Základním dokumentem evidujícím s-zakázku je Servisní list (SL) evidovaný v agendě Servisní listy. Servisní list zaznamenává předmět servisu, identifikaci klienta, stav předmětu, závady popsané klientem, Identifikace záruční/pozáruční opravy, odhad ceny, žádané servisní operace, které se mají provést, obrázky (např. fotky poškození vozu) a později informace o předání předmětu zpět. Nový SL lze zadat z agendy Servisní listy, ovšem optimální pro příjem servisu je agenda Servisní dispečink.

Způsob zadání předmětu servisu závisí na definici příslušného typu servisního případu, viz Předměty servisu a Typ servisního případu výše. Tedy při příjmu položky do opravy je v agendě dispečinku možné:

• nalezení existující karty předmětu servisu nebo zadání nové
• variantně - dohledání skladové položky/sér.čísla (pro nový předmět)
• variantně – dohledání prodejního dokladu, kterým bylo dodáno - jen pokud se jedná o servisovaný předmět s vazbou na artikl (viz výše Předměty servisu a Typ servisního případu) - viz subzáložky Prodejní doklad, Nákupní doklad
• rychlé zobrazení předchozích oprav (předchozích SL)
• kontrola, že pro daný předmět servisu neexistuje už jiný dosud neuzavřený servisní list

Identifikace závady: Závady a servisní operace je možno popisovat jak textově, tak variantně výběrem předem připravených položek z odpovídajících číselníků (číselník Servisní závady, číselník Servisní operace, přičemž číselník operací podporuje evidenci odlišných variant pro různé modely servisovaných předmětů). Závady a serv. operace mezi sebou mohou být provázány, takže zadání závady z číselníku do servisního listu může automaticky implikovat seznam servisních operací vedoucích k opravě závady.

Každá servisní operace definovaná v číselníku, resp. zadaná na montážním listu obsahuje kolekci řádků - položek servisní operace, které mohou být typu:

1. Práce - zadávaná jen textově nebo odkazem na artikl
2. Materiál - zadávaný odkazem na artikl
3. Zařízení - zadávané odkazem na roli (nepersonální)
4. Text s částkou - k dispozici jen pro ruční zadání v montážním listu

Obsahuje tedy seznam všeho potřebného k vykonání servisní operace (nutné servisní operace a potřebné díly). Obsahuje i předběžné ceny, zadané ručně nebo dohledané v hlavním ceníku (pokud se jedná o položku s odkazem na artikl) a sazby DPH. Tyto údaje se pak použijí pro sestavení předběžné ceny na servisním listu (jedná-li se o případ, kdy se na SL závada zadává výběrem z číselníku závad) a pro předvyplnění cen na montážní list.

Odhad ceny a určení termínu vyřízení na SL: odhad ceny servisu buď vyplyne ze zadaných požadovaných servisních operací (jsou-li závady a operace zadávány výběrem z číselníku, viz výše) nebo ji stanoví přijímací technik a zadá z ruky.

Při příjmu předmětu do servisu vyplní přijímací technik s klientem servisní list, vytiskne ho (např. ve formě smlouvy/příjemky do opravy) a po jeho potvrzení příjem končí. Variantně vystaví zálohový list / účtenku jako doklad o zaplacení zálohy na stanovenou část z celkové částky.

• pomocí funkce Nový v agendě Servisní listy
• ručně pomocí funkce Zahájit nový SL v liště navigátoru servisních listů v agendě Servisní dispečink pro jednotlivé servisované typy

Servisní listy jsou koncipovány jako doklady. Tedy každý zadaný servisní list je identifikován řadou dokladů, číslem, obdobím, do něhož byl vystaven.

V rámci vytvoření servisního listu (SL) a příjmu předmětu do servisu může automaticky vzniknout odpovídající doklad na příjem předmětu. Jaký doklad to bude, závisí na typu servisního případu a jeho nastavení (viz položky Přijímat servisovaný předmět na sklad a Příjem předmětu realizovat dokladem):

• skladová příjemka (PR) do agendy Příjemky
• převodka výdej (PRV) do agendy Převodky výdej a k ní odpovídající převodka příjem (PRP) do agendy Převodky příjem  (na převod předmětu na servisní (reklamační sklad), kde má být tento servis evidován)
• vratka (VR) do agendy Vratky

A to, je-li zadána vazba na konkrétní artikl. (Lze ji zadat v závislosti na typu servisního případu buď přímo na SL (viz položka Artikl (StoreCard_ID)) nebo v údajích servisovaného předmětu (viz položka Artikl (StoreCard_ID)).

