Jak bylo objasněno v kap. Aktualizování v číselnících, číselníky se z důvodu četnosti použití a optimalizace rychlosti načítají z databáze do paměti celé. Je to základní rozdíl od dokladových agend, u kterých se do paměti načítají vždy jen vybrané záznamy dle zadaného omezení v záložce Omezení. Záložka Omezení v číselníkových agendách k dispozici není (z výše uvedeného plyne, že by u většiny číselníků neměla význam, práce s číselníky, které by nebyly načteny v paměti celé a bylo by tedy nutno je při každém použití znovu načítat, by neúměrně zvýšila dobu odezvy systému).

Nicméně v některých situacích (zejména u číselníků, kde se předpokládá velký počet záznamů) je užitečné moci si i v číselníku nechat načíst z databáze do paměti jen jeho část, tj. ty záznamy, které splňují zadané podmínky. Jedná se o:

• Adresář firem
• Adresář osob
• Artikly
• Šarže a sériová čísla
• Zakázky
• Obchodní případy
• Projekty
• Obrázky
• Měsíční údaje pracovního poměru

Skupina je definována pouze na základě DynSQL omezení. Výhodou tohoto řešení je možnost zařazování záznamů do více skupin současně, což je v praxi potřeba. Uživatel tedy ve vybraných číselnících může definovat skupiny (definovat podmínky, které musí záznam splňovat, aby byl načten z databáze, pokud je daná skupina vybrána) a přepínat mezi nimi. Zde je možno použít všechny omezovací podmínky dostupné v dané agendě pro výběry dat z databáze včetně uživatelsky definovatelných položek (mají-li v definici nastaveno Používat pro omezení výběrů dat). Uživatel si tak může vytvářet i poměrně složité varianty skupinování.

Skupinování v číselnících pracuje na tom principu, že podle definice vybrané skupiny se provede příslušný dotaz do databáze a podle výsledků, které vrátí, se načtou do paměti počítače jen ty záznamy z číselníku, které provedenému dotazu vyhovují.

Každá definice skupiny záznamů může být určena jen pro uživatele, který ji vytvořil nebo i pro ostatní uživatele (tzv. "globální definice"). Viz položka Globální v definici skupiny. Běžný uživatel se tudíž definicemi nemusí zabývat a může využívat definice, které mu připraví někdo jiný – např. správce systému. Změny, které jsou provedeny (a uloženy) v globálních definicích někým jiným, např. správcem, se automaticky promítnou všem, kteří hotové definice skupin záznamů používají a to bez nutnosti jejich vlastního přičinění. Kdo smí globální definice vytvářet a měnit, lze určit přístupovými právy - právem Modifikovat globální uživatelské skupiny číselníků.

Automatizace výběru skupiny:

Jak číselník skupin záznamů po svém vyvolání, tak nabídka skupin k výběru (viz možnosti přepínání mezi skupinami) je apriori omezena jen za ty skupiny, které může daný uživatel použít. (Tj. jsou buď globální nebo jsou lokální, ale jím definované). Pokud existuje definic skupin záznamů víc, ale uživatel mezi nimi nechce přepínat (např. proto, že každá definice je určena jiné skupině uživatelů), pak si může tu "svou", kterou chce přednostně používat, nastavit jako "výchozí". Tato se pak vždy přednostně automaticky použije při prvním otevření dané agendy daným uživatelem. Příznak "výchozí" se pamatuje na agendu a uživatele, tedy každý uživatel může mít jako výchozí jinou skupinu. Kromě toho může být jedna z globálních definic nastavena jako "výchozí globálně" (může ji nastavit uživatel s právem Modifikovat globální uživatelské skupiny číselníků). Tato se pak přednostně automaticky použije při prvním otevření dané agendy daným uživatelem, pokud tento nemá nastavenu "svou výchozí". Nastavení výchozích jsou uloženy v repositoři a zálohují se. Kromě toho se pamatuje naposledy použitá skupina daným uživatelem v dané agendě.

