Přechod na novou lokální měnu euro

umožňuje přechod z lokální měny na jednotnou evropskou měnu euro. Přechod lze provést jednak díky tomu, že systém podporuje duální oceňování, tj. zobrazení částek na dokladech jak v lokální, tak v nové měně, a jednak proto, že obsahuje nástroje na převedení dat z původní lokální měny na novou lokální měnu (EUR). To znamená přepočtení všech částek evidovaných v původní lokální měně na novou lokální měnu (EUR), přepočet kurzů na dokladech a změnu z původní lokální měny (např. SKK) na novou lokální měnu (EUR).

Zde nadefinujeme některé pojmy používané v souvislosti s přechodem z původní lokální měny na novou lokální měnu:

Konverzní kurz - Kurz stanovený Evropskou centrální bankou pro konverzi částek v původní lokální měně (např. SKK) na novou lokální měnu EUR platný od data přechodu. Např. na Slovensku byl konverzní kurz platný od 1.1.2009 zafixován 8.7.2008 ve výši 30,1260 SKK/EUR. Údaje potřebné pro zahájení duálního oceňování, např. konverzní kurz, datum počátku duálního oceňování apod., se z inicializačních dat převezmou do položek v záložce Duální oceňování při update pouze v případě, že položka Zobrazovat duálně má hodnotu Ne, tj. pokud jste zatím neměli zapnuto duální oceňování. Pokud jste již před update duální oceňování používali, update vámi zadané hodnoty nepřepíše.

Vyplnění údajů v záložce Duální oceňování při přechodu z SKK na EUR na Slovensku:
Platný od Zobrazovat duálně Lokální měna Duální měna Fixní kurz Vztažný kurz Zaokrouhlení
31.12.1899 Ne SKK 0 0 Žádné
08.07.2008 Ano SKK EUR 30,1260 1 Aritmeticky:0,01
01.01.2009 Ano EUR SKK 1 30,1260 Aritmeticky:0,01
01.01.2010 Ne EUR 0 0 Žádné

Platný od	Zobrazovat duálně	Lokální měna	Duální měna	Fixní kurz	Vztažný kurz	Zaokrouhlení
31.12.1899	Ne	SKK		0	0	Žádné
08.07.2008	Ano	SKK	EUR	30,1260	1	Aritmeticky:0,01
01.01.2009	Ano	EUR	SKK	1	30,1260	Aritmeticky:0,01
01.01.2010	Ne	EUR		0	0	Žádné

Zdrojová databáze - Výchozí databáze, na kterou vede spojení z původní instalace s původní lokální měnou (např. SKK). Tj. databáze, v níž jsou uložena data zadávaná a zpracovávaná v původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK). Z pohledu synchronizace je to databáze, v níž jsou zaznamenávány změny, které budou posléze přeneseny do cílové databáze.

Duplicitní databáze - Kopie zdrojové databáze, která je připravena pro přechod na novou lokální měnu EUR, viz příprava duplicitní databáze. Při konverzi na novou lokální měnu EUR pomocí konverzní aplikace je upravována právě tato duplicitní databáze.

Cílová databáze - Databáze, která obsahuje data získaná po konverzi duplicitní databáze na novou lokální měnu EUR. Tj. databáze, na kterou vede spojení z nové instalace EUR s novou lokální měnou EUR. Obsahuje data konvertovaná na EUR z původní instalace s původní lokální měnou (např. SKK) a je připravena pro zadávání nových dat a práci s nimi po datu přechodu na novou lokální měnu EUR v nové instalaci EUR. Z pohledu synchronizace je to databáze, do níž jsou importovány změny ze zdrojové databáze.

Definiční soubor pro přechod na euro - Výrobcem dodávaný soubor pojmenovaný euro.xml, který je součástí vlastní instalace . Obsahuje údaje potřebné pro přechod z původní lokální měny (např. SKK) na novou lokální měnu EUR, které nelze získat ani z registrace Business objektů, ani z definic databázových struktur apod. Jedná se především o informace, jaké databázové tabulky se mají přenášet, z jaké tabulky se získá ID měny, v níž je zadána určitá položka, zda se má příslušná položka přenášet nebo zda se má naplnit určitou, předem definovanou hodnotou. Soubor umožňuje uložit hierarchickou strukturu, je snadno editovatelný, a to i bez speciálních nástrojů, takže ho lze v případě potřeby lehce přizpůsobit. Dále podporuje přidávání dalších údajů do struktury, což umožňuje následnou synchronizaci databází.

