Propojení řádků dokladů nákupu

V agendě Nákupu existuje propojení řádků dokladů realizované vazební tabulkou. Konkrétně se propojení řádků týká typů dokladů Objednávka vydaná, Faktura přijatá a Příjemka.

Vazby mezi řádky dokladů je žádoucí evidovat především z důvodu zajištění následujících funkčností:

Ocenění skladových položek

Cílem je zajištění přesného ocenění skladových položek jednoznačnou vazbou řádku příjemky na řádek faktury přijaté (podrobně popsáno v části k výpočtům skladových cen).

Přeskoky mezi doklady

Pokud existují jednoznačné vazby mezi řádky dokladů, je uživatelům k dispozici možnost přeskoků mezi souvisejícími doklady, která je realizována funkčním tlačítkem s volbou v jednotlivých dokladových agendách nákupu. Pro přeskoky jsou k dispozici také odpovídající klávesové zkratky. Tedy pokud je např. umístěný fokus na řádku příjemky, je možné klávesovou zkratkou vyvolat agendu faktur přijatých otevřenou na konkrétní připojené faktuře a jejím patřičném řádku. Toto je funkční i opačně, tzn. z řádku faktury přijaté na řádek příjemky. Přeskoky jsou realizovány i z řádků objednávky.

Možné varianty přeskoků mezi doklady nákupu:

  • SHIFT+CTRL+F z řádku objednávky vydané na řádek(řádky) faktury přijaté
  • SHIFT+CTRL+P z řádku objednávky vydané na řádek(řádky) příjemky
  • SHIFT+CTRL+O z řádku faktury přijaté na řádek(řádky) objednávky vydané
  • SHIFT+CTRL+P z řádku faktury přijaté na řádek(řádky) příjemky
  • SHIFT+CTRL+O z řádku příjemky na řádek(řádky) objednávky vydané
  • SHIFT+CTRL+F z řádku příjemky na řádek(řádky) faktury přijaté

Může nastat situace, kdy se jeden řádek dokladu bude odkazovat na více než jeden cílový řádek dokladu. V takovém případě se uživateli nabídne formulář, který tyto cílové řádky zobrazí a umožní uživateli zvolit ten, na který má být přeskok zrealizován.

Přesná vazba mezi daňovým dokladem a skladovým pohybem

Jedním z kontrolních kroků, který je obvykle součástí měsíční nebo roční závěrky, je zjištění souladu mezi fakturací a skladovými pohyby. Tento krok by bez řádkové vazby mezi dokladem faktura přijatá a příjemka nebyl možný. V neposlední řadě se soulad mezi fakturami přijatými a příjemkami úzce dotýká inventarizace účtů pořízení 111 pro materiál a 131 pro zboží.

Faktura dříve než skladový doklad

Vazební tabulka řeší i případy, kdy je do systému zapsána faktura přijatá s předstihem a teprve následně jsou párovány příjmy na zapsanou fakturu přijatou.

Uživatelsky je uplatněný stejný princip výběru dostupné možné vazby tedy uživatel si při zadání příjemky musí vybírat z konkrétních položek faktur(y) přijatých(é), které na příjemku vkládá. Tato vlastnost umožňuje řešit situaci, kdy např. uživatel zadá fakturu přijatou na 10 ks artiklu, ale při příjmu skladník zjistí fyzicky pouze 9 ks artiklu. Dodavatel i firma však souhlasí s tím, že 1 nedodaný kus zůstane na faktuře a artikl bude obratem dodán.

Zjištění příjmů bez faktury a faktur bez příjmů

Jedná se o nutnou kontrolu v rámci měsíční případně roční závěrky, souvisí s doložením zůstatku účtu pořízení 111 pro materiál a 131 pro zboží.

Vazby řádku objednávky vydané na více faktur přijatých a příjemek

Může nastat situace, kdy jeden řádek dokladu bude odkazovat na více než jeden cílový řádek. V takovém případě se uživateli nabídne formulář, který tyto cílové řádky zobrazí a umožní uživateli zvolit ten, na který má být přeskok zrealizován.

Příklad plnění vazební tabulky pro řádky dokladů nákupu:

Mějme situaci, kdy na OBV č. 1 je artikl A v množství 100 (jedná se smluvní měsíční dodávku). Tento artikl dodá dodavatel na 4krát postupně v množství 20 (Příjemka č. 1), 30 (Příjemka č. 2), 20 (Příjemka č. 3) a 30 (Příjemka č. 4). Standardně dodavatel fakturuje 1 krát za měsíc hromadně, ale výjimečně vyfakturoval 50 ks z druhé a třetí dodávky na FP č. 1. Do konce měsíce dodavatel dodal zmíněných 30 ks a vystavil FP č. 2. V případě, kdy bude uživatel vytvářet FP č. 1 importem položek z OBV č. 1., musí jednoznačně říci, ke kterým řádkům příjemek tuto FP páruje. Uživatel může zadat řádek dvakrát po stejném množství jako je na příjemkách, ale také sumačně zadat 50 ks. V obou případech je následně po zadání množství systémem vyzván, aby doplnil tabulku s nabídkou přijatých, ale nevyfakturovaných řádků k původnímu řádku OBV. Uživatel doplní rozpad řádku a tím určí vazby. Po třetí dodávce a přiřazení FP č. 1 k výdejce č. 2 a č. 3 bude vazební tabulka vypadat takto:

Množství Objednávka vyd. Příjemka Faktura přijatá
20 1 1 nevyplněno
30 1 2 1
20 1 3 1
30 1 nevyplněno nevyplněno

Po čtvrté dodávce a vystavení FP č. 2 se situace změní následovně:

Množství Objednávka vyd. Příjemka Faktura přijatá
20 1 1 2
30 1 2 1
20 1 3 1
30 1 4 2