• pomocí funkce Nová záloha v agendě Servisní listy

K provedení požadovaných servisních operací vytváří dílenský mistr (nebo v jednodušších provozech přímo přijímací technik) přidělení s-zakázky nebo její části jednotlivým mechanikům. Zvláštní variantou je kooperace, tedy zadání zakázky externímu dodavateli. Za tímto účelem vznikají k již uloženému servisnímu listu montážní listy (jeden nebo více), přičemž každý montážní list je určen jednomu pracovišti/dílně (potažmo vybraným konkrétním technikům z daného pracoviště) nebo jednomu kooperačnímu subdodavateli - pak se jedná o tzv. kooperační ML (na takovém ML je zatržen příznak Kooperace a místo výdeje materiálu se na něm provádí výdej/příjem do/z kooperací, viz dále). Montážní listy jsou evidovány v agendě montážních listů, ale lze je k jednotlivým servisním listům sledovat rovněž v agendě servisních listů.

ML lze vytvořit:

• pomocí funkce Změna stavu v agendě Servisní listy
• pomocí funkce Nový ML v záložce Montážní listy v agendě Servisní listy

Montážní listy jsou koncipovány jako doklady. Tedy každý zadaný montážní list je identifikován řadou dokladů, číslem, obdobím, do něhož byl vystaven, ale s tím, že nejsou vystavovány v samostatné řadě dokladů (i když typ dokladů Montážní list (MON) je a musí být zaveden), ale jsou identifikovány řadou dokladů "svého" servisního listu a pořadovým číslem.

S montážními listy se pracuje podobně jako s doklady, ale s tím, že nejsou vystavovány v samostatné řadě dokladů (i když typ dokladů Montážní list (MON) je a musí být zaveden), ale jsou identifikovány řadou dokladů "svého" servisního listu a pořadovým číslem.

Na montážní list se do jeho řádek přenesou položky servisních operací ze servisního listu (pokud zde byly zadány), případně je možno je zadat a doplnit další ručně (tj. provést zpřesnění / doplnění servisních operací na ML podle zjištěného stavu).

Řádky ML obsahují opět položky typu práce, materiál, zařízení nebo text s částkou. Vytištěný ML je pro mechanika zadáním, co má s daným předmětem dělat, jaký materiál a zařízení bude potřebovat. S montážním listem přichází mechanik za skladníkem a fasuje potřebný materiál, vzniká standardní skladový doklad výdejky ze skladu (výdejka evidovaný v agendě výdejek (VY)).

Kooperační ML umožňuje evidovat, zda byl vydán do kooperace či zda je z ní již vrácen. Pokud se jedná o servisovaný předmět s vazbou na artikl, pak při výdeji a vrácení do kooperace mohou vznikat skladové doklady charakteru převodek (převodka výdej (PRV) a převodka příjem (PRP)). Adekvátně je tomu při příjmu zpět z kooperace. Tudíž na skladu, který je vyčleněn jako "kooperační sklad" (pokud si takový vyčleníte), lze pak sledovat, jaké skladové položky jsou aktuálně v kooperaci u subdodavatelů. Pomocí definic vlastních tiskových sestav (nad převodkami, příp. přímo nad montážními listy) si lze pak vytisknout např. výstup typu předávací protokol do kooperace apod.

Jednotliví mechanici jsou přidělováni na montážní listy z číselníku rolí, který může být vhodně filtrován přiřazením rolí k servisní odbornosti a k servisnímu pracovišti/dílně. Servisní operace může vymezovat, jaká odbornost je k danému úkonu potřeba. Pracovištěm lze vymezit množinu osob pro něj dostupných.