Konverze dat - Při přechodu z původní lokální měny (např. SKK) na novou lokální měnu EUR je třeba provést jednorázový převod dat na novou lokální měnu EUR.

Instrumentace databáze - Instrumentace je proces, který umožňuje upravit zdrojovou i cílovou databázi tak, aby bylo později možné prostřednictvím systému synchronizace jednosměrně přenést změněná data ze zdrojové databáze do cílové databáze.

Synchronizace dat - Systém synchronizace dat slouží k jednosměrnému přenosu změn z databáze v původní s původní lokální měnou (např. SKK) do databáze v nové EUR. Zároveň s přenosem dat se provádí i jejich konverze na novou lokální měnu.

Přechod na novou lokální měnu EUR je komplexní problém a celý proces se skládá z několika kroků, které musí uživatel provést. Pro přechod jsou k dispozici dvě varianty , které mají stejnou verzi, ale každá obsahuje jiná inicializační data. Jedna obsahuje inicializační data v původní lokální měně (např. SKK), druhá v nové lokální měně EUR. Uživatel nejprve provede update původní instalace na novou verzi stále s původní lokální měnou (např. SKK). Poté vedle této původní nainstaluje novou určenou pro práci s daty konvertovanými na euro, která má inicializační data v EUR, viz Příprava nové instalace EUR.

Pak provede uživatel stále ještě v původní s původní lokální měnou (např. SKK) pomocí speciální aplikace konverzi jednotlivých databází určených pro převod dat na novou lokální měnu EUR. Překonvertované databáze zazálohuje v původní a poté provede obnovu zazálohovaných dat do nové instalace EUR. Tímto postupem se zaručí zachování obsahu repozitoře (např. uživatelské DynSQL, tiskové sestavy, uživatelsky definovatelné číselníky a další).

Uzávěrka starého období proběhne ještě v původní s původní lokální měnou (např. SKK). Do té doby je ještě stále potřeba zasahovat do dat v původní s původní lokální měnou (např. SKK), tedy opravovat doklady, vystavovat nové atd. Tyto změny je však nutné zároveň promítnout i do nové EUR. Pro co nejsnadnější přenos takovýchto změn mají uživatelé k dispozici systém pro synchronizaci databází, pomocí kterého mohou tyto změny automaticky přenášet.

V souvislosti s přechodem na novou lokální měnu EUR je ještě třeba zmínit následující situace:

Podle zákona o účetnictví je nutné v datech převedených na novou lokální měnu EUR provést k datu přechodu (např. na Slovensku k 1.1.2009) ocenění majetku a závazků v cizí měně kurzy Evropské centrální banky pro příslušné měny vzhledem k EUR. To znamená, že je třeba vygenerovat nerealizované kurzové rozdíly a kurzové rozdíly bankovních účtů a pokladen ke konkrétnímu datu. K tomu slouží mezitímní uzávěrka k datu.

K ocenění majetku, pohledávek a závazků dojde samozřejmě i před konverzí a v průběhu konverze:
Závazky a pohledávky v původní lokální měně (např. SKK) se k datu přechodu na novou lokální měnu EUR přepočtou konverzním kurzem při konverzi.
Závazky a pohledávky v EUR, které jsou vyjádřeny v původní lokální měně (např. SKK), se k datu přechodu na novou lokální měnu EUR přepočtou konverzním kurzem při konverzi.
Zálohy v EUR a základní jmění v EUR se přepočtou historickým kurzem k 31.12.2008, konverzním kurzem se nepřepočítávají.
Majetek a závazky v jiné cizí měně než EUR se ke dni předcházejícímu datu přechodu na novou lokální měnu (např. na Slovensku k 31.12.2008) přepočtou kurzem Národní banky Slovenska na SKK a pak se k datu přechodu na novou lokální měnu EUR přepočtou konverzním kurzem při konverzi. Po konverzi je třeba ještě ocenit takovýto majetek a závazky kurzy Evropské centrální banky pro příslušné měny vzhledem k EUR, viz výše.