Postup platný pro výběr skupiny:

• Při prvním vstupu uživatele do agendy po spuštění systému IS FLORES se předvyplňuje skupina v tomto pořadí:
  • Pokud existuje definice nastavená jako "výchozí" daným uživatelem, pak se použije.
  • Pokud pro danou agendu není žádná výchozí skupina nebo pokud taková skupina není aktuálně k výběru k dispozici (tj. je aktuálně nadefinována jen jako lokální pro jiného uživatele či byla smazána), použije se skupina nastavená jako "globálně výchozí".
  • Pokud žádná dostupná definice není "výchozí" ani "globálně výchozí", použije se skupina zapamatovaná jako naposledy použitá.
  • Pokud není žádná zapamatovaná nebo není aktuálně dostupná, použije se volba Všechny záznamy.
• Při dalším vstupu (tj. dalším otevření téže agendy v rámci běžícího systému IS FLORES)
  • Použije se skupina zapamatovaná jako naposledy použitá.
  • Pokud tato není aktuálně k dispozici (viz výše), použije se volba Všechny záznamy.

Uživatel si však může vybrat jinou skupinu ručně nebo si může otevřít editor skupin záznamů a zde si nadefinovat novou skupinu a tu si vybrat. Takto ručně vybraná skupina se bude používat, dokud nebude systém IS FLORES zavřen. Po jeho znovuotevření se opět přednostně použije skupina nastavená jako výchozí.

Dále viz popis položek a funkcí v číselníku skupin záznamů.

Použití skupin a označení výchozí a výchozí globálně lze rozdělit zhruba na tři následující případy:

• Případ 1 - pokud firma nemá ambice nastavovat skupiny, uživatelům se pamatuje naposledy použitá.
• Případ 2 - pokud firma chce řídit nastavení skupin, pak nastaví vybranou globální skupinu jako "výchozí globálně" a běžní uživatelé bez ambicí si ji změnit ji prostě používají a pokud si ji změní, je to pouze dočasné.
• Případ 3 - pokud firma nastaví globální skupinu a některý uživatel to chce jinak, může si nastavit svou vlastní výchozí skupinu.

Další vlastnosti skupinování:

• V případě, že v nějaké agendě se předvyplňuje záznam z číselníku, který podporuje skupinování (např. Firma pro předvyplnění nastavená ve Firemním nastavení), nebo dochází k jeho převzetí z jiného dokladu (např. firma přebíraná ze zdrojového dokladu do cílového apod.) se takový číselníkový záznam bez problémů převezme a použije, a vystavovaný doklad je možné v pořádku uložit, bez nutnosti mít tento záznam zařazený v aktuálně použité skupině.

K tvorbě definic uživatelských skupin slouží Editor skupin záznamů realizovaný jako běžný číselník Skupin záznamů. Pomocí něj lze definice přidávat, upravovat, mazat. K dispozici jsou různé možnosti, jak vyvolat editor nebo jak přepínat mezi již existujícími definicemi skupin:

Vlastní skupinu záznamů nadefinujete:

• volbou v menu: Nastavení->Skupiny záznamů->Editor skupin záznamů - platí jen pro hlavní seznam dané agendy. Editor skupin záznamů se liší od jiných editorů (např. pro definice sloupců, panely def. údajů apod.). Tato volba v menu vyvolá číselník Skupin záznamů defaultně zafiltrovaný za skupiny záznamů nadefinované pro aktuální agendu. Ve vyvolaném číselníku nadefinujete skupiny dle vašich požadavků standardním způsobem, tj. zadáním nových záznamů do daného číselníku stejně jako u jakéhokoliv jiného číselníku, každou skupinu pod zadaným kódem a názvem. Nové skupiny přibudou pod svým zadaným kódem jako volba v příslušné větvi menu:

  

  Příklad části menu Nastavení s nabízenými dvěma skupinami záznamů pod názvem Aktivní a Potenciální. (Zde zobrazený název odpovídá kódu skupiny v číselníku Skupiny záznamů.) Volba Všechny záznamy slouží pro načtení všech, viz Ovládání dále. Skupina Aktivní je aktuálně zvolena (což indikuje puntík před názvem).