Fakturace jednotlivě/souhrnně

Jednotlivé s-zakázky (SL) lze fakturovat:

• buď jednotlivě - tj. po jednotlivých SL. Tento způsob umožňuje volit, jaký fakturační doklad má vzniknout (vyúčtování SL na fakturu nebo za hotové, viz dále Vznikající fakturační doklady).
• nebo souhrnně - tj. lze provádět fakturaci souhrnně plátci SL v domluveném intervalu (např. 1x za měsíc). Lze realizovat i vyúčtování pro úhrady pojišťovnou, tj. vystavení fakturačního dokladu na pojišťovnu. (Při tomto způsobu vzniká vždy faktura, viz dále Vznikající fakturační doklady.)

Způsob platby (jednotlivě/souhrnně) se nastavuje v hlavičce SL v položce Způsob platby(PaymentType). Způsob platby nastavený na SL lze následně ještě pozměnit při uzavírání SL v rámci funkce Uzavřít v záložce Platby a faktury daného SL. Jak bylo řečeno v popisu funkce, případná změna způsobu platby se promítne zpět na SL.

Vyúčtování lze vyvolat:

• funkcí Fakturovat - pro vyúčtování jednotlivých SL - lze jen pro ty SL, na nich je nastaven Způsob platby(PaymentType)jednotlivě
• funkcí Souhrnná fakturace - pro hromadné vyúčtování - lze jen pro ty SL, na nich je nastaven Způsob platby(PaymentType)souhrnně

Vznikající fakturační doklady:

Jaké doklady mohou vzniknout, závisí na tom, zda se fakturuje jednotlivě nebo souhrnně:

• Při fakturaci jednotlivě - Zde je možností více podle toho, jaký způsob úhrady se zvolí v rámci samotného průvodce fakturací servisního listu takto fakturovaných SL:
  • Na fakturu (úhrada na bank. účet s odpočtem příp. zálohy) - Pak bude vystavena nová Faktura vydaná (FV). Jedná se o jednu z možností vystavení nové FV. Pokud existují k danému SL přijaté zálohy (viz výše příjem zálohy na danou s-zakázku (SL)), pak se automaticky provede i zúčtování těchto zálohových listů vydaných (ZLV) do vystavené FV a to až do výše FV, ale samozřejmě max. do výše částky zálohy předepsané na ZL. Jedná se o jednu z možností, jak provést zúčtování ZLV do FV. Úhrada zbývající části FV se provede později (typicky bankovním převodem (BV)), přičemž tato úhrada se zadá běžným způsobem mimo modul Servis jako jakákoliv jiná úhrada běžných faktur.
     
  • Na fakturu s úhradou hotově (s odpočtem příp. zálohy) - Obdobně jako v předchozím případě vznikne nová Faktura vydaná (FV) se zúčtováním případných přijatých záloh, ale zde s tím rozdílem, že se vytvoří navíc doklad na úhradu zbývající části FV hotově. Přičemž pomocí firemního parametru K platbě v hotovosti využívat modul POS lze zvolit, zda se na platbu FV v hotovosti má vystavit Pokladní příjemka (PP) modulu Pokladna nebo zda se úhrada faktury má provést na pokladního kase či dotykové kase modulu Maloobchodní prodej, kdy vznikne doklad Příjem do pokladního místa (PPP), který bude platbou FV (více viz popis Prodeje s využitím záloh/faktur). Vzniklý doklad PP resp. PPP bude standardně uveden v subzáložce Platby dané FV. Jedná se o jeden z možných způsobů zadání nové platby dokladu.
     
  • Hotově účtenkou do pokladny - Pak bude vystavena samotná Pokladní příjemka (PP), tj. bez faktury a bez zúčtování případných záloh. Jedná se o jednu z možností vystavení nové PP. PP v tomto případě nebude platbou nějakého jiného dokladu, ale bude plnohodnotným daňovým dokladem nahrazujícím fakturu.

    Tato volba je k dispozici pouze za určitých podmínek. Více viz popis průvodce fakturací servisního listu - krok Způsob úhrady. Tato volba není vhodná, pokud jste na SL přijali zálohu a chcete ji odpočítat, protože pokladní příjemka z principu nepodporuje zúčtování záloh (k tomu je určena faktura). Tato možnost není ani určena pro platby prováděné přes kasy Maloobchodního prodeje.