Přechod na euro u firem, jejichž účetní období je shodné s kalendářním rokem

Firmy, jejichž účetní období je shodné s kalendářním rokem, provedou ke dni předcházejícímu datu převodu (např. na Slovensku k 31.12.2008) řádnou účetní závěrku v původní s původní lokální měnou (např. SKK). Majetek a závazky v měně EUR se při uzávěrce musí ocenit konverzním kurzem stanoveným Evropskou centrální bankou, nikoli kurzem národní banky (např. na Slovensku kurzem NBS (Národní banky Slovenska) platným k 31.12.2008).

Firmy, které používají hospodářský rok, mají podle zákona o účetnictví povinnost sestavit ke dni předcházejícímu datu převodu (např. na Slovensku k 31.12.2008) mezitímní (průběžnou) účetní závěrku. To znamená, že je třeba vygenerovat nerealizované kurzové rozdíly a kurzové rozdíly bankovních účtů a pokladen ke konkrétnímu datu.

Podle zákona o účetnictví se v Rozvaze a Výkazu zisků a ztrát řádné účetní závěrky (sestavené k poslednímu dni hospodářského roku) příslušné údaje vykáží jako součet údajů z výkazů mezitímní účetní závěrky přepočtených na EUR a údajů za období ode dne zavedení eura do dne, ke kterému se sestavuje účetní uzávěrka. Proto uživatel vytvoří v nové s lokální měnou EUR ke dni předcházejícímu datu převodu (např. na Slovensku k 31.12.2008) interní doklad, kterým vyrovná rozdíly mezi stavy účtů ke dni předcházejícímu datu převodu spočítanými v původní s původní lokální měnou (např. SKK) a zkonvertovanými na EUR a stavy účtů ke stejnému dni spočítanými v nové EUR s lokální měnou EUR.

Převod mezd se nijak neliší od převodu ostatních modulů. Konverzní aplikace provede přepočet všech dat najednou. Mzdy za poslední měsíc před datem přechodu (např. na Slovensku mzdy za prosinec 2008) se spočítají v původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK) v původní lokální měně (SKK), provede se mzdová uzávěrka posledního měsíce před datem přechodu (nelze zde však vygenerovat nová mzdová období za měsíce po datu přechodu a inicializovat nové mzdové období) a pomocí synchronizace dat se přenesou přepočítané mzdové údaje do nové EUR s lokální měnou EUR, ve které se provede úhrada mezd za poslední měsíc před datem přechodu již v EUR. Nová EUR s lokální měnou EUR pak umožní vygenerovat nová mzdová období za měsíce po datu přechodu (např. na Slovensku za leden 2009 a následující měsíce). V nové EUR s lokální měnou EUR není dovoleno rušit mzdové uzávěrky za starší období spadající před datum přechodu na novou lokální měnu, tj. veškeré úpravy mezd za období před datem přechodu je třeba provést v původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK) v původní lokální měně (SKK) a pak synchronizací přenést do nové EUR s lokální měnou EUR. V souvislosti s novou lokální měnou se změní pravidla pro zaokrouhlování.

Jak již bylo řečeno dříve, přechod na novou lokální měnu se skládá z několika po sobě následujících kroků. Zde uvádíme doporučený postup při přechodu na novou lokální měnu:

Před vlastní konverzí databáze na novou lokální měnu je třeba upravit databázi v instalaci s původní lokální měnou (např. SKK), což znamená provést minimálně následující akce:

Současně s update instalace s původní lokální měnou (např. SKK) na verzi doporučenou výrobcem pro přechod z původní lokální měny na novou lokální měnu (viz výše) je nezbytné nainstalovat EUR. Tj. vytvořit novou instalaci EUR stejné verze jako je instalace s původní lokální měnou, a to bez výchozích dat. (V případě přechodu z SKK na EUR na Slovensku se jedná o verzi řady 8.03., kterou nainstalujete např. spuštěním FLORESG3-8.03.13-SK-EUR.exe). Podrobněji viz Principy přechodu.