  Přihlášenému uživateli se nabízí k použití pouze skupiny záznamů, které si nadefinoval sám nebo ty, které jsou nadefinované jako Globální.

• volbou Editor skupin záznamů z lokálního menu vyvolaného pravým tlačítkem myši nad tlačítkem Skupina v informačním panelu - možno jen, je-li nadefinována alespoň jedna skupina, jinak se zde tlačítko nezobrazuje. Ve vyvolaném číselníku nadefinujete skupiny jako v prvním popsaném případě, viz výše.

  

  Příklad lokálního menu s nabízenými dvěma skupinami záznamů pod názvem Aktivní a Potenciální. Skupina Aktivní je aktuálně zvolena (což je indikováno vzhledem tlačítka Skupina).

  Jak bylo zmíněno výše, nabídka skupin je apriori omezena jen za ty definice, které může daný uživatel použít. (Tj. jsou buď globální nebo jsou lokální, ale jím definované).

• vyvoláním Editoru skupin záznamů kliknutím levým tlačítkem myši na tlačítko Skupina v informačním panelu - možno jen, je-li nadefinována alespoň jedna skupina, jinak se zde tlačítko nezobrazuje. Ve vyvolaném číselníku nadefinujete skupiny jako v prvním popsaném případě, viz výše.

Použití skupiny záznamů "zapnete":

• volbou v menu: Nastavení->Skupiny záznamů-> volbou skupiny
• volbou z lokálního menu vyvolaného pravým tlačítkem myši nad tlačítkem Skupina v informačním panelu -> volbou skupiny
• vyvoláním Editoru skupin záznamů - číselníku Skupiny záznamů (možnosti viz výše) a poté použitím funkce Použít pro vybranou skupinu

Zvolená skupina platí jen pro hlavní seznam dané agendy. Objasníme na příkladu:

Možnosti přepínání mezi skupinami:

Změnu skupiny záznamů provedete:

• volbou v menu: Nastavení->Skupiny záznamů-> výběrem jiné skupiny
• volbou z lokálního menu vyvolaného pravým tlačítkem myši nad tlačítkem Skupina v informačním panelu -> výběrem jiné skupiny
• vyvoláním Editoru skupin záznamů - číselníku Skupiny záznamů (možnosti viz výše) a poté použitím funkce Použít pro vybranou skupinu

Použití skupiny záznamů vypnete:

• volbou v menu: Nastavení->Skupiny záznamů-> volbou Všechny záznamy
• volbou z lokálního menu vyvolaného pravým tlačítkem myši nad tlačítkem Skupina v informačním panelu -> volbou Všechny záznamy

Po výběru skupiny resp. po změně skupiny (po výběru jiné) se automaticky provede načtení odpovídající části číselníku z databáze do paměti, tj. záznamů, které odpovídají podmínkám dané skupiny. (Tím dojde i k aktualizaci). Po výběru volby Všechny záznamy se automaticky provede načtení všech záznamů číselníku z databáze do paměti.

Pokud v číselníku existuje nějaká skupina záznamů, je informace o použití skupin zobrazena v informačním panelu pomocí tlačítka Skupina. Informace o skupině se zobrazuje následovně:

• "Skupina: Všechny záznamy": - Pokud existuje nějaká skupina, ale aktuálně není žádná vybrána.
• "Skupina: {Kód skupiny}" s odpovídajícím barevným podkladem (dle svolené barvy v definici skupiny).

Jedná se o funkční tlačítko ovládané myší. Levé tlačítko myši vyvolává Editor skupin záznamů (číselník skupin záznamů), pravé tlačítko myši pak lokální menu s nabídkou všech podvoleb pro práci se skupinami, vč. volby pro zrušení skupinování (zobrazení všech záznamů) a voleb pro přepínání mezi existujícími skupinami. Jedná se o jednu z možností přepínání mezi skupinami resp. možností, jak vyvolat editor skupin záznamů. Viz Ovládání výše.