   

• Při fakturaci souhrnně - Zde dokladem vystaveným na vyúčtování SL je pouze faktura vydaná (FV). Předpokládá se, že její úhradu klient provede později (typicky právě bankovním převodem), přičemž úhrada této faktury se v systému IS FLORES zadá běžným způsobem mimo modul Servis jako jakákoliv jiná úhrada běžných faktur.

Vznikající skladové doklady:

Zda budou při fakturaci vznikat také doklady na expedici ze skladu (výdejky), závisí na tom, jak je nastaven firemní parametr Režim fakturace servisních listů.

Viz též Možnosti provedení výdeje materiálu.

Přefakturace:

Rovněž lze realizovat tzv. přefakturaci. Podstata spočívá v tom, že se při přefakturaci neprovádí vyskladnění materiálu z vlastních skladů a ani práce (pokud používáte na práci artikly) ze skladu. Proto režim přefakturace využijete tehdy, pokud potřebujete fakturovat servis, ale nemá se přitom expedovat materiál či práce z vašeho skladu.

Režim přefakturace musí být povolen ve firemním parametru Režim fakturace servisních listůUmožnit režim zprostředkování servisní zakázky (přefakturace). Pak jsou na ML k dispozici položky, pomocí nichž lze nastavit, že daný ML resp. jeho vybrané řádky jsou "přefakturační" a příp. i ceny, za jaké se bude přefakturovávat:

• položka Přefakturace (zadávat na řádcích)(AllowIntermediation) na hlavičce ML, která ovlivňuje zpřístupnění dalších položek
• položka Přefakt. marže(CooperationSurcharge) na hlavičce ML
• položky Přefakturace (nevyskladňovat)(Intermediation) v řádcích ML typu materiál, práce nebo zařízení (u ostatních nemá přefakturace význam)

  Tato může být dostupná samostatně i případě, že položka Přefakturace (zadávat na řádcích)(AllowIntermediation) v hlavičce ML není zatržena, má-li uživatel přístupové právo Vždy editovat příznak přefakturace v řádcích. Pak umožní speciální využití režimu přefakturace, kdy se se nezadávají ceny/marže pro přefakturaci, ale pouze se zatržením položky na řádku způsobí, že se daný řádek ML nevyskladňuje ze skladů.

• položky Jedn. cena subdodavatele v řádcích ML typu materiál, práce nebo zařízení

Přefakturaci lze tedy nastavit i po jednotlivých položkách (řádcích) ML. Tzn., že na jednom ML lze kombinovat řádky, které se vyskladňovat mají, s řádky, které se ze skladu vydávat nebudou. Dále pak lze na ML zadat procento přefakturační "marže" v procentech a jedn. cenu subdodavatele. Vlastní cena, za kterou se bude fakturovat, se vypočte a vyplní z této ceny připočtením zadané procentní přefakturační marže. Výpočet je <cena subdodavatele> * (100 + <procento marže>).

Platí:

• přefakturační řádky materiálu:
  • v agendě Výdej materiálu a kooperací se vůbec nenabízejí
  • nezahrnují se do kontrol nevyskladněného materiálu při ukončování ML (více viz stavy ML) či při uzavírání SL (více viz stavy SL), (zatímco běžné materiálové řádky ano)
  • nebudou na žádném expedičním dokladu ze skladu (bez ohledu na to, jaký a kdy vzniká, viz Možnosti provedení výdeje materiálu)
• přefakturační řádky práce:
  • na řádky práce zadané odkazem na artikl se v žádném případě nevystavuje výdejka (zatímco na běžné řádky práce zadané artiklem ano)

Dále platí:

• Uživatel, který chce použít režim přefakturace, musí mít příslušná přístupová práva, aby mohl zmíněné položky použít (viz popis dostupnosti výše zmíněných položek v detailu ML).
• Do bilance vstupují přefakturaní řádky nákladově zadanou cenou dodavatele.
• Do fakturace SL vstupují materiálové řádky přefakturace v plánovaném množství, přestože vyskladněné množství je nulové (zatímco běžné řádky vstupují v množství <vydáno> minus <vráceno>).