Přechod z původní lokální měny na novou lokální měnu k datu přechodu samozřejmě není jednorázovou záležitostí, protože v instalaci s původní lokální měnou (např. SKK) je v přechodném období následujícím po datu přechodu nezbytné doplňovat doklady spadající do období před datem přechodu (např. faktury došlé, výdajové doklady apod.), účtovat je, případně provádět další úpravy. Navíc firmy, jejichž účetní období je shodné s kalendářním rokem, provedou uzávěrku starého období rovněž v instalaci s původní lokální měnou (např. SKK). Současně je již třeba hned po datu přechodu na novou lokální měnu začít pracovat v nové instalaci EUR, do které se pak postupně pomocí synchronizace dat přidají změny provedené v instalaci s původní lokální měnou (např. SKK) po konverzi na novou lokální měnu EUR.

Proto je nutné před konverzí na novou lokální měnu EUR provést následující kroky:

Konverze duplicitní databáze na novou lokální měnu EUR = spuštění konverzního nástroje EuroConv.exe

Po provedení předchozích kroků můžete přistoupit ke konverzi duplicitní databáze na novou lokální měnu EUR.

Z adresáře, v němž je umístěna instalace s původní lokální měnou (např. SKK) se spojením na duplicitní databázi (viz Příprava duplicitní databáze), spustíte konverzní nástroj EuroConv.exe a podle pokynů průvodce Konverze na euro (viz kapitola EuroConv.exe) vyberete spojení s duplicitní databází a provedete konverzi. Případné problémy prosím konzultujte se servisním konzultantem servisní sítě výrobce.

Úspěšným dokončením konverze získáte databázi, která je již vedena v nové lokální měně EUR. Pak provedete zálohu dat z instalace s původní lokální měnou (např. SKK), tj. zazálohujete zkonvertovanou duplicitní databázi, která je již vedena v nové lokální měně EUR z instalace s původní lokální měnou (např. SKK). Následně provedete obnovu právě zazálohované zkonvertované duplicitní databáze do nové instalace EUR. Tuto databázi nazveme cílovou databází.

Aby bylo možné přenášet pomocí synchronizace databází změny dat uskutečněné v původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK) poté, co byla vytvořena duplicitní databáze, je třeba zdrojovou databázi upravit instrumentací. Tzn., že spustíte aplikaci DbSyncInst.exe z adresáře, v němž je umístěna instalace s původní lokální měnou (např. SKK), a v ní zvolíte spojení na zdrojovou databázi a podle pokynů průvodce provedete instrumentaci zdrojové databáze.

Po úspěšném provedení instrumentace je zdrojová databáze připravena pro pozdější synchronizaci změn a je tedy možné pokračovat v práci v původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK) (jako doposud).

Aby bylo možné přenášet pomocí synchronizace databází změny dat uskutečněné v původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK) poté, co byla vytvořena duplicitní databáze, je třeba obdobně jako zdrojovou databázi upravit instrumentací také cílovou databázi. Tzn., že spustíte aplikaci DbSyncInst.exe z adresáře, v němž je umístěna nová instalace EUR, a v ní zvolíte spojení na cílovou databázi a podle pokynů průvodce provedete instrumentaci cílové databáze.

Po úspěšném provedení instrumentace je cílová databáze připravena pro pozdější synchronizaci změn, konkrétně pro import změn, ke kterým došlo ve zdrojové databázi po vytvoření duplicitní databáze.

Jak bylo řečeno dříve, synchronizace umožňuje jednosměrný přenos změn z databáze v původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK) do databáze v nové EUR. Zároveň s přenosem dat se provádí i jejich konverze na novou lokální měnu. Synchronizace se provádí pomocí nástroje DbSync.exe.

Exportují se změny, které dosud nebyly exportovány, ve zdrojové databázi vedené v původní lokální měně (např. SKK) v původní instalaci uskutečněné od okamžiku vytvoření duplicitní databáze do chvíle provádění exportu. Při exportu vznikne soubor obsahující změny, který se uloží do uživatelem zadaného adresáře.

