatické zpracování pomocí naplánovaných úloh (Doporučená volba). Případně volbu Automaticky či Ručně, pokud pro zpracování dokumentů nebudete využívat automatizační server. Ke kategoriím dokumentů Definovatelný import a Definovatelný export na subzáložce Řada dokladů přiřaďte pouze jednu řadu dokladů. (např. Doklad komunikace KOM). Ke kategorii dokumentu Definovatelný export na subzáložce Parametry ovladače nastavte cestu pro uložení odchozích EDI zpráv. (např. C:\EDI\Export))

3) Naplnění číselníků: Zdroje dat definovatelných importů, Definice definovatelných importů, Sady importních a exportních definic a Pravidla zpracování exportů. Pro správné fungování je potřeba všechny uvedené číselníky naplnit daty.

4) Pokud budete využívat automatického zpracování EDI zpráv, bude potřeba také nastavit naplánované úlohy. Pro Odeslání EDI zpráv, Načtení EDI zpráv a dále pro Zpracování příchozích/odchozích EDI zpráv. V případě, že používáte jen jednu stranu komunikace, např. exporty, není nutné nastavovat všechny typy úloh, ale jen ty potřebné.

5) Číselník Stavy zpracování importů a exportů je připraven k okamžitému použití. Je zde připraveno 7 základních stavů. Jednotlivé stavy můžete měnit, editovat nebo mazat. Doporučujeme zachovat první dva stavy (Stav 0 a 1), neboť se s nimi počítá v dalších nastaveních.

6) V rámci EDI komunikace se používají unifikované, mezinárodní měrné jednotky pro různé druhy balení. Například pro jednotku Kus - ks se používá jednotka PC. Pokud potřebujete, aby se ze systému IS FLORES správně exportovaly jednotky dle standardu EDI komunikace a naopak, aby se z EDI zpráv importovaly jednotky dle vašich používaných jednotek je potřeba číselník Měrné jednotky EDI naplnit.

7) Agenda Nastavení EDI komunikace je pro provoz EDI komunikace klíčová. Proto se na povinné položky z této agendy podíváme podrobně.

Povolit EDI komunikaci - Stěžejní prvek zapínající/vypínající EDI komunikaci. Pokud je zatržen bude EDI komunikace povolena.

Stav zpracování - Výchozí stav Zpracování u nových dokladů. Doporučujeme nastavit hodnotu 0- Nový. (v případě že využíváte výchozí nastavení stavů zpracování importů a exportů).

Firma - Podle této hodnoty se nastaví firma v případě, že se nedohledá v Adresáři firem. Doporučujeme založit nový záznam v Adresáři firem např. s názvem firmy NENALEZENO!!!, aby bylo na první pohled na importovaném dokladu vidět, že se firma nedohledala a je potřeba firmu buď vybrat ručně nebo, pokud ještě neexistuje, tak vytvořit nový záznam.

Sklad - Jaký bude u importovaných dokladů použit sklad.

Skladová karta - Podle této hodnoty se nastaví skladová karta v případě, že se nedohledá v číselníku skladových karet. Doporučujeme založit nový záznam v číselníku skladových karet, např s názvem NENALEZENA!!!, aby bylo na první pohled v obsahu dokladu zřejmé, že se karta nedohledala a je potřeba skladovou kartu buď vybrat ručně nebo, pokud neexistuje, tak vytvořit nový záznam.

Řady dokladů - (Objednávka přijatá, Faktura přijatá, Příjemka)- Zde nastavte výchozí řadu dokladů, které se budou při importech z EDI zpráv vyplňovat.

 

Uživatelská nastavení

Kromě administrátorských nastavení uvedených výše je potřeba ještě do systému IS FLORES doplnit konkrétní údaje týkající se vaši firmy a vašich obchodních partnerů, aby EDI komunikace mohla správně fungovat. Níže se podíváme na jednotlivé body, které je potřeba udělat.

1) Nejprve je potřeba vyplnit vlastní Lokalizační číslo, takzvané GLN (Číslo vám přidělí EDI operátor.). Otevřete agendu Parametry firmy, záložka Vlastní adresa a zde pole GLN.

2) Stejně jako u vlastní firmy je potřeba vyplnit přidělené Lokalizační číslo i jednotlivým skladům, které budete v rámci EDI komunikace používat. GLN lze nastavit v agendě Sklady, záložka Detail, subzáložka Sklad a zde pole GLN.

3) Nyní je potřeba přidat GLN obchodního partnera nebo partnerů s kterými máte smlouvu o EDI komunikaci. GLN se přidává v adrese provozovny. V agendě Firmy, záložka Detail, subzáložka Provozovny a zde v Adrese provozovny položka GLN.

4) Na záznamech firem s kterými budete chtít komunikovat v rámci EDI komunikace je potřeba tuto komunikaci povolit. V agendě Firmy, subzáložka Další údaje a zde volba Komunikace pomocí EDI je potřeba nastavit na hodnotu ANO. Dále je potřeba vybrat v poli Sada definic sadu, kterou budete chtít pro danou firmu použít.

5) V rámci EDI komunikaci se používají takzvané GTIN - identifikátory obchodních položek, které je možné vyplňovat na artiklech jako EAN. V agendě Skladové artikly, záložka Detail, subzáložka Jednotky do pole EAN můžete GTIN doplnit. Pamatujte na to, že pro každou jednotku bude jiný GTIN kód, pokud tedy máte více jednotek, které v rámci EDI komunikace obchodujete je potřeba vyplnit GTIN pro všechny položky.