Export se provádí pomocí aplikace DbSync.exe, kterou spustíte z adresáře, v němž je umístěna původní instalace s původní lokální měnou (např. SKK). Nejprve zvolíte, že chcete uskutečnit export, pak zadáte spojení na zdrojovou databázi, specifikujete adresář, který je prostředníkem mezi zdrojovou a cílovou databází. (Tento adresář je nutné předem vytvořit.)

V dalším kroku průvodce synchronizací proběhne export všech dosud neexportovaných změn provedených ve zdrojové databázi, které se v podobě dávkového souboru *.dbs uloží do adresáře zvoleného v předchozím kroku průvodce.

Do cílové databáze se importují změny ve zdrojové databázi vedené v původní lokální měně (např. SKK) v původní instalaci , které byly exportovány do dávkového souboru. Při importu se ze souboru uloženého v uživatelem zadaném adresáři načtou a konverzí na novou lokální měnu EUR upraví změny, které se pak přidají do cílové databáze.

Import se provádí pomocí aplikace DbSync.exe, kterou spustíte z adresáře, v němž je umístěna nová instalace EUR. Nejprve zvolíte, že chcete uskutečnit import, pak zadáte spojení na cílovou databázi, specifikujete adresář, který je prostředníkem mezi zdrojovou a cílovou databází a obsahuje dávkové soubory *.dbs.

V dalším kroku průvodce synchronizací proběhne import všech dosud neimportovaných dávkových souborů z adresáře specifikovaného v předchozím kroku průvodce.

Postup při vlastním přechodu na novou lokální měnu EUR objasníme na příkladu:

Mějme původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK), která pracuje s databází Data.fdb. Abychom mohli úspěšně provést přechod na novou lokální měnu EUR, musíme:
1. Upravit data, tj. obsah databáze Data.fdb, v původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK), viz Úpravy v instalaci s původní lokální měnou.
2. Zazálohovat Data.fdb - Tj. provést zálohu dat v původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK).
3. Nainstalovat EUR, tj. provést novou instalaci EUR bez výchozích dat, viz Příprava nové instalace EUR. Pro účely našeho příkladu nazveme pro názornost databázi, s níž se pracuje v EUR, DataEUR.fdb. (Pokud totiž nainstalujete EUR a nebudete pomocí DBAdmin.exe upravovat název databáze a její spojení, databáze, se kterou se pracuje v EUR, se jmenuje Data.fdb, tedy stejně jako databáze v původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK), takže by nebylo jasné, o které databázi v konkrétním případě hovoříme.)
4. Zkopírovat Data.fdb - Např. ve FileManageru zkopírovat soubor Data.fdb do nového adresáře a kopii nazvat např. DataEUR_Dupl.fdb. Soubor DataEUR_Dupl.fdb se nazývá duplicitní databáze, viz Příprava duplicitní databáze.
5. Zazálohovat DataEUR_Dupl.fdb - Zkopírovat soubor DataEUR_Dupl.fdb na bezpečné místo, aby byl k dispozici pro případné opakování konverze dat.
6. Vytvořit spojení na DataEUR_Dupl.fdb - Pomocí DBAdmin.exe přidat spojení na duplicitní databázi DataEUR_Dupl.fdb z instalace s původní lokální měnou (např. SKK), viz Příprava duplicitní databáze.
7. Provést konverzi DataEUR_Dupl.fdb = 1. krok k vytvoření cílové databáze DataEUR.fdb - Spustit konverzní aplikaci EuroConv.exe z instalace s původní lokální měnou (např. SKK), vybrat spojení na DataEUR_Dupl.fdb a provést konverzi na novou lokální měnu EUR, viz Konverze duplicitní databáze na novou lokální měnu EUR.
8. Zazálohovat zkonvertovanou duplicitní databázi DataEUR_Dupl.fdb = 2. krok k vytvoření cílové databáze DataEUR.fdb - Provést zálohu dat zkonvertované duplicitní databáze, která je již vedena v nové lokální měně EUR, v původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK).
9. Obnovit zkonvertovanou duplicitní databázi DataEUR_Dupl.fdb = 3. krok k vytvoření cílové databáze DataEUR.fdb - Provést obnovu zálohy zkonvertované duplicitní databáze z předchozího bodu v nové instalaci EUR. Ze zkonvertované duplicitní databáze DataEUR_Dupl.fdb uloží do databáze, na níž je spojení v nové instalaci EUR, tj. v našem příkladu do DataEUR.fdb. Tím se z duplicitní databáze stane databáze cílová.
10. Zazálohovat cílovou databázi DataEUR.fdb - Tj. provést zálohu dat v nové instalaci EUR.
11. Instrumentovat zdrojovou databázi Data.fdb - V DbSyncInst.exe vyvolaném z adresáře, v němž je umístěna původní instalace s původní lokální měnou (např. SKK), vybrat spojení na Data.fdb, zvolit, že jde o zdrojovou databázi a dokončit instrumentaci. Tím je původní databáze Data.fdb připravena na přenos změn provedených po vytvoření duplicitní databáze pomocí synchronizace, viz Instrumentace zdrojové databáze.
12. Instrumentovat cílovou databázi DataEUR.fdb - V DbSyncInst.exe vyvolaném z adresáře, v němž je umístěna nová instalace EUR, vybrat spojení na cílovou databázi DataEUR.fdb, zvolit, že jde o cílovou databázi a dokončit instrumentaci. Tím je cílová databáze DataEUR.fdb připravena na import změn provedených po vytvoření duplicitní databáze pomocí synchronizace, viz Instrumentace cílové databáze.
Tímto je ukončen jednorázový převod všech dat z původní instalace s původní lokální měnou (např. SKK) na novou lokální měnu EUR. Protože je však nutné nadále zadávat a opravovat doklady v původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK), je následně třeba tyto změny pomocí synchronizace přidat do nové instalace EUR. Proto provádíme synchronizaci databází:
A. Export změn - - V DbSync.exe zvolit Export, vybrat spojení na Data.fdb, zvolit, že jde o zdrojovou databázi a dokončit synchronizaci. Ve zvoleném adresáři se vytvoří dávkový soubor obsahující změny, viz Export změn ze zdrojové databáze.
B. Import změn - V DbSync.exe zvolit Import, vybrat spojení na cílovou databázi DataEUR.fdb, zvolit, že jde o cílovou databázi a dokončit synchronizaci. Ze zvoleného adresáře se naimportují změny obsažené v dávkovém souboru do nové instalace EUR, viz Import změn do cílové databáze.

Po úspěšném provedení konverze databáze na novou lokální měnu je třeba k datu přechodu (např. na Slovensku k 1.1.2009) provést v instalaci EUR následující akce:

Pokud jste již provedli konverzi databáze na novou lokální měnu a potřebujete z nějakých důvodů vytvořit konverzi novou, je třeba dodržovat následující postup, aby byly zajištěny správné hodnoty infixu pro generování ID.

Jak bylo uvedeno dříve, nová instalace EUR obsahuje data z původní instalace s původní lokální měnou (např. SKK) překonvertovaná na novou lokální měnu EUR. S tím souvisí některé odlišnosti v zobrazování údajů apod. v porovnání s instalací , která pracuje od začátku pouze s jednou lokální měnou. V EUR např.:

Před datem přechodu na novou lokální měnu se zadávání nových dokladů a veškerá práce s nimi provádí v původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK), a to i v případě, že již došlo ke konverzi databáze na novou lokální měnu. Veškeré změny provedené po konverzi se do nové EUR přenesou pomocí synchronizace databází.

Po datu přechodu na novou lokální měnu nastává přechodné období, ve kterém jsou již zadávány nové doklady v EUR a současně probíhají uzávěrkové operace v původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK). Změny provedené v původní instalaci s původní lokální měnou (např. SKK) jsou pomocí synchronizace přenášeny do EUR. Z těchto důvodů je nutné dodržet následující pravidla a pracovní postupy, aby nedocházelo k případným nesrovnalostem